Przetwórstwo Tworzyw Sztucznych Plast-Box S.A. to znany nie tylko w Polsce, ale i całej Europie nowoczesny dostawca opakowań z tworzyw sztucznych. Wytwarzane w Słupsku oraz na Ukrainie pojemniki i zamykane wiadra znajdują odbiorców wśród największych firm z branży przetwórstwa chemicznego (farby, tynki, gładzie, zaprawy, kleje) oraz spożywczego (przetwory mleczne i nabiałowe, rybne, owocowo-warzywne).
Firma powstała w 1983 roku, do dnia dzisiejszego przeszła wiele faz rozwoju. W 2004 roku przeprowadziła emisję akcji na GPW w Warszawie stając się spółką publiczną, rozpoczynając nowy etap w dynamicznym rozwoju swojej działalności.
Dążenie do uzyskania jak najwyższej efektywności ze swoich działań doprowadziły do otwarcia w 2004 spółki-córki w Czernihowie, na Ukrainie.
Dzięki wdrożonym programom i aplikacjom nie tylko podnieśliśmy standard produkcji, ale przede wszystkim zwiększyliśmy przejrzystość naszej działalności względem klienta, gwarantując mu szybszy, niemal natychmiastowy dostęp do informacji związanych z realizowanymi zleceniami
Adam Pawlak, Project Manager PTS „Plast-Box” S.A.
Wyzwanie
Plast-Box działając na rynku, gdzie innowacje techniczne są powszechne, znał wartość właściwego zarządzania informacją. W swojej działalności korzystał wcześniej z kilku niezależnych systemów wspierających funkcjonowanie kilku działów. Zagadnienie połączenia w jednym systemie danych z ukraińskiej spółki także było bardzo ważnym aspektem, szczególnie w kontekście przygotowania raportów dla inwestorów giełdowych.
Istniała również konieczność elektronicznej wymiany danych z klientami oraz – co ważne – usprawnienia komunikacji z nimi.
Ponadto, każdy z pracowników ze względu na rolę pełnioną w organizacji ma inne potrzeby dotyczące wykorzystania danych zgromadzonych w systemie. Dlatego ważne było udostępnienie odpowiednich informacji właściwym osobom.
„Zależało nam na wprowadzeniu szeregu innowacji technologicznych w postaci systemów ERP, a także aplikacji dedykowanych, stworzonych z myślą o skróceniu i usprawnieniu procesu obsługi klientów firmy” – komentuje Adam Pawlak, Project Manager, Plast.-Box.
Wdrożenie
W ramach projektu współfinansowanego przez Unię Europejską wdrożono system klasy ERP – Microsoft Dynamics NAV – z funkcjonalnościami do zarządzania magazynem wysokiego składowania i księgowością, sprzedażą, zakupami. Zadaniem nowego rozwiązania było usprawnienie codziennych działań firmy i – tym samym – obsługi jej klientów.
Dodatkowo Plast-Box zdecydował się na równoległe wdrożenie modułu MS Dynamics NAV odpowiedzialnego za zarządzanie produkcją wraz z jej szczegółowym planowaniem, tak aby odpowiednio efektywnie zarządzać spływającymi zleceniami od klientów i optymalizować swoje moce produkcyjne. Zakres zarządzania produkcją został bardzo szczegółowo opracowany w rozwiązaniu Tectura, które jest zintegrowane z podstawowym systemem ERP.
Cała nasza działalność skupia się na jak najlepszej obsłudze klienta i wysoce konkurencyjnej ofercie. Chcąc zachować jakość naszych wyrobów, a także unowocześnić kanały komunikacji z klientami i informacji o statusie zleceń, jedynym sposobem było wdrożenie zintegrowanego systemu. Wszystkie te elementy spełnia Microsoft Dynamics NAV.
Adam Pawlak, Project Manager PTS „Plast-Box” S.A.
Portal B2B
Jednym z kluczowych wymogów Plast-Box względem rozwiązania była łatwość i wygoda integracji z zewnętrznymi systemami przez usługi webowe (tzw. web serwisy). Firma IT.integro przygotowała web serwisy w celu połączenia systemu Microsoft Dynamics NAV z portalem B2B oraz systemem działającym w ukraińskiej spółce – córce. Web serwisy są usługą umożliwiającą szybkie wyciągnięcie danych z systemu i ich prezentację poprzez połączenie internetowe, zapewniając przy tym bezpieczeństwo danych dzięki szyfrowaniu przesyłanych informacji. Od strony Microsoft Dynamics NAV podpięcie jakiejkolwiek zewnętrznej aplikacji jest tanie i szybkie. Cała procedura wykorzystująca web serwisy jest bowiem bardzo prosta.
Współpraca aplikacji na przykładzie portalu B2B (dla klientów) wygląda w ten sposób, że dane dotyczące złożonych już zamówień, wystawionych faktur, wysłanych dostaw są publikowane na portalu jako zawsze aktualne dzięki stałej integracji z bazą systemu Microsoft Dynamics NAV. Z drugiej strony klienci mają możliwość samodzielnego złożenia zamówienia poprzez wybranie zapasów przypisanych do tych klientów. Dodatkową funkcją portalu jest opcja składania reklamacji, gdzie można także załączyć zdjęcie dokumentujące rodzaj wady dostarczonych towarów. To bardzo mocno przyspiesza oraz upraszcza komunikację z klientami, którzy bardzo dużo informacji mogą czerpać samodzielnie z portalu, mając gwarancję iż zawsze są one aktualne, gdyż portal połączony jest z bazą systemu online.
Sprzedaż
W obszarze sprzedaży Microsoft Dynamics NAV umożliwił efektywne przyjmowanie i rejestrowanie zamówień na produkcję opakowań dla klientów, a także dla siostrzanej spółki z Ukrainy, a także potwierdzanie realizacji zamówień oraz wystawienie i przesłanie faktury. Każda realizowana dostawa jest zgodna ze specyfikacją. Z kolei dzięki ścisłej integracji systemu Microsoft Dynamics NAV z Outlookiem przesyłanie gotowych potwierdzeń zamówień dla klientów odbywa się z poziomu systemu.
W obszarze sprzedaży istotnie także usprawniono realizację zleceń od dużych sieciowych klientów, typu markety DIY. Wprowadzono z nimi wymianę danych bezpośrednio z ich systemami wykorzystując standard EDI. W ten sposób zamówienie tworzone przez kontrahenta jest od razu automatycznie eksportowane do systemu Microsoft Dynamics NAV, który je odpowiednio czyta i wypełnia nowe zamówienie wymagające już jedynie akceptacji ze strony Plast.-Box.
Nasz wcześniejszy partner często zapewniał, że niektórych wymagań nie da się zrealizować w systemie. Gdy zaczęliśmy pracować z IT.integro nagle okazało się, że stały się one możliwe. Bardzo pozytywnie postrzegamy tę współpracę. Osobiście polecałem IT.integro innym firmom.
Adam Pawlak, Project Manager PTS „Plast-Box” S.A.
Spółka wykorzystywała już w swojej działalności taki system do obsługi magazynu, ale fakt, iż obecne rozwiązanie stanowi zintegrowaną całość z obszarem sprzedaży, produkcji oraz zakupów bardzo mocno przyczynił się do zwiększenia efektywności działania magazynierów. Korzystają oni z terminali bezprzewodowych i posługują się w oznaczaniu produktów kodami kreskowymi, co istotnie usprawnia ich działania. Dzięki Microsoft Dynamics NAV zarówno dostawy do klientów jak i przesunięcia zapasów na produkcję odbywają się w znacznie szybszym czasie i z wyeliminowaniem wielu pomyłek ludzkich.
Zarządzanie produkcją
Produkcja plastikowych wiader oraz innych pojemników wymaga od dostawców zachowania jakości (szczególnie dla przemysłu spożywczego) oraz bardzo drobiazgowego planowania, aby maksymalnie wykorzystać posiadane zapasy oraz zminimalizować konieczność przezbrojeń przy tłoczeniu pojemników o innych formach.
Plast-Box musi brać w tym aspekcie pod uwagę także proces zdobienia wiader zgodnie z zamówieniem, co wymaga uwzględnienia w procesie produkcyjnym.
Wdrożony moduł do zarządzania produkcją pozwala na opisanie elementów niezbędnych do wykonania danego pojemnika (BOM – Bill of Materials), a także do uszeregowania czynności niezbędnych do jego wytworzenia w odpowiedni proces (marszruta). Wszystkie te elementy są brane pod uwagę przy planowaniu wykonania zleceń produkcyjnych na przyszłe okresy.
System w pełni zaspokaja potrzeby Plast-Box uwzględniając właśnie specyfikę wytwórcy opakowań plastikowych. Obsługuje tworzenie marszrut wraz z określeniem poziomu odpadów przy danym modelu opakowania i regranulacji. Moduł ten obsługuje także proces sprawdzania jakości. Dzięki odpowiednim oznaczeniom realizowane jest śledzenie partii materiałów użytych do produkcji, dzięki czemu można wychwycić partię o wadliwych parametrach.
Korzyści płynące z wdrożenia projektu, w tym przede wszystkim portalu B2B, zostały zauważone i docenione przez wszystkich naszych klientów, zaowocowało ich lepszą i szybszą obsługą, przekładając się tym samym na dalsze korzyści biznesowe po ich stronie.
Adam Pawlak, Project Manager PTS „Plast-Box” S.A.
Korzyści biznesowe wynikające z wdrożenia Dynamics NAV
Znaczne usprawnienie komunikacji z klientami poprzez szybkie i automatyczne potwierdzanie zamówień w formie maila, bieżący dostęp do danych dotyczących składanych zamówień w czasie rzeczywistym, generowanie wymaganych przez klientów statystyk i raportów bezpośrednio w systemie i udostępnianie ich na portalu, a także spełnienie wymogów sieci handlowych w zakresie EDI
Poprawę szybkości i efektywności realizacji zleceń produkcyjnych, optymalizację planowania produkcji
Poprawę efektywności działania pracowników
Optymalizację zakupu materiałów do produkcji i osiągnięcie oszczędności, dzięki wykorzystaniu właściwych algorytmów planowania MRP
Skrócenie okresu spływu należności dzięki elektronicznym fakturom
Szybsze przechodzenie między dokumentami i poszczególnymi procesami
Wprowadzenie elektronicznej wymiany danych w zakresie odbioru zamówień sprzedaży i wysyłki dla dużych sieci
Umożliwienie klientom dostępu do najważniejszych informacji w czasie rzeczywistym – zamówień i faktur sprzedaży, reklamacji, informacji o należnościach
Sprawna komunikacja między działami oraz spółką - córką
Przyspieszenie tworzenia skonsolidowanych raportów uwzględniających także dane z ukraińskiej spółki
Dalsze plany rozwoju systemu
PTS Plast-Box S.A. zastanawia się nad przejściem na nową wersję systemu z wykorzystaniem dotychczas utworzonych ról, ale także stworzeniem nowych pozwalających na włączenie do systemu osób dotychczas pracujących na zewnętrznych aplikacjach.