19 sty Oprogramowanie księgowe, a system ERP – jak zarządzać finansami w nowoczesny sposób?

Współczesne wyzwania biznesowe stawiają przedsiębiorców przed koniecznością wdrażania równie nowoczesnych platform technologicznych. Oprogramowanie księgowe czy inne rozwiązanie wspomagające organizację finansów firmy musi dopasować się do zmieniających się potrzeb związanych z zarządzaniem informacją. W obszarze usług rachunkowych coraz bardziej widoczny jest trend większej świadomości wśród kadry menadżerskiej, zgodnie z którym księgi rachunkowe stanowią niezbędne narzędzie pracy nie tylko dla księgowych, ale również osób najwyżej postawionych w hierarchii organizacji. W związku z powyższym, koordynacja procesów rachunkowych musi opierać się na pełnej aktualności danych, ich bezbłędności i szerszej dostępności.

„Czy wykorzystywane oprogramowanie księgowe jest wystarczające dla mojej firmy?”

Każdy właściciel przedsiębiorstwa powinien raz na jakiś czas zadać sobie to pytanie. Dlaczego warto je powtarzać? Przede wszystkim dlatego, że dostępne na rynku technologie zmieniają się niezwykle dynamicznie, rozszerzając nieustannie wachlarz możliwości oferowanych firmom z sektora B2B czy B2C. Niegdyś wykorzystywane narzędzia mogą zostać zastąpione lepszymi wariantami lub po prostu nie sprawdzać się tak dobrze, jak wcześniej. Czy to przez wzrost liczby pracowników i koordynowanych procesów w ramach nowej oferty, czy np. ze względu na intensywnie postępujące zmiany wymagań prawnych w zakresie zgodności i bezpieczeństwa danych. Istnieje kilka sygnałów, których pojawienie się powinno skłonić do refleksji nad zmianą stosowanych rozwiązań:

• przygotowywanie raportów finansowych jest czasochłonne i skomplikowane, natomiast generowane sprawozdania wielokrotnie nie zawierają wszystkich danych;
• użytkowany obecnie system dla księgowości wymaga ręcznej obsługi licznych procesów, zwiększając tym samym ryzyko błędów i wydłużając czas pracy;
• wprowadzane dane muszą podlegać coraz bardziej rygorystycznym przepisom w kwestii zgodności i bezpieczeństwa;
• informacje zawarte w księgach rachunkowych nie są od razu dostępne dla wskazanych użytkowników;
• notujesz spadek wydajności wynikający z konieczności przełączania się pomiędzy wieloma niezależnymi systemami i aplikacjami.

System ERP w księgowości

Efektywne oprogramowanie księgowe powinno służyć rejestracji i dzieleniu się informacją o zdarzeniach gospodarczych w czasie rzeczywistym. Nie jest to jednak możliwe w sytuacji, kiedy wprowadzanie i rozpowszechnianie danych w strukturach firmowych leży jedynie w rękach działu księgowego. Z tego względu pomocnym wariantem jest system ERP, dostarczający wskazanym użytkownikom odpowiednich narzędzi, dzięki którym w dostosowanym do ich roli środowisku mogą oni rejestrować dane na temat bieżących zdarzeń z zakresu magazynów czy sprzedaży. Te używane są później w algorytmach księgowania, opierając operacje na automatyzacji.

Technologia klasy ERP, reprezentowana przez system Microsoft Dynamics 365 Business Central, zwiększa wydajność pracy oraz bezpieczeństwo informacji za sprawą prostych w konfiguracji przepływów pracy, ścieżek audytu i zaawansowanych funkcji zabezpieczeń. Proponuje użytkownikom usprawnienia, których często brakuje w podstawowych programach księgowych. Możesz dbać o bezpieczeństwo zakupów, autoryzację transakcji kredytowych i wydajne przetwarzanie płatności dostawców dzięki m.in. predefiniowanym alertom. Oprogramowania ERP przeważnie wyposażone są w moduł finansowo-księgowy, z którym procesy księgowe koordynowane są w zgodzie z aktualnymi przepisami prawa. O zgodność tą można zadbać, wdrażając też dodatkowe aplikacje biznesowe, takie jak rozszerzenie Polish Functionality – Starter Pack opracowane przez zespół IT.integro.

Systemy klasy ERP pozwalają użytkownikom na obsługę kont bankowych, kosztów produkcji, środków trwałych czy zapasów, a także na księgowanie transakcji i opracowywanie raportów oraz sprawozdań finansowych. Warto wspomnieć przy tym, że wyposażone są one w narzędzia Business Intelligence, dzięki którym prognozowanie zapotrzebowania staje się prostsze, zaś zgromadzone w obrębie jednej bazy informacje można na bieżąco przetwarzać na czytelne i atrakcyjne wizualizacje. Zaawansowana analityka to obecnie jeden z wiodących trendów biznesowych.

Zarządzanie procesami księgowymi na platformie chmurowej

Innym trendem, jaki nabiera popularności już od kilku lat jest mobilność. Dostęp do narzędzi pracy z dowolnego miejsca stało się tym bardziej nieocenione z perspektywy ostatniego roku. Jest to jeden z powodów, dla których firmy coraz częściej decydują się na korzystanie z oprogramowań do zarządzania z poziomu platformy chmurowej. Chmura obliczeniowa, o której więcej możecie dowiedzieć się w tym artykule, umożliwia wirtualizację. Polega ona na tworzeniu wirtualnej, a nie fizycznej wersji środowiska przetwarzania.

Księgowość w chmurze wiąże się nie tylko z łatwiejszym dostępem do danych finansowych – w dowolnej lokalizacji, czasie i na dowolnej platformie połączonej z internetem – ale także ze zdecydowanie niższymi kosztami wdrożenia i utrzymywania systemu. Jest to ogromna korzyść zwłaszcza z perspektywy mniejszych przedsiębiorstw. Zgodnie z badaniami The Boston Consulting Group, 45% firm odnotowało wzrost efektywności pracy dzięki wprowadzeniu technologii mobilnych i usług chmurowych do swojej organizacji. Analizy przeprowadzone zaś na zlecenie Microsoft, wykazały, że 90% przebadanych konsumentów zerwałoby współpracę z firmą, która wykorzystuje przestarzałe i mało wydajne technologie.