Markslöjd Sp. z o.o.

Firma Markslöjd Sp. z o.o. jest częścią szwedzkiej korporacji Markslöjd Lighting Group (MLG), producenta i dystrybutora oświetlenia działającego w 13 krajach. MLG projektuje, produkuje i sprzedaje oświetlenie zarówno do użytku domowego, jak i miejsc publicznych pod marką „Markslöjd” oraz „LampGustaf”. Markslöjd Sp. z o.o. działa w Polsce od wielu lat, obsługując następujące rynki: polski, czeski, węgierski, słowacki, rumuński, litewski, ukraiński i rosyjski. Siedziba firmy znajduje się w Dąbrowie k. Poznania, tam też zlokalizowane jest centrum logistyczne na Europę Środkowo-Wschodnią.

Firma obsługuje zarówno duże hipermarkety budowlane, jak również sklepy oświetleniowe i salony meblowe. Aktualnie współpracuje z takimi sieciami jak Castorama, Leroy Merlin, Black Red White, OBI, Praktiker, Agata Meble, Merkury Market, Bricomarche, sprzedając swoje produkty w około 250 punktach detalicznych i około 100 sklepach internetowych. Firma zatrudnia 50 pracowników.

Wyzwanie

Markslöjd Sp. z o.o. jako jedyny z 7 oddziałów Markslöjd Lighting Group nie dysponował odpowiednim systemem umożliwiającym automatyzację procesu dostawy towarów i sprawne zarządzanie sprzedażą. Proces ten był organizowany przez spółkę macierzystą – częściowo ze Szwecji, a częściowo ze spółek nadzorowanych z Chin. Oprogramowanie wykorzystywane w Polsce nie umożliwiało automatycznego dostępu do podstawowych danych w centrali, takich jak cenniki czy stany magazynowe.

Utrudniona była również współpraca z zewnętrznymi partnerami handlowymi Markslöjd, która obejmuje procesy związane z zamówieniami i sprzedażą oraz logistyką. Dane, takie jak terminy dostaw, wielkości transportowe i zapotrzebowanie na produkty były generowane w różnych systemach partnerów, a następnie przekazywane mailowo oraz w formie wydruków. Przenoszenie tych danych do wykorzystywanych w Markslöjd rozwiązań było przyczyną błędów i opóźnień.

Dla przedsiębiorstw średniej wielkości wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP jest zawsze kluczową i strategiczną sprawą, ponieważ wydatek na tego typu rozwiązanie znacząco obciąża budżet niedużego przedsiębiorstwa. System ERP musi być zatem narzędziem, które odmienia sposób działania firmy i przynosi znaczące korzyści rekompensujące zainwestowany kapitał.

Jacek Kałużny, Vice President of Operations oraz Kierownik Projektu Wdrożeniowego w firmie Markslojd Sp. z o.o.

Wdrożenie

Projekt wdrożenia systemu Microsoft Dynamics NAV był realizowany w 3 etapach i z wykorzystaniem metodologii Microsoft Dynamics Sure Step. Pierwszy z etapów obejmował analizę potrzeb i przygotowanie infrastruktury oraz platformy informatycznej do budowy systemu. W drugiej fazie przeprowadzono wdrożenie oraz zintegrowano istniejące aplikacje. Ostatnim etapem było wdrożenie i testy dedykowanych funkcjonalności oraz rozwój i modyfikacje aplikacji. 

Wdrożenie EDI

Z uwagi na to, że najistotniejsze procesy między Markslöjd i 6 partnerami handlowymi spółki polegają na wymianie dokumentów, konieczne było wprowadzenie standardu EDI (elektronicznej wymiany dokumentów). Po jego wdrożeniu każdy z partnerów spółki nadal generuje dokumenty we własnym formacie, są one jednak konwertowane do jednego, spójnego formatu z wykorzystaniem plików XML. Przesyłane przez partnera dokumenty, takie jak zamówienia, zlecenia wysyłki i faktury, które były wcześniej drukowane, są teraz generowane w postaci zdefiniowanych wcześniej struktur danych, co ułatwia ich dalsze przetwarzanie.

Wdrożenie standardu EDI znacząco przyczyniło się do redukcji kosztów, eliminacji błędów podczas wprowadzania danych, usprawnienia obiegu informacji, zwiększenia szybkości przetwarzania danych oraz skrócenia cyklów zamówienie-dostawa i fakturowanie-zapłata.

Ponadto dostęp do elektronicznych dokumentów o ustandaryzowanej strukturze usprawnił raportowanie na potrzeby centrali oraz polskiego oddziału. Na podstawie elektronicznych dokumentów generowane są raporty i protokoły zarówno w programie Qlick View, jak i w module BI (Business Intelligence) systemu Microsoft Dynamics NAV.

Współpraca z partnerami handlowymi to kluczowy obszar naszej działalności. Dzięki wdrożeniu Microsoft Dynamics NAV oraz integracji tego systemu z platformą B2B w oparciu o standard EDI udało się nam usprawnić obieg dokumentów i wyeliminować błędy. Możemy teraz sprawniej i szybciej reagować na zapotrzebowanie zgłaszane przez partnerów, przetwarzać faktury i generować wymagane raporty. Nasza współpraca z partnerami jest znacznie efektywniejsza i bardziej komfortowa.

Jacek Kałużny, Vice President of Operations oraz Kierownik Projektu Wdrożeniowego w firmie Markslojd Sp. z o.o.

Sprawniejsza obsługa procesów biznesowych

Opracowanie jednolitego standardu dokumentów oraz integracja platformy internetowej B2B, umożlwiającej logowanie się partnerów do systemu za pomocą dedykowanego interfejsu, pozwoliło na pełne wykorzystanie potencjału systemu Microsoft Dynamics NAV w zakresie kluczowych procesów. Wprowadzone przez partnera zamówienie jest automatycznie przekierowywane z aplikacji B2B do systemu Microsoft Dynamics NAV w Markslöjd. Wcześniej ręczne wprowadzanie zamówień było przyczyną błędów i spowalniało ich realizację. Obecnie na podstawie zarejestrowanego zamówienia system automatycznie rezerwuje towar oraz generuje potwierdzenie dostępności dla zamawiającego. Następnie zamówienie jest automatycznie przesyłane do działu zapotrzebowania.

Innowacyjny CRM

Wdrożony w Markslöjd moduł CRM systemu Microsoft Dynamics NAV umożliwia efektywne funkcjonowanie spółki jako firmy internetowej. Moduł ten łączy funkcjonalność, która ma na celu maksymalizowanie skuteczności i jakości obsługi wszystkich partnerów/klientów – zarówno tych, korzystających z platformy B2B i modułu zakupów, jak również tych, którzy składają zamówienia telefonicznie lub faksem.

Moduł CRM obejmuje procesy o różnym zaawansowaniu, począwszy od rejestracji kontaktów z klientami w najprostszej postaci (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy, itd.), poprzez harmonogramowanie zadań, po rejestrację wykonanych czynności (opiekun zadania, termin realizacji zadania, priorytet, procent wykonania zadania, itd.) oraz ustalanie procedur obsługi klienta. W przypadku Markslöjd moduł obsługuje dziennie od 800 do 1500 takich podprocesów.

System ERP musi być narzędziem, które odmienia sposób działania firmy i przynosi znaczące korzyści rekompensujące zainwestowany kapitał.

Jacek Kałużny, Vice President of Operations oraz Kierownik Projektu Wdrożeniowego w firmie Markslojd Sp. z o.o.

Szybszy obieg dokumentów

Oczywistą konsekwencją wdrożenia elektronicznej wymiany danych w Markslöjd było usprawnienie procesów w zakresie zarządzania dokumentami w ramach dedykowanego modułu Microsoft Dynamics NAV. Moduł ten umożliwia gromadzenie, indeksowanie i udostępnianie różnego rodzaju dokumentów powstających w firmie lub też przychodzących do niej z zewnątrz. Ułatwia również ich szybkie wyszukiwanie według określonych kryteriów. Ponadto faktury sprzedaży są automatycznie wysyłane pocztą elektroniczną do kontrahentów.

Korzyści biznesowe z przeprowadzonego wdrożenia