Master Data Management System
Efektywna komunikacja między oddziałami
Wiele wieloodziałowych firm zmaga się na co dzień z problemami w zakresie organizacji danych i przepływu informacji. Filie pracują na własnych bazach danych, różnych systemach, co uniemożliwia spójną i efektywną komunikację między oddziałami. Dodatkowo wpływa to niekorzystnie na wiele aspektów działań firmy. Pojawiają się trudności związane z monitorowaniem działań filii, prowadzeniem jednolitej polityki cenowej i dystrybucyjnej. Procesy stają się nieskuteczne oraz mało wydajne.
W tym celu, firma IT.integro wprowadziła System Zarządzania Danymi Centralnymi (ang. Master Data Management System, MDMS), certyfikowany przez Microsoft, rozbudowując go z czasem o zestaw nowych funkcjonalności, ze względu na coraz wyższe wymagania i potrzeby użytkowników w czasie cyfrowej transformacji biznesu.
Master Data Management System
System Zarządzania Danymi Centralnymi (ang. Master Data Management System) to rozwiązanie dedykowane synchronizacji i zarządzaniu danymi centralnymi w organizacjach rozproszonych. Rozwiązanie znajduje zastosowanie, gdy indywidualna lokalizacja przedsiębiorstwa pracuje na autonomicznej bazie danych. Wykorzystanie systemu jest możliwe przy założeniu, że filie (w tym także centrala) korzystają lub w niedalekiej przyszłości rozpoczną pracę z wykorzystaniem systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV).
Master Data Management System to add-on dla Microsoft Dynamics 365 Business Central opracowany przez IT.integro i certyfikowany przez Microsoft. Jest to rozwiązanie przeznaczone do synchronizacji i zarządzania danymi w wielooddziałowych organizacjach. Z reguły staje się też częścią Szablonu globalnego.
Najczęstsze problemy rozwiązywane przez Master Data Management System:
Brak zsynchronizowanej ze wszystkimi oddziałami bazy danych, usprawniającej wprowadzanie zmian w całej organizacji
Różne systemy numeracji zapasów – utrudniające porównanie stanów magazynowych pomiędzy oddziałami przedsiębiorstwa
Brak wspólnej polityki cenowej, projektowania BOM-ów, dystrybucji między filiami
Trudności we wprowadzaniu grupowych kontraktów na dostawę surowców
Brak możliwości precyzyjnego monitorowania danych i procesów
Brak unikalnych danych
Trudności z wykorzystaniem EDI (elektroniczna wymiana dokumentów)
Funkcjonalności Master Data Management System
Master Data Repository – MDR
Repozytorium Danych Centralnych (eng. Master Data Repository – MDR) to narzędzie umożliwiające tworzenie i zarządzanie określonymi kartotekami. Pochodzą one z centralnej bazy danych, są nimi między innymi: zapasy, cenniki, nabywcy czy BOM.
Wykorzystując MDR, wybrane oddziały nie tworzą lokalnie dodatkowych kartotek. Ta opcja jest zablokowana. Są one wykonywane w centralnej bazie danych, a następnie udostępniane dla innych. Dane znajdujące się w MDR są wówczas replikowane do oddziałów. Edycja danych możliwa jest tylko w Repozytorium, co zapewnia to ich pełną unifikację.
Grupa odbiorców replikacji
Funkcja ustawienia odbiorców dla określonej replikacji, pozwala na ich definiowanie i grupowanie, według domyślnie wybranej struktury, czyli jednej bazy nadrzędnej i bazy lokalnej np. w Chinach, Francji czy Polsce.
Dla pojedynczych odbiorców, zostają stworzone grupy np. azjatycka, która umożliwia zdefiniowanie replikacji za pomocą jednego działania – „wyślij nowej zapasy do azjatyckich odbiorców”.
Obsługa procesu usuwania
Dzięki ustawieniu w firmach odbiorców web serwisów, podczas próby usunięcia danego rekordu, system automatycznie sprawdzi wszystkich odbiorców, do których wcześniej został wysłany – czy można go usunąć. Tylko w sytuacji, kiedy nastąpi zgoda u każdego z nich, dany rekord zostanie usunięty.
W ten sposób, zyskujemy pewność spójności danych, podnosząc jakość działań w organizacji.
Dodatkowe funkcjonalności wprowadzone w najnowszej wersji Master Data Management System
- Funkcja kopiowania zbiorów danych. Dzięki zautomatyzowanemu systemowi, większość działań wykonywana jest w sposób automatyczny. Nie ma potrzeby manualnego przepisywania powtarzających się treści;
- Podgląd historii wysyłek poszczególnych rekordów, pozwalający m.in. na sprawdzenie do kogo zostały wysłane i kiedy się to odbyło.
Obsługa zdarzeń (Events) w kodzie
Obsługa zdarzeń (Events) w kodzie, pozwala w łatwy sposób rozszerzyć moduł o własne elementy, bez konieczności jego modyfikacji. Subskrybowanie zdarzeń przez niego publikowanych, umożliwia modyfikację za pomocą kilku linijek kodu.
Dzięki obsłudze zdarzeń, zyskujemy możliwość oprogramowania obsługi nietypowych procesów biznesowych, w zakresie danych master, np. wysyłanie różnych grup księgowych zapasów, w zależności od profilu firmy odbierającej.
Komunikat o błędzie
W systemie znajduje się funkcja Super User – super użytkownika modułu replikacji. Posiada on więcej uprawnień, niż standardowy użytkownik. Dotyczą one między innymi możliwości modyfikacji rekordów.
Zadanie Master Data Management System polega nie tylko na dystrybucji danych i kartotek, ale także na upewnieniu się, że użytkownicy nie mają możliwości ich zmiany. Podobna sytuacja dotyczy bazy centralnej, w której mamy do czynienia z harmonizacją danych master.
MDMS posiada możliwość wprowadzenia wyjątków dla określonych użytkowników. W sytuacji, kiedy proces ten jest wymagany, istnieje opcja nadania specjalnych uprawnień konkretnej osobie, podczas np. usuwania czy zmiany nazwy identyfikatorów.
W procesie replikacji opcja Rename – zmiana klucza głównego rekordu, jest zablokowana. Dzięki temu, nikt nie ma możliwości zmiany identyfikatora rekordów w tabelach, podczas jej trwania.
Jeśli w trakcie działającej w tle kolejce zleceń, zezwolilibyśmy na wprowadzenie zmian, mogłoby dojść do sytuacji, w której połowa firmy otrzymałaby zlecenia pod starym kodem, z kolei druga połowa pod nowym. Zaburzyłoby to integralność danych znajdujących się w systemie.
Nowością w tym procesie jest otrzymanie jasnego komunikatu o błędzie, w trakcie próby zmiany wartości pól w trakcie ich replikacji.
E-book
Master Data Management System
Pobierz folder i dowiedź się jak usprawnić komunikację pomiędzy oddziałami, zachować spójność danych i zyskać możliwość podglądu bieżących działań w firmie.
Kluczowe zalety Master Data Management System
Skuteczne zarządzanie oddziałami przez centralę
Sprawne zarządzanie bazą danych z możliwością podglądu bieżących procesów w firmie
Kompletna synchronizacja i dystrybucja danych dla wszystkich jednostek powiązanych
Przyspieszone wprowadzanie zmian w całej organizacji – przykładem mogą być cenniki
Kompletna synchronizacja i dystrybucja danych dla wszystkich jednostek powiązanych
Sprawny proces replikacji
Statystyki produkcji
Możliwość porównania między przedsiębiorstwami specyfikacji produkcji
Bezpieczny sposób modyfikacji rekordów z komunikatami potwierdzającymi wprowadzanie zmian
Funkcja grupowania odbiorców
Automatyzacja procesów, wcześniej wykonywanych manualnie
Globalna optymalizacja zmian w zarządzaniu łańcuchem dostaw
Konsolidacja kosztów i zobowiązań poprzez zarządzanie centralną kartoteką dostawcy
Spójność danych technicznych i marketingowych
Uproszczona wymiana danych np. EDI
Narzędzie może być wykorzystywane do zarządzania magazynem wolnorotujących zapasów
Skuteczniejsza kontrola należności wewnętrznych (w grupie) i zewnętrznych
Opinie na temat rozwiązania MDMS
W czerwcu 2017 wdrożyliśmy zaprojektowane przez firmę IT.integro rozwiązanie MDMS, dzięki któremu udało nam się usprawnić centralne zarządzanie danymi nabywców, dostawców, zapasów, a także konsolidację informacji dotyczących realizowanych transakcji finansowych. System MDMS umożliwia nam efektywne administrowanie danymi oraz zachowanie spójności danych przechowywanych w różnych bazach i systemach. Liczba obsługiwanych przez nas transakcji międzyfirmowych jest ogromna. Z nowym rozwiązaniem, proces obiegu dokumentów pomiędzy systemami i lokalizacjami przebiega szybko i sprawnie. Obecnie, testujemy nową wersję MDMS, którą wzbogacono o dodatkowe funkcje, między innymi możliwość bezpośredniej replikacji między serwerami SQL. Cieszymy się, że możemy podzielić się naszymi uwagami i spostrzeżeniami dotyczącymi zastosowania nowych funkcji w rzeczywistych warunkach produkcyjnych.
EDWARD BAKER - DYREKTOR IT, Kleen-Tex Industries
Zdecydowaliśmy się na wdrożenie Microsoft Dynamics NAV zintegrowanego z LS Retail, ponieważ dotychczasowy system ERP ograniczał rozwój firmy – działał wyłącznie lokalnie i nie był skalowalny. Poszukiwaliśmy rozwiązania globalnego – wspólnego dla wszystkich naszych zagranicznych oddziałów, które zapewniłoby dostęp do spójnej bazy danych oraz wiarygodną analitykę. By osiągnąć oczekiwany efekt, wdrożyliśmy MDMS – moduł do zarządzania danymi centralnymi, który umożliwia lepszy monitoring działań poszczególnych oddziałów oraz synchronizację i zarządzanie danymi.
PRZEMYSŁAW MADEJSKI - DYREKTOR OPERACYJNY, Cross Poland Sp. z o. o.
Więcej informacji o Master Data Management System
Sprawdź nasze filmy szkoleniowe dla aplikacji Master Data Management System
