07 kwi 5 największych wyzwań pracodawcy w czasie pracy zdalnej

Globalna epidemia wstrząsnęła rzeczywistością gospodarczą. W obecnej sytuacji przedsiębiorstwa – pracownicy i kadra kierownicza – są zmuszeni do poszukiwania nowych sposobów na organizację pracy biurowej. Aby zapewnić bezpieczeństwo pracowników, decydują się na wdrożenie pracy zdalnej.

Jak się szybko okazało, większość przedsiębiorstw nie radzi sobie w obecnej sytuacji. Organizacje mierzą się z chaosem pracy i utrudnioną komunikacją – wewnętrzną, jak i zewnętrzną, która jest w tym momencie tak ważna dla utrzymania relacji i zapewnienia ciągłego przepływu informacji.

W celu wsparcia swoich zespołów pracodawcy muszą zapewnić im dostęp do odpowiednich narzędzi. Takich, które będą mogli szybko wdrożyć, są łatwe w obsłudze ze względu na brak czasu na szkolenia, a przede wszystkim umożliwią stworzenie zintegrowanego wirtualnego centrum pracy zespołowej. Dzięki temu będą mogli zmierzyć się z głównymi wyzwaniami pracodawców w czasie pracy zdalnej.

Brak dostępu do zasobów poza biurem firmy

W trakcie dynamicznie zmieniającej się sytuacji bardzo istotne jest zapewnienie pracownikom dostępu do zasobów z każdego miejsca i o każdej porze. Narzędzia pakietu Office 365 są dostępne zarówno w klasycznych aplikacjach, jak i w wersjach mobilnych na tabletach i telefonach. Użytkownicy mogą z nich korzystać również przez przeglądarkę internetową.

Każdy użytkownik Office 365 otrzymuje dostęp do chmury OneDrive, w której może umieścić 1 TB swoich danych. Może zarządzać z nimi z każdego urządzenia posiadającego dostęp do internetu.

Co więcej, Office 365 działa tak samo dobrze na urządzeniach od Apple, jak i posiadających oprogramowanie Windows lub Android.

Brak bezpośredniej komunikacji i izolacja pracowników

Praca zdalna powoduje izolowanie się pracowników. Przez brak bezpośredniego kontaktu kierownicy mogą nie zauważać problemów w zespole, braku motywacji czy słabnącego zaangażowania. Ograniczenie do komunikacji e-mailowej czy nawet telefonicznej tylko pogłębia tę sytuację.

Microsoft Teams to komunikator. Funkcjonalnościami przypomina popularnego Messengera czy WhatsAppa, jednak jest narzędziem do komunikacji w firmach. Osoby przyzwyczajone do korzystania z komunikatorów na co dzień, łatwiej będą wyrażały swoje zdanie czy emocje poprzez tego typu narzędzie, niż przez e-mail. Co więcej, aplikacja umożliwia prowadzenie video rozmów z wieloma użytkownikami – do 10 000. Dzięki temu jednocześnie możemy zorganizować zdalne spotkanie z zespołem lub nawet wszystkimi pracownikami firmy. Taki sposób komunikacji może wpłynąć na złagodzenie izolacji pracowników i poprawić ich efektywność.

Do komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstw Microsoft udostępnia Yammer Enterprise. Narzędzie pozwala na komunikację nie tylko w zakresie zespołów, ale w obrębie całej organizacji.

Nieefektywna współpraca w zespołach

Microsoft Teams umożliwia prowadzenie chatów grupowych, ale także tworzenie zespołów. Możemy do nich dodawać osoby pracujące nad wspólnym projektem i prowadzić tam komunikację ograniczoną do tego jednego tematu. Dzięki temu zyskujemy płynny przepływ informacji i szybszą reakcję odpowiedzi niż w przypadku e-maili. Za pomocą chatu możemy także udostępniać pliki. Są one automatycznie zapisywane w zasobach chmurowych. Jeśli są to pliki tekstowe Word, Excel czy inne dokumenty z pakietu Office 365, to wszystkie osoby mające dostęp do danego zespołu, mogą je edytować w narzędziach online. Co więcej, pliki zapisane w chmurze użytkownicy mogą otwierać w klasycznych aplikacjach. Wprowadzane w ten sposób zmiany będą automatycznie zapisywane we wspólnej wersji pliku.

Przykładem wykorzystania może być chociażby wspólna praca nad prezentacją w programie PowerPoint. Wszyscy zainteresowani mogą ją jednocześnie edytować w jednym pliku i monitorować zmiany wprowadzane przez innych członków zespołu. Dodają także komentarze i wymieniają się uwagami. Taki sposób pracy pozwala na zaoszczędzenie czasu i prowadzi do polepszenia komunikacji i integracji pracowników.

Niska kontrola postępów realizacji zadań

Zespół pracujący na co dzień w jednej przestrzeni, może swobodnie komunikować się na temat priorytetów, podziału obowiązków, postępów czy problemów pojawiających się w trakcie pracy. Izolacja podczas pracy zdalnej utrudnia wymianę informacji i może skutkować tym, że komunikacja pomiędzy pracownikami zanika. Bez właściwej koordynacji zadań niektóre prace mogą być wykonywane kilkukrotnie, a priorytety nie zostaną prawidłowo wyznaczone.

Zarządzanie projektami i zadaniami przypisanymi do poszczególnych pracowników można oprzeć o Microsoft Planner. Aplikacja dostarcza wszystkie funkcje, których możemy oczekiwać od programu do zarządzania zadaniami. Każdy użytkownik ma dostęp do dashboardu, w którym widzi swoje zadania wraz z terminami ich wykonania. Może zmieniać statusy swoich zadań, a także pozyskiwać informacje na temat postępów innych osób w zespole. Lider zespołu zyskuje natomiast narzędzie, które ułatwi mu podział obowiązków oraz monitorowanie wykonanych prac.

Co wyróżnia Microsoft Planner spośród innych rozwiązań, to jego integracja z innymi narzędziami wykorzystywanymi w pracy. Zespoły utworzone w Microsoft Teams są tożsame z zespołami w Plannerze. Pliki załączone w Plannerze, są automatycznie dostępne w SharePoint i w zasobach OneDrive. Dzięki temu cały zespół ma dostęp do tych samych zasobów, a wszelkie zmiany nanoszone w plikach są aktualizowane automatycznie, nie ma zatem konieczności ponownego przesyłania plików.

Zwiększenie ryzyka naruszenia bezpieczeństwa

W obecnym zamieszaniu często zapominamy o bezpieczeństwie, a przecież stabilny dostęp do usług, jak np. poczty elektronicznej, jest niezwykle ważny. Narzędzia pakietu Office 365 zostały wyposażone w zabezpieczenia antywirusowe i antyspamowe. Nie musimy się także obawiać o utratę danych.

Stwórz wirtualne centrum pracy zdalnej z Office 365 – przez 6 miesięcy za darmo!

Wdrażając narzędzia Office 365 do swojej organizacji, możesz zapewnić swoim pracownikom spójny ekosystem pracy, który ułatwi im wykonywanie swoich obowiązków w utrudnionych warunkach pracy zdalnej.

Skontaktuj się z naszym specjalistą Office 365 i skorzystaj z promocyjnej oferty. Zyskasz licencje Office 365 E1 na 6 miesięcy za darmo. Dodatkowo zdalnie przeszkolimy Twoich pracowników w zakresie obsługi aplikacji.

Więcej informacji można znaleźć na stronie www.myWORKPLACE.pl