Bernard
Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central we francuskiej firmie handlowo-dystrybucyjnej
Wdrożenie systemu ERP zrealizowane przez zespół IT.integro odbyło się we francuskiej firmie handlowo-dystrybucyjnej – Bernard. Została ona założona w latach 70. XX wieku, w miejscowości Bondues na północy Francji. Spółka działa na rynku francuskim oraz belgijskim, funkcjonując w ramach dwóch filii – Bernard France SAS oraz Bernard Belgium SRL. Oferta firmy koncentruje się na produktach z obszaru higieny, czystości oraz bezpieczeństwa, gwarantując największą rozpiętość asortymentu na obu rynkach . W ofercie można znaleźć obecnie blisko 20 000 produktów.
Bernard działa w sektorze „business-to-business”, dostarczając swoje wyroby przedsiębiorstwom i organizacjom praktycznie każdej wielkości – małym, średnim oraz dużym firmom, instytucjom publicznym, fundacjom i jednoosobowym działalnościom gospodarczym. Spółka zatrudnia 140 pracowników w ramach oddziału francuskiego i belgijskiego oraz posiada ok. 50 000 aktywnych nabywców. Bernard od 2019 roku stanowi część Raja Group, czyli największego dystrybutora opakowań, materiałów eksploatacyjnych i wyposażeń dla firm w Europie.
Wyzwanie
Marka aż do listopada 2019 działała pod szyldem grupy Staples Europe. Wraz ze zmianą właściciela na Raja Group, nastąpiła decyzja o zmianie dotychczasowego systemu do zarządzania. Postanowiono o migracji z wcześniej wykorzystywanego oprogramowania SAP do Microsoft Dynamics 365 Business Central, który jest obecnie stosowany również w innych podmiotach przynależących do Raja Group. Jedno z podstawowych wyzwań projektu stanowił czas, bowiem w związku z własnymi zobowiązaniami, firmie zależało na finalizacji wdrożenia w okresie krótszym niż 12 miesięcy. Jednocześnie, projekt zakładał migrację ogromnej ilości danych pomiędzy systemami.
Zastosowane rozwiązania
W firmie Bernard wprowadzono system Microsoft Dynamics 365 Business Central w obszarze Sprzedaży, Zakupów, Obsługi magazynu, Finansów oraz Księgowości. Wyróżnikiem projektu było wdrożenie blisko 130 rozszerzeń standardowej funkcjonalności oraz to, że był on przeprowadzany na nowej technologii języka programowania AL. Zaimplementowano również autorskie aplikacje dodane IT.integro – Advanced Intercompany, Master Data Management System i Electronic Banking.
Realizacja projektu
W ramach projektu obsługiwane były obie filie firmy – Bernard France SAS i Bernard Belgium SRL. Łącznie Dynamics 365 Business Central wdrożono dla 133 użytkowników. Zmiana systemu wymagała przy tym migracji bardzo dużej ilości danych. Finalnie, do systemu przeniesiono m.in. 800 000 kontaktów, 350 000 nabywców oraz 40 000 kartotek zapasów. W związku z wysokimi wymaganiami migracyjnymi, klientowi zależało również na tym, aby nowe oprogramowanie bazowało na tych samych funkcjonalnościach, co wykorzystywany we wcześniejszych latach SAP, co udało się zrealizować.
Dedykowane rozszerzenia
Wdrożenie systemu ERP dla Bernard opierało się w bardzo dużej mierze na customizacji. Aby jak najlepiej dostosować standard systemu do procesów biznesowych firmy, zaimplementowaliśmy ponad 130 rozszerzeń – w tym zarówno tych pomniejszych, jak i rozbudowanych modułów dodatkowych wspierających automatyzację pracy. Moduły te, ze względu na handlowy profil spółki, skupiały się przede wszystkim na obszarze sprzedaży. Wśród kluczowych rozszerzeń warto wskazać m.in.:
Sales Order Controls (Kontrolę Zamówień Sprzedaży)
Email Sending Management (Zarządzanie wysyłką Maili)
Backorders & Reservations Management (Zarządzanie Zaległymi Zamówieniami i Rezerwacjami)
Complaint Management (Zarządzanie reklamacjami)
Sales & Purchase Terms Calculation Management (Zarządzanie Obliczeniami Warunków Sprzedaży i Zakupu)
Reminders Automation (Automatyzacja Przypomnień)
Ze względu na skalę zastosowanych personalizacji, wdrożenie systemu ERP realizowane we francuskiej spółce stanowiło największy, jak do tej pory, projekt dostarczony w nowej technologii AL, wymagający zastosowania tak znaczącej liczby rozszerzeń skrojonych pod potrzeby klienta. W celu obsługi przepływów pracy pomiędzy Dynamics 365 Business Central, a innymi, już użytkowanymi w firmie systemami wprowadziliśmy także ponad 10 interfejsów, przystosowujących oprogramowanie ERP do współpracy z rozwiązaniami przewoźników, magazynu, sklepu internetowego oraz kontrahentów.
Moduły dodane do Dynamics 365 Business Central
Dla Bernarda wdrożyliśmy również 3 certyfikowane aplikacje biznesowe opracowane przez IT.integro.
· Advanced Intercompany
Advanced Intercompany służy synchronizacji i automatyzacji transakcji wysyłki dokumentów sprzedaży oraz zakupu w czasie rzeczywistym. Początek synchronizacji dokumentów zaczyna się w chwili zwolnienia nowego zamówienia, które jest później w sposób automatyczny przesyłane do firmy partnerskiej. Tam czeka na weryfikację w zakresie zgodności dat dostawy, ilości czy cen. Po akceptacji tworzony jest docelowy dokument, natomiast potwierdzenie przyjęcia zamówienia przekazywane jest z powrotem do zamawiającego. Rozszerzenie pozwala też na bieżący monitoring stanu realizacji każdej transakcji międzyoddziałowej wraz z rozliczaniem oraz na automatyczne księgowanie faktur. Moduł Advanced Intercompany został w tym projekcie wdrożeniowym również szeroko rozbudowany dla klienta. Koordynuje on przepływ zamówień sprzedaży, które wprowadzane w belgijskiej filii przesyłane są w ramach modułu do filii francuskiej, jako jedynej posiadającej fizyczny magazyn.
· Master Data Management System
Master Data Management System to aplikacja, która została wykorzystana do synchronizacji, integracji i zarządzania danymi pomiędzy Bernard Belgium SRL i Bernard France SAS.
· Electronic Banking
Electronic Banking obsługuje wymianę danych między systemem Dynamics 365 Business Central a bankami klienta.
Wyjątkowy przebieg projektu
Projekt zrealizował wszystkie fazy ujęte w metodyce Microsoft Dynamics Sure Step, porządkującej jego przebieg. Ze względu na wyznaczony od razu, krótki czas, jaki miało zająć wdrożenie systemu ERP, etapy nie zostały jednak przeprowadzone zgodnie z klasyczną chronologią. Jednoczesna realizacja poszczególnych faz pozwoliła w tym projekcie na oszczędność czasu i finalizację inwestycji w pożądanym przez klienta okresie.
W trakcie jednego z początkowych etapów, a więc 3-miesięcznej analizy, rozpoczęliśmy projektowanie i tworzenie rozwiązań. Umożliwiło to klientowi szybsze poznanie i samodzielne testowanie funkcjonalności oraz bieżącą ocenę, na podstawie której opracowywane były niezbędne modyfikacje. Przeprowadziliśmy kilka faz migracji danych (migracji testowych). Każda z nich ukazywała ewentualne braki, które były sukcesywnie eliminowane. Fazy testowe zostały zrealizowane z na tyle dużym nakładem pracy, że na dzień uruchomienia systemu – 1 listopada 2020 – migracja danych do Dynamics 365 Business Central była wykonana w pełnym wymiarze, bez konieczności dokonywania późniejszych importów.
W ramach projektu zrealizowane zostały również 2 etapy testów akceptacyjnych, pozwalające na zastosowanie ewentualnych poprawek końcowych.
„Firma IT.integro okazała się być bardzo kompetentna, dostępna w kontakcie, zaangażowana w projekt, a do tego bardzo elastyczna. Projekt musieliśmy zrealizować w bardzo krótkim czasie, a udało nam się współpracować blisko jako zespół, więc mówi to wiele. Wiem, że czekają nas jeszcze pewne poprawki, ale udało nam się osiągnąć zamierzony cel.”
Benoit Braeckeveldt, General Manager w firmie Bernard
Co warte zaznaczenia, międzynarodowy projekt wdrożenia systemu w Bernardzie realizowany był w dobie pandemii COVID-19. Kilka miesięcy prac przebiegało wyłącznie pod znakiem spotkań on-line, co nie przeszkodziło jednak w sukcesie implementacji.
Korzyści dla firmy
Zdaniem klienta, oprogramowanie Dynamics 365 Business Central lepiej odpowiada firmie o ich liczbie użytkowników niż stosowane wcześniej oprogramowanie. Dzięki dodatkowym rozwiązaniom udało się podnieść elastyczność zarządzania procesami we wszystkich działach. Klient zauważył poprawę ergonomii systemu oraz skrócenie czasu poświęcanego na szkolenia pracowników. Odnotowano poprawę produktywności w obsłudze klienta, co wynika ze sprawniejszego przepływu bieżących informacji – dział obsługi klienta nie musi już przełączać się między wieloma pulpitami w celu dotarcia do zaktualizowanych danych zgromadzonych w jednym miejscu. Skróceniu uległ także czas poświęcany na wprowadzanie zamówień.