Integracja systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central z Krajowym Systemem e-Faktur

Integracja systemu ERP z Krajowym Systemem e-Faktur

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców już od 1 stycznia 2024 roku. Od tego momentu wszystkie systemy działające w Polsce będą musiały być kompatybilne z Krajowym Systemem e-Faktur. Dla systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central integracja z KSeF zostanie utworzona na poziomie aplikacji Polish Localization.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna baza i system do wymiany faktur pomiędzy kontrahentami krajowymi. Docelowo powinny się w nim znaleźć wszystkie faktury, które wystawiają krajowi przedsiębiorcy.

Dla zrozumienia działania Krajowego Systemu e-Faktur istotny jest moment, kiedy faktura staje się dokumentem, a dzieje się to dopiero po nadaniu numeru identyfikacyjnego KSeF ID, czyli przetworzeniu w centralnym rejestrze. W momencie uzyskania numeru możemy uznać, że faktura jest faktycznie wystawiona.

Krajowy System e-Faktur jest udostępniany w formie usługi w chmurze i przetwarza faktury zakupu i sprzedaży w formacie plików XML. Ich struktura jest opisana w strukturze logicznej dostarczanej przez Ministerstwo Finansów. Aby zarządzać fakturami w KSeF, konieczna jest autoryzacja. W tym celu można wykorzystać: podpis kwalifikowany, pieczęć, profil zaufany (dla osób fizycznych) lub token. Do integracji systemu ERP Business Central z Krajowym Systemem e-Faktur będziemy wykorzystywać token jako podstawową metodę uwierzytelniania.

Wysyłka faktury do KSeFu będzie wykonywana w kilku kolejnych krokach:

  • inicjacja sesji w kontekście podmiotu,
  • wysyłka faktury XML,
  • weryfikacja pliku i nadanie unikalnego KSeF ID,
  • zakończenie sesji,
  • UPO dla zakończonej sesji,
  • uaktualnienie KSeF ID w księgach.

Integracja systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central z Krajowym Systemem e-Faktur

Aplikacja Podatnika KSeF

W kwietniu pojawiła się Aplikacja Podatnika KseF. Jest to webowy klient, poprzez którego możemy:

  • wystawiać, odbierać lub przeglądać e-Faktury,
  • zarządzać uprawnieniami użytkowników z firmy,
  • przeglądać sesje,
  • generować tokeny autoryzacyjne.

 

Dostępne mamy trzy środowiska Krajowego Systemu e-Faktur:

  • wersja testowa – nie wymaga uwierzytelnienia; do korzystania z niej nie powinniśmy wykorzystywać prawdziwych danych na dokumentach, które generujemy;
  • wersja przedprodukcyjna (demo) – wymagana jest autoryzacja, jednak wciąż nie powinniśmy wykorzystywać prawdziwych danych;
  • wersja produkcyjna – w pełni operacyjny system.

Na rządowej stronie podatki.gov.pl można znaleźć komplet informacji o Krajowym Systemie e-Faktur, a także strefę testową KSeF, komunikaty, środowiska produkcyjne oraz bardzo przydatny obszar pytań i odpowiedzi. Chcąc dokładniej sprawdzić, jak ma działać KSeF, można skorzystać z bezpłatnych narzędzi wersji testowej. Wystarczy wygenerować NIP oraz wybrać podpis kwalifikowany, aby przejść do interfejsu – nie wykorzystujemy tutaj jednak rzeczywistych danych.

Z jakimi wyzwaniami wiąże się Krajowy System e-Faktur?

Głównym obszarem naszej pracy jest konieczność obsłużenia schematu e-Faktury. Musi on obsługiwać wszystkie możliwe warianty faktury sprzedaży:

  • zwykła faktura sprzedaży zapasów, usług,
  • faktura sprzedaży z podanym okresem rozliczeniowym (usługa leasingu, najmu),
  • faktura sprzedaży z różnymi datami dostaw/realizacji usług,
  • faktury sprzedaży z wieloma podmiotami,
  • faktura zaliczkowa,
  • faktura VAT marża,
  • samofakturowanie,
  • faktury dla produktów akcyzowych (np. wykazanie akcyzy dla rolników),
  • faktura w procedurze OSS,
  • faktury z dodatkowymi obciążeniami i odliczeniami na fakturze.

Struktura logiczna e-Faktury zawiera elementy i atrybuty (pola):

  • pola obligatoryjne – wypełniane obowiązkowo,
  • pola opcjonalne – wypełniane obowiązkowo, jeżeli jest spełniony warunek ustawowy,
  • pola fakultatywne – nie są wymagane.

Integracja systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central z Krajowym Systemem e-Faktur

W jaki sposób Polish Localization będzie zintegrowana z Krajowym Systemem e-Faktur?

Do komunikacji aplikacji Polish Localization z Krajowym Systemem e-Faktur do autentykacji będzie wykorzystywany token autoryzacyjny.

W procesie sprzedaży:

  • faktura będzie sprawdzana i walidowana w trakcie księgowania,
  • wprowadzone zostaną dodatkowe słowniki do uzupełniania poszczególnych pól,
  • dokument poprawnie zweryfikowany w systemie następnie będzie wysłany i zaakceptowany w KSeF,
  • dopiero w KSeF uzyskuje on unikalny numer KSeF ID i staje się faktycznym dokumentem,
  • plik XML z fakturą trafia do kolejki wysyłającej do KSeF,
  • na podstawie potwierdzenia UPO z KSeF zaktualizowany zostanie KSeF ID w księgach.

 

W procesie zakupu komunikacja z KSeF obejmuje dwa kroki:

  • zapytanie o listę faktur na zadany zakres dat,
  • pobranie plików XML z KSeF.

Integracja systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central z Krajowym Systemem e-Faktur

Krajowym Systemem e-Faktur – kluczowe daty

  • Od października do grudnia 2021 roku odbywa się pilotaż z udziałem podatników.
  • Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur jest dostępny jako rozwiązanie dobrowolne.
  • Rada Unii Europejskiej zgodziła się, aby od 1 stycznia 2024 roku fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe.

Plany rozwoju aplikacji i aktualny status prac nad integracją z Krajowym Systemem e-Faktur są dostępne na stronie z dokumentacją dla aplikacji Polish Localization.