GDPR ToolBox
Przetwarzanie danych osobowych w Dynamics 365 Business Central / Dynamics NAV zgodnie z RODO
Niezależnie od branży, którą reprezentuje dana firma, funkcjonowanie organizacji wiąże się w większym bądź mniejszym stopniu z przetwarzaniem danych osobowych – klientów, pracowników, kontrahentów. Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) szczegółowo porządkuje wytyczne w zakresie praw i obowiązków wynikających z tego procesu. Przedsiębiorcy, zgodnie z prawem, zobowiązani są do ochrony danych osobowych. Użytkownicy systemu ERP Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) gromadzą je w bazie oprogramowania w toku realizacji codziennych zadań i procesów biznesowych. Czy jako użytkownik jesteś pewny, że zarządzasz nimi poprawnie, w zgodzie z RODO?
Praca z GDPR ToolBox
GDPR ToolBox to rozwiązanie dedykowane użytkownikom Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV). Aplikacja pozwala na gromadzenie, przetwarzanie i zarządzanie danymi osobowymi w systemie zgodnie z wymogami RODO. Dane przechowywane są według zhierarchizowanych struktur uwzględniających poziom dostępu określonych użytkowników.
Aplikacja GDPR ToolBox pozwala m.in. na:
- Przyznawanie zakresu dostępu do danych dla użytkowników i dokumentowanie tych użytkowników.
- Usunięcie, ograniczenie widoczności lub modyfikację danych na żądanie – również w ramach automatycznego terminarza.
- Przypisywanie danym dodatkowych informacji, jak pochodzenie, deklarowane zgody czy cele przetwarzania.
- Eksport z systemu dokumentów z danymi osobowymi.
- Stosowanie zabezpieczeń.
- Dokumentowanie i raportowanie wszystkich wymienionych powyżej procesów wraz ze śledzeniem operatora danej operacji.
Poznaj główne funkcjonalności GDPR ToolBox
Dokumentowanie dodatkowych informacji dotyczących danych osobowych
Aplikacja umożliwia wprowadzanie do systemu dodatkowych informacji w zakresie danych osobowych. Dane można uzupełniać o: szczegóły dotyczące ich pochodzenia; powody gromadzenia i przetwarzania; zgodę na przetwarzanie wraz z datą i okolicznościami jej udzielenia; powody przetwarzania.
Definiowanie Tabel i Pól przechowywania
Dane osobowe mogą być przechowywane w systemie w ramach elastycznych struktur dostosowanych do oczekiwanych procesów, np. aktywności sprzedażowych. Struktury danych mogą być ilustrowane przy pomocy standardowych lub indywidualnych tabel oraz map odpowiadających danej hierarchii. Dla danych wprowadzonych do systemu użytkownik może definiować różne typy ochrony i pożądany stopień zabezpieczeń. Jeżeli nie mają być one dłużej przechowywane, informacje można usunąć lub przestawić na tryb niewidoczny w ustalonym z góry terminie – aplikacja udostępnia w tym celu odpowiednie szablony z harmonogramem.
Aplikacja pozwala na zdefiniowanie konkretnych kryteriów dla usunięcia danych lub ich ukrycia. Użytkownik może określić domyślne wartości dla każdej tabeli, ustalając w jakiej sytuacji ma nastąpić jeden ze wspomnianych procesów. Do systemu można wprowadzić powód usunięcia danych.
Przetwarzanie i dokumentowanie zapytań
GDPR Toolbox pozwala na zarządzanie zapytaniami. System generuje dane osobowe osoby zgłaszającej zapytanie oraz dokument ich weryfikacji. Zapytanie można powiązać z odpowiednimi danymi podstawowymi w oprogramowaniu. Istnieje również opcja rejestrowania dodatkowych uwag dotyczących danego zapytania. Użytkownik ma możliwość bieżącego śledzenia statusu przetwarzania zapytania.
Aplikacja pozwala na zdefiniowanie konkretnych kryteriów dla usunięcia danych lub ich ukrycia. Użytkownik może określić domyślne wartości dla każdej tabeli, ustalając w jakiej sytuacji ma nastąpić jeden ze wspomnianych procesów. Do systemu można wprowadzić powód usunięcia danych.
Zarządzanie danymi zgodnie z prawem
Zgodnie z prawem, każde dane osobowe wprowadzone do systemu mogą być usunięte, przeniesione oraz poddane korekcie lub anonimizacji – zgodnie z wolą osoby, której dotyczą. Dane mogą być również wyeksportowane w formie dokumentu na żądanie.
Wsparcie w procesie dokumentacji dotyczącej procesów
Dokumentowanie procesów w Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) jest wspierane dzięki dodatkowym raportom dotyczącym oceny struktur danych obejmujących Tabele i Pola, a także możliwościom przyznawania dostępu do konkretnych danych osobowych poszczególnym użytkownikom. Poziom dostępu użytkowników jest ilustrowany w ramach zestawień.
Korzyści, jakie zapewnia aplikacja:
- korzystanie z uporządkowanej dokumentacji i raportów dotyczących procesów w systemie, które wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych
- pełna kontrola i wgląd w dane osobowe – nawet przy wielkich wolumenach danych
- szybki proces wdrożenia aplikacji
- pewność działania zgodnie z prawem unijnym
- sprawne odpowiadanie na żądania osób, których dane dotyczą
- wydajność wynikająca z częściowej automatyki zarządzania
System ERP przystosowany do wymagań prawa
Dzięki wdrożeniu aplikacji GDPR ToolBox możesz mieć pewność, że dane osobowe, które wprowadzasz do systemu będą nie tylko klarownie widoczne, ale przede wszystkim bezpieczne i przetwarzane zgodnie z prawem. Przejrzyste stosowanie przepisów RODO pozwoli Twojej firmie postawić kolejny krok w budowaniu zaufania klientów.
System ERP Dynamics 365 Business Central, dzięki pracy partnerów z całego świata, oferuje szereg dodatkowych aplikacji, które nie tylko dopasują oprogramowanie do konkretnych wymogów prawnych, jak w przypadku GDPR ToolBox, ale również zwiększą możliwości standardowych modułów. Aplikacje biznesowe i branżowe pozwolą Ci na obsługę określonych procesów biznesowych oraz procesów charakterystycznych dla firm reprezentujących poszczególne branże i sektory – produkcję, handel, dystrybucję czy transport i logistykę.
