22 maj 10 sprawdzonych praktyk raportowania
Dostęp do szczegółowych danych i analiz ma fundamentalne znaczenie dla firm, niezależnie od ich wielkości. Zapewnia kadrze zarządzającej kompletne informacje na temat procesów realizowanych w przedsiębiorstwie oraz pozwala podejmować właściwe decyzje biznesowe. Raportowanie przeobraża pozyskane dane w przydatne informacje umożliwiające prowadzenie analiz, planowania, budżetowania.
Skuteczne praktyki raportowania:
1. Zidentyfikuj potrzeby odbiorców raportu
Bieżący dostęp do szczegółowych danych z różnych obszarów działalności jest niezbędny w strategicznym zarządzaniu finansami firmy. Dzięki przejrzystości i lepszej widoczności informacji dotyczących działań sprzedażowych, dział produkcji ma możliwość monitorowania wskaźników.
Przygotowując się do napisania raportu, upewnij się, że znasz potrzeby jego odbiorców. Rozmawiając z użytkownikami końcowymi dowiesz się, do jakich celów zamierzają wykorzystać raport w swojej codziennej pracy.
Ich odpowiedzi mogą cię zaskoczyć. Zadanie właściwych pytań pozwoli ci na pełniejsze zrozumienie ich wymagań i oczekiwań. Jeśli pracujesz nad nową wersją istniejącego już raportu, zorientuj się co można poprawić, aby usprawnić pracę z danymi. Spróbuj dowiedzieć się, w jaki sposób użytkownik pracuje interaktywnie z raportem, a następnie ulepszyć interfejs w taki sposób, aby przepływ pracy był jeszcze bardziej efektywny.
2. Przygotuj szablon raportu
Każdy raport ma gdzieś swój początek. Proces sporządzania raportu poprzedza faza projektowania. Pomocne jest opracowanie szablonu raportu o podstawowym układzie graficznym. Można to zrobić ręcznie od zera lub skorzystać z prostych funkcji tworzenia raportów w programie Excel. Podobnie jak artysta malarz przygotowuje wstępny szkic przed stworzeniem ostatecznego arcydzieła, osoba pracująca na prostym szablonie raportu ma możliwość udoskonalania i modyfikowania ogólnego projektu bez ograniczeń, jakie mogą dotyczyć ostatecznej wersji raportu.
Przygotowanie szablonu raportu od podstaw pozwoli ci na rozmieszczenie kluczowych komponentów w sposób logiczny i funkcjonalny, a także ich wstępny podgląd. Planując układ raportu, miej na uwadze potrzeby i wymagania użytkowników końcowych. Uwzględnij w nim takie elementy (wykresy, filtry), które będą przydatne w ich codziennej pracy. Warto na koniec wspólnie przejrzeć dokument, aby upewnić się, że format dokumentu spełnia ich oczekiwania.
3. Wybieraj intuicyjne nazwy raportów
Dzięki zastosowaniu spójnych zasad nazewnictwa, wyszukiwanie wybranego raportu przebiegnie szybko i sprawnie. Kolejnym ułatwieniem może być utworzenie nagłówka raportu, który będzie wyświetlał nazwę, datę i godzinę utworzenia raportu, logo firmowe oraz dostępne opcje dokumentu. Wszystkie te dane pozwolą na szybszą identyfikację oraz dalsze zarządzanie dokumentem.
Użycie fragmentatorów i wykresów wpłynie na bardziej efektywne przetwarzanie i analizę danych. Chcąc uprościć tworzenie odsyłaczy pomiędzy raportami, warto zachować jednolite nazewnictwo we wszystkich generowanych dokumentach.
4. Aktywuj funkcję grupowania raportów
Coraz łatwiej zgubić się w gąszczu informacji. Myśl o konieczności przetworzenia ogromnych ilości danych może przyprawić o ból głowy.
Obszerne raporty, dostarczając duże ilości precyzyjnych danych, mają charakter bardziej analityczny. Jednocześnie, dają użytkownikom możliwość bardziej ogólnego i całościowego przeglądu informacji. Dzięki opcji grupowania, szczegółowe dane można wyświetlić na żądanie, w zależności od bieżących potrzeb, bez „zaśmiecania” dokumentu zbędnymi informacjami.
Funkcja grupowania pełni rolę wyłącznie estetyczną. W zależności od potrzeb użytkownika końcowego, dane można pogrupować lub rozgrupować. Dla niektórych użytkowników istotne będzie wyświetlenie pełnych i szczegółowych danych. Dla innych, przydatny będzie bardziej ogólny i przekrojowy podgląd danych.
Aby pogrupować zestaw danych w programie Excel, należy zaznaczyć wybrane wiersze lub kolumny, a następnie nacisnąć przycisk „Grupuj” dostępny na karcie wstążki. Naciśnięcie kombinacji klawiszy Alt + Shift + Strzałka w prawo spowoduje wyświetlenie właściwego okna dialogowego.
5. Korzystaj z narzędzi do analizy i wizualizacji danych
Dużym udogodnieniem dla użytkownika jest szereg narzędzi wspierających interaktywną obsługę raportów, wprowadzony w kilku ostatnich wersjach programu Excel.
Filtry dostępne w raportach umożliwiają sortowanie danych i szybkie rozpoznawanie trendów. Dodatek Sparklines, wprowadzony przez Microsoft do Excel, pozwala użytkownikom tworzyć proste i kolorowe wykresy prezentujące dane w niewielkiej skali.
Z funkcją tabel przestawnych można pracować w trybie interaktywnym, na własną rękę tworzyć dynamiczne raporty, a także analizować i konsolidować duże zbiory danych szybko i sprawnie.
6. Pracuj w trybie interaktywnym
Daj swoim użytkownikom możliwość wyboru zakresu danych, które chcieliby uwzględnić w swoim raporcie. Microsoft Excel oferuje opcję fragmentatorów – interaktywną kontrolkę ułatwiającą filtrowanie danych w tabeli przestawnej. Funkcja umożliwia monitorowanie bieżącego stanu filtrowania, zapewniając większą przejrzystość widoku wyświetlania.
Korzystając z narzędzi Jet Professional, raporty można wzbogacić o dodatkowe opcje, takie jak definiowanie własnych filtrów oraz odświeżanie widoku raportu za pomocą jednego kliknięcia.
7. Zwiększaj widoczność dzięki efektywnemu użyciu kolorów
Wprowadzając dane niezbędne do wygenerowania raportu, nie musisz ograniczać się do koloru czarnego. Właściwe użycie różnych kolorów czcionki pozwoli „ożywić” i uatrakcyjnić widok raportu, przykuć uwagę użytkownika oraz wyróżnić najistotniejsze treści.
Warto jednak pamiętać, że zastosowanie zbyt wielu kolorów może rozpraszać i przynieść odwrotny efekt. Aby wyróżnić kluczowe dane, wykorzystaj opcje formatowania oraz formatowania warunkowego programu Excel. Mniej istotne treści zaleca się oznaczyć stonowanymi kolorami.
Aby zwiększyć przejrzystość raportu, usuń linie siatki w arkuszu (odznaczając pole wyboru „Linie siatki” na skróconej karcie „Widok”).
8. Usprawniaj pracę z Microsoft Excel
W fazie projektowania warto mieć na uwadze to, że sposób opracowania raportu ma ogromny wpływ na jakość pracy oraz dalsze funkcjonowanie firmy.
W zależności od liczby komórek zaznaczonych w arkuszu, wyszukiwanie może potrwać dłużej lub krócej. Proces ten jednak można przyspieszyć, korzystając z funkcji sortowania lub zmieniając typ dopasowania z dokładnego na przybliżone. Działanie funkcji można również zoptymalizować wybierając opcję INDEKS lub PODAJ.POZYCJĘ zamiast WYSZUKAJ.PIONOWO lub WYSZUKAJ.POZIOMO.
9. Sprawdź poprawność danych
Sprawdzenie poprawności danych w raporcie jest bezwzględnie konieczne. Należy pamiętać, że na ich podstawie zarząd firmy będzie podejmował strategiczne decyzje biznesowe.
Zadaj sobie pytanie: „czy te liczby są na pewno poprawne”?. Jeśli masz wątpliwości, przeprowadź szybką kalkulację i porównaj ją z pierwotnymi wartościami. Poproś współpracownika o uruchomienie raportu w celu ponownej weryfikacji dokumentu.
Staranna analiza wyników raportu pozwoli ci zaoszczędzić czas oraz zapobiec problemom, które mogą wystąpić podczas przetwarzania dynamicznych danych. Dostępna w programie Excel funkcja „Szacuj formułę” umożliwia sprawdzenie działania wybranej formuły. Na koniec, warto dokładnie sprawdzić operacje filtrowania poprzez modyfikację filtrów oraz uruchomienie raportu.
10. Udostępnij swój raport
Raporty można udostępniać na wiele sposobów: w formie papierowego wydruku, elektronicznego arkusza Excel, pliku PDF, HTML lub wiadomości e-mail, a także za pomocą usługi SharePoint oraz platformy chmurowej Dropbox.
Narzędzia takie jak Jet Enterprise i Jet Professional, oferujące funkcje planowania, umożliwiają automatyczne odświeżanie raportu, bieżącą aktualizację danych oraz przekazanie ich do właściwych odbiorców. Ich użycie pozwoli zautomatyzować dystrybucję raportów a zaoszczędzony w ten sposób czas przeznaczyć na realizację bardziej wymagających zadań.
Przy tak wielu dostępnych opcjach, dystrybucja oraz formatowanie powinny być zaplanowane i przemyślane w taki sposób, aby raport trafiał do odpowiednich osób w najbardziej przydatnym im formacie. W zależności od tego, dla kogo raport jest przeznaczony, jego format może się różnić. Zadbaj o to, aby sposób udostępniania dokumentu odpowiadał wymaganiom i potrzebom odbiorcy.
Nie wiesz od czego zacząć? Szukasz pomysłu na przygotowanie profesjonalnego i atrakcyjnego raportu? Zapoznaj się z kolekcją szablonów raportów dla rozwiązania Microsoft Dynamics NAV.
Jet Reports
Jet Reports oferuje szybkie i elastyczne rozwiązania do obsługi raportowania i analiz biznesowych zaprojektowane z uwzględnieniem specyficznych potrzeb użytkowników systemu Microsoft Dynamics NAV.
Narzędzia te gwarantują nieograniczony dostęp do kluczowych danych, oszczędność kosztów oraz natychmiastowe korzyści z użytkowania produktu. Produkty bazują na przyjaznym i znanym środowisku aplikacji Microsoft Excel i oferują szereg gotowych do użycia raportów i pulpitów, które pozwolą twoim pracownikom zaoszczędzić czas, zmniejszyć koszty oraz ryzyko błędów.