Orbico
Wdrożenie systemu LS Retail w międzynarodowej firmie handlowo-dystrybucyjnej z branży fashion
Wdrożenie obejmowało kilka firm, które obecnie należą do Orbico sp. z o.o. – Amersport sp. z o.o. (później Orbico Style sp. z o.o.) oraz Orbico Beauty sp. z o.o.
Projekt wdrożenia systemu LS Retail obejmował nie jedną, a kilka różnych firm i marek. Z grupy przedsiębiorstw zostały wybrane sieci sklepów, które miały korzystać z nowego oprogramowania. Należały one wówczas do Amersport sp. z o.o. (później Orbico Style sp. z o.o.) oraz Orbico Beauty sp. z o.o. Od 2020 roku obie spółki są częścią Orbico sp. z o.o.
System LS NAV został wdrożony w:
sklepach Converse,
sklepach multibrandowych,
sklepie Chanel w Warszawie,
oraz sklepie Converse w Pradze.
„Od momentu wdrożenia LS NAV możemy lepiej monitorować codzienną sprzedaż oraz marżę, a także podejmować właściwe decyzje biznesowe dotyczące promocji i rabatowania, co okazało się nieocenione w ostatnich trudnych okresach dla branży handlu detalicznego.”
Eddy Malky, Managing Director at Orbico Style
LS NAV jako odpowiedź na wyzwania branży retail
Głównym wyzwaniem, z którym mierzą się sieci sklepów detalicznych jest konieczność zapewnienia wysokiej dostępności produktów i to we wszystkich możliwych wariantach. Klienci cenią sobie możliwość wyboru. Z drugiej jednak strony wysoka ilość towaru w sklepach wiąże się z rosnącymi kosztami i obniżeniem wskaźnika rotacji produktów. System LS Retail dostarcza funkcjonalności ułatwiające efektywne zarządzanie produktami zarówno w POS, jak i na wszystkich etapach łańcucha dostaw – od magazynu po logistykę.
Sklepy, w których wdrożono LS NAV, realizują sprzedaż butów oraz odzieży sportowej, co wiąże się z ofertą produktów w wielu rozmiarach i wariantach kolorystycznych. W systemie zabrakło funkcji, która pozwalałaby na obsługę tego rodzaju produktów. Aby jednak umożliwić prowadzenie wszystkich koniecznych działań w organizacjach należących do grupy kapitałowej, zespół projektowy wprowadził rozbudowane macierze rozmiarów (variants sizes) w systemie zarządzania danymi centralnymi – Master Data Management System. Dzięki temu w bardzo łatwy sposób można zarządzać artykułami oraz cennikami – z rozróżnieniem na poszczególne kanały sprzedaży, czyli sklepy stacjonarne oraz e-commerce.
Jednym z najsilniejszych trendów branży retail jest customer experience. Aby zapewniać obsługę klienta na najwyższym poziomie, konieczne było uporządkowanie wszystkich etapów procesu sprzedaży. Dzięki temu klienci czuli się bardziej usatysfakcjonowani i cały proces przebiegał o wiele sprawniej. Ułatwienie wykonywania codziennych obowiązków pracowników w sklepach było podstawowym celem projektu. Udało się go szybko osiągnąć dzięki wdrożeniu funkcjonalności POS, integracji z drukarką fiskalną czy uruchomieniu funkcji zarządzania magazynami w sklepach, takich jak m.in. przyjęcie towarów na stan, wykonanie wydań towarów, przeprowadzenie inwentaryzacji. Co więcej, usprawniono pracę personelu poprzez wdrożenie dodatkowych funkcji, jak standardowa procedura zamknięcia dnia czy okno do skanowania produktów przyjmowanych na stan.
Podczas wdrożenia przewidziano potrzebę funkcjonalności wspierających realizację strategii up-sellingu. W sklepach odzieżowych i sportowych Orbico Style wprowadzono funkcje udzielania rabatów i konfigurowania promocji. W sklepie marki Chanel nie wdrażano tych funkcjonalności ze względu na brak takiej potrzeby.
Co więcej, Orbico współpracuje z markami znanymi na międzynarodowym rynku, które pozwalają nam wyróżnić się na tle konkurencji. Staramy się odznaczać wysokim poziomem obsługi, którą zapewniamy swoim partnerom hurtowym oraz klientom detalicznym.
Orbico wybrało rozwiązanie LS Retail
Spółki Orbico Beauty oraz Orbico Style przez wiele lat opierały swoją działalność na systemie ERP Dynamics NAV. Potrzebowały dodatkowego rozwiązania, które będzie w pełni integrowalne z systemem ERP i wypełni lukę funkcjonalności odpowiedzialnych za zarządzanie sprzedażą detaliczną.
LS NAV przekonał nas przede wszystkim zakresem dostarczanych funkcjonalności. Wiedzieliśmy, że wybierając to rozwiązanie, stawiamy na produkt sprawdzony w wielu firmach na całym świecie, a oprogramowanie jest stale rozwijane i aktualizowane. Dla organizacji kluczowe było to, aby oprogramowanie zapewniało wszelkie potrzebne funkcje, umożliwiało optymalne zarządzanie sprzedażą, pozwalało na dostosowanie konfiguracji do procesów w firmie oraz aby system był otwarty na integrację z innymi narzędziami. Spośród dostępnych rozwiązań wszystkie te kryteria spełniał system LS NAV.
Wdrożenie systemu
Projekt wdrożenia systemu LS NAV został rozpoczęty w lutym 2018. Etap go-live został przeprowadzony w styczniu 2019. W tym czasie pojawiały się różne wyzwania, jednak dzięki ścisłej współpracy specjalistów IT.integro oraz pracowników spółek Orbico wszystkie przeszkody były niwelowane.
To, co odróżniało projekt od innych tego typu, to sam proces uruchamiania systemu. Ze względu na potrzeby sklepów Orbico instalacje w kilkunastu sklepach były uruchamiana jednocześnie, a nie w formie roll-outu, jak zazwyczaj.
Ciekawym wyzwaniem było również wdrożenie systemu w sklepie Orbico Style w Pradze. Musiał być on zintegrowany jednocześnie z oprogramowaniem polskiej spółki, jak i aplikacją Czech local functionality oraz modułem do fiskalizacji. Przepisy legislacyjne w Czechach znacznie różnią się od polskich, co wiązało się z koniecznością stworzenia funkcjonalności do wydruku paragonów według potrzeb sklepu.
Mając na względzie międzynarodowy zakres działalności Orbico i jej obecność na rynku 20 europejskich krajów – przygotowany został pewien standard konfiguracji POS, aby w razie potrzeby można było sprawnie przeprowadzić roll-out na kolejne lokalizacje. W ramach analiz przeprowadzono badania ze specjalistami z wielu krajów, np. Serbii, Bośni czy Chorwacji.
Integracja systemów
Dla zwiększania wydajności pracy w firmach handlowych kluczowe jest wdrażanie automatyzacji. Łańcuch wartości w tym przypadku jest jednak złożony i bierze w nim udział wiele jednostek. Aby zapewnić przepływ danych o sprzedaży, informacji o zapotrzebowaniu, stanach zapasów itd. konieczne jest zapewnienie odpowiedniego systemu, który integrowałby wszystkie te obszary. Wdrożenie przepływów pracy, utworzenie nowych bardziej wydajnych procesów i osiągnięcie wyższego poziomu automatyzacji to właśnie te działania, które przyniosły nam najwięcej korzyści po zakończeniu projektu wdrożenia LS NAV i jego integracji z systemem ERP Microsoft Dynamics NAV.
Zintegrowany system sprzedaży podniósł efektywność pracy różnych jednostek. Pracownicy sklepów zostali wyposażeni w kompleksowe narzędzie pracy, które pozwoliło im lepiej wykonywać dotychczasowe powtarzalne obowiązki. Mogą realizować je teraz szybciej i lepiej, więcej uwagi i czasu przeznaczając na indywidualną obsługę klienta. Jej jakość została ulepszona również dzięki skróceniu czasu przetwarzania zamówień. Pozytywne zmiany zaszły także w obszarze zarządzania magazynami i łańcuchem dostaw.
Pozytywne efekty biznesowe
Wdrożenie nowego systemu i jego integracja z systemem ERP przede wszystkim ułatwiła pracę poszczególnych pracowników. Nie wszystkie te pozytywne zmiany są w pełni mierzalne. Jednak obszarem, w którym zaszło ich najwięcej, są same sklepy w sieci handlowej. Dzięki wdrożeniu systemu LS NAV system pracy sprzedawców uległ znaczącej ewolucji.
Mimo zmiany systemu pracownicy mogli bardzo łatwo wdrożyć się w realizację swoich zadań z wykorzystaniem intuicyjnego oprogramowania. Uzyskali wsparcie w realizacji codziennych procesów, jak sprzedaż, obsługa klienta, wykonywanie zamówień, przyjmowanie towarów na stan czy prowadzenie inwentaryzacji.
„Ze względu na to, że Orbico jest firmą zarówno hurtową, jak i dystrybucyjną, możliwość posiadania magazynu wspólnego dla różnych jednostek organizacji, przyczyniło się do zwiększenia wydajności. Teraz mamy wgląd we wszystkie nasze stany magazynowe, niezależnie od kanału sprzedaży – detaliczna, e-commerce, hurtowa.”
Eddy Malky, Managing Director at Orbico Style
LS Retail wspiera rozwój Orbico
Dzisiejszy klient to świadomy konsument. Zna się na jakości produktów i markach. Ma wysokie wymagania zarówno w stosunku do produktu, jak i samej obsługi. On nie chce się dostosowywać – to do niego firma musi się dostosować. Orbico jest właśnie taką nowoczesną firmą, obserwującą swoich klientów, poznającą ich potrzeby, aby dostosować swój proces zakupowy i te oczekiwania spełnić. Rozwiązania LS Retail pozwalają nam przede wszystkim usprawniać pracę personelu w sklepach, podnosić poziom obsługi klienta (np. dzięki skróceniu czasu realizacji zamówień), zyskiwać nowych klientów i zwiększać sprzedaż.