09 paź Advanced Intercompany – nowe rozwiązanie dla grup kapitałowych

W ramach rozwoju produktów, które odpowiadają na potrzeby klientów zarządzających grupami kapitałowym, firma IT.integro opracowała moduł Advanced Intercompany.

Pozwala on użytkownikom z różnych firm, pracującym w systemie Microsoft Dynamics NAV, przesyłać dokumenty sprzedażowe i zakupowe w czasie rzeczywistym. Rozwiązanie łączy w sobie zalety typowego systemu EDI ze specyficznymi wymaganiami dotyczącymi obrotów wewnątrzgrupowych, m.in. śledzeniem ilości i wartości towarów w drodze.

Realizacja transakcji z modułem Advanced Intercompany

Synchronizacja dokumentów rozpoczyna się w momencie zwolnienia nowego zamówienia sprzedaży lub zakupu. Zamówienie jest następnie automatycznie wysyłane do firmy partnerskiej i tam oczekuje na weryfikację, która może dotyczyć m.in. uzgodnionych dat dostawy, ilości lub cen. Po zatwierdzeniu, system tworzy docelowy dokument, a potwierdzenie przyjęcia zamówienia jest przesyłane z powrotem do zamawiającego. W ten sposób, obie firmy uzgadniają istotne elementy dokumentu przed rozpoczęciem jego realizacji.

Przesyłana jest również informacja o tym, że zamówienie zostało wysłane – w ten sposób można na bieżąco śledzić stan realizacji każdej międzyfirmowej transakcji. Po przyjęciu towarów na magazynie, faktura może zostać zaksięgowana automatycznie, kończąc rozliczenie transakcji.

Dodatkowo możliwe jest też przesyłanie pojedynczych dokumentów, np. faktur usługowych, które nie podlegają procesowi logistycznemu.

Korzyści

Poza korzyściami związanymi ze zredukowaniem ryzyka pomyłek w trakcie wprowadzania zamówień do systemu ERP, firmy korzystające z modułu Advanced Intercompany mogą śledzić przepływy wartości zapasów w drodze pomiędzy podmiotami danej grupy kapitałowej.

W przypadku, kiedy proces obsługiwany jest ręcznie, trudno jest obliczyć wartość zapasów, które zostały wysłane, lecz jeszcze nie dotarły do celu. W module Advanced Intercompany, proces ten jest realizowany w ten sposób, iż w momencie wysyłki zapasów z podmiotu źródłowego – w podmiocie docelowym automatycznie księgowany jest dokument przyjęcia na lokalizację „w drodze” i tworzone jest zlecenie przesunięcia między ową lokalizacją a faktyczną lokalizacją magazynową.

Wykorzystanie modułu Advanced Intercompany daje szanse współpracującym firmom na:

• Prostsze tworzenie skonsolidowanych sprawozdań finansowych poprzez usprawnienie procesu uzgadniania wartości towarów w drodze.
• Uzgodnienie dokumentu zamówienia przed jego ostatecznym zatwierdzeniem w buforze przychodzących zamówień.
• Przyspieszenie realizacji transakcji sprzedaży i zakupu w swoim systemie Dynamics NAV, zarówno na rzecz partnera jak i klienta końcowego.
• Zmniejszenie ilości błędów wynikających często z ręcznego przepisywania danych z różnych dokumentów.

Pomimo że główne założenia modułu zostały opracowane z myślą o grupach kapitałowych, można go z powodzeniem wykorzystać również w innych organizacjach, na przykład w grupie ściśle współpracujących partnerów biznesowych.

Rozwiązanie komplementarne z modułem MDMS

Moduł Advanced Intercompany jest zwykle wdrażany z komplementarnym modułem Master Data Management System (MDMS), który pozwala na ujednolicenie danych stałych (np. numerów zapasów) w podmiotach powiązanych, co znakomicie ułatwia ustawienie i funkcjonowanie modułu Advanced Intercompany. Aczkolwiek możliwe jest jego samodzielne wdrożenie przy założeniu, iż firmy będą utrzymywać wymieniane dane w ujednoliconych formatach.

Więcej informacji o module Advanced Intercompany