Cross Jeans

Wyzwania

Kluczowym wyzwaniem, jakie postawiła sobie firma Cross Jeans, była potrzeba integracji wszystkich rozwiązań wykorzystywanych do zarządzania kanałami B2B i B2C oraz stworzenie spójnej bazy danych dostępnej w systemie ERP, która pozwoliłaby na sprawną analitykę i raportowanie z wykorzystaniem wcześniej wdrożonych narzędzi Business Intelligence. Cross Jeans borykała się z brakiem spójności danych, problemami w komunikacji, co skutecznie utrudniało realizację procesów biznesowych.

– Zdecydowaliśmy się na wdrożenie Microsoft Dynamics NAV zintegrowanego z LS Retail, ponieważ dotychczasowy system ERP ograniczał rozwój firmy – działał wyłącznie lokalnie i nie był skalowalny – mówi Przemysław Madejski, Dyrektor Operacyjny, Cross Jeans – Poszukiwaliśmy rozwiązania globalnego – wspólnego dla wszystkich naszych zagranicznych oddziałów, które zapewniłoby dostęp do spójnej bazy danych oraz wiarygodną analitykę. By osiągnąć oczekiwany efekt, wdrożyliśmy MDMS – moduł do zarządzania danymi centralnymi, który umożliwia lepszy monitoring działań poszczególnych oddziałów oraz synchronizację i zarządzanie danymi – dodaje.

Kolejnym wyzwaniem, jakie stało przed firmą, było sprostanie oczekiwaniom klientów. Znaczący wpływ na rozwój sektora sprzedaży detalicznej w ostatnich latach mają nie tylko nowoczesne technologie i innowacje, ale przede wszystkim klienci, którzy ewoluują. Oczekują lepszej obsługi i większych możliwości.

Cross Jeans zdecydował rozszerzyć swoje działania sprzedażowe poprzez wprowadzenie programu lojalnościowego, szerokiego wachlarza dostępnych promocji i kart podarunkowych.

Wśród innych celów wdrożenia systemu Microsoft Dynamics NAV oraz LS Retail znalazły się między innymi:

• Zapewnienie możliwości pracy oraz sprzedaży w trybie offline, bez dostępu do Internetu;
• Integracja systemu ERP z platformą e-commerce, która obsługuje sprzedaż hurtową i detaliczną;
• Usprawnienie procesu zatowarowania sklepów;
• Integracja wcześniej wdrożonych narzędzi analitycznych Targit z systemem Dynamics NAV;
• Wdrożenie programów lojalnościowych i kart podarunkowych.

W 2017 roku zapadła decyzja o wdrożeniu systemu Microsoft Dynamics NAV i rozwiązań LS Retail w polskim oddziale. Partnerem wdrożeniowym została spółka IT.integro. Współpraca obu firm sięga 2013 roku, kiedy to IT.integro przeprowadziła wdrożenie w Cross Jeans narzędzi Business Intelligence – Targit, które pozwoliły usprawnić raportowanie pomiędzy oddziałami w Polsce, Niemczech i Turcji. Dodatkowo spółka wsparła niemieckiego partnera we wdrożeniu systemu Dynamics NAV w niemieckiej siedzibie.

Wdrożone rozwiązania

W firmie Cross Jeans wdrożono system Microsoft Dynamics NAV 2016 w obszarze Finanse, Zakupy, Sprzedaż,
Obsługa magazynów (wydania, przyjęcia magazynowe) oraz Bankowość elektroniczną.

System ERP Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV to najpopularniejszy system ERP z rodziny produktów Microsoft,  dedykowany firmom z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Obecnie korzysta z niego ponad 2 700 000 użytkowników ze 160 000 firm na całym świecie. Jest to rozwiązanie globalne – wielojęzyczne oraz wielowalutowe, dzięki czemu spełnia kluczowe wymagania Cross Jeans.

System ERP zapewnia pracownikom dostępu do spójnej bazy danych, wygodę użytkowania oraz nieograniczony przepływ informacji pomiędzy różnymi obszarami firmy. Microsoft Dynamics NAV, zintegrowany z LS Retail oraz Targit, gwarantuje pełne wykorzystanie potencjału firmy.

Ważnymi powodem wdrożenia Dynamics NAV była potrzeba integracji systemu ERP z platformą e-commerce, która obsługuje sprzedaż hurtową i detaliczną oraz automatyzacji procesów magazynowych.

Wdrożone rozwiązania pozwalają na szybką obsługę procesów magazynowych za pomocą czytników kodów kreskowych takich jak przyjęcia i wydania towaru, przesunięcia między magazynami, inwentaryzację czy sprawdzanie towaru. Dodatkowo w znaczącym stopniu ograniczają ilość błędów realizowanych przez pracowników, a także skracają czas potrzebny na wykonanie operacji.

Ponadto zintegrowano, wcześniej wdrożone, rozwiązanie Business Intelligence – Targit, moduł do zarządzania danymi centralnymi oraz system do zarządzania sklepami detalicznymi LS Retail.

– Projekt w Polsce był realizowany cztery lata po wdrożeniu systemów w Niemczech. Rozwiązania zostały tam dobrze przyjęte, dlatego zdecydowaliśmy się na jego roll-out do polskiego oddziału. Decydując się na wdrożenie systemów Microsoft Dynamics NAV oraz LS Retail, kierowaliśmy się międzynarodowym charakterem obu rozwiązań. Wielojęzyczne i wielowalutowe narzędzia pozwoliły naszej firmie korzystać z niego we wszystkich krajach, w których zlokalizowane są nasze sklepy – mówi Przemysław Madejski, Dyrektor Operacyjny, Cross Jeans. – Dodatkowo wybraliśmy rozwiązania, które nie będą ograniczać naszego rozwoju. Są skalowalne oraz dopasowane do naszych potrzeb. Istotnym powodem wyboru rozwiązań był szereg referencji z branży retail i fashion, co ostatecznie przekonało nas do wyboru Microsoft Dynamics NAV zintegrowanego z LS Retail – podsumowuje.

Praca offline

Potrzeba zapewnienia możliwości pracy oraz sprzedaży w trybie offline, bez dostępu do internetu, była jednym z ważniejszych wyzwań, jakie stały przed Cross Jeans.

– Do czasu wdrożenia systemów Dynamics NAV i LS Retail, Cross Jeans miał problemy z realizacją sprzedaży w momentach, gdy dochodziło do nieprzewidzianych przerw w połączeniu między centralą a sklepem – mówi Jakub Abram, Kierownik projektu wdrożeniowego, IT.integro – Aby zabezpieczyć się przed takimi sytuacjami, dbano o redundancję zasobów, zapewniając internetowe łącze zapasowe oraz dostęp działu wsparcia w godzinach wieczornych. Dzięki obecnym rozwiązaniom, sklepy Cross Jeans mogą realizować sprzedaż zarówno w trybie online, jak i offline – podsumowuje.

Zarządzanie promocjami

Istotnym wyzwaniem, które stało przed Cross Jeans, była potrzeba wdrożenia modułu promocyjnego, który pozwoliłby na prowadzenie różnego typu akcji promocyjnych w sklepach marki oraz zarządzanie nimi z poziomu centrali.

– W branży retail cykl życia produktu ma szczególne znaczenie i przekłada się na realizowane przez nas działania promocyjne. Ceny oraz następujące po sobie promocje cenowe wiążą się z poszczególnymi etapami rozwoju produktu – od wprowadzenia na rynek, poprzez wzrost, dojrzałość, aż po schyłek – kiedy to prowadzone są największe promocje – mówi Przemysław Madejski. – LS Retail pozwala nam wykorzystywać kilkadziesiąt wariantów promocji, co w znaczącym stopniu podnosi naszą konkurencyjność i atrakcyjność w oczach klientów – podsumowuje.

LS Retail oferuje wiele promocji cenowych, które opierają się na różnych technikach obniżających ceny jak „wybrany asortyment w cenie 99,90 zł”, happy hour, czy pakietach „3 w cenie 2”, „druga rzecz tańsza o 50%”.

Narzędzia LS Retail obsługują różne typy ofert specjalnych i promocji, w tym sprzedaż zestawów, rabaty oraz oferty typu multibuy i mix & match. Rozwiązanie generuje odpowiednie oferty, które są zgodne z ustawieniami zdefiniowanymi dla takich parametrów jak ilości, nabywcy, grupy lojalnościowe, środki płatnicze, kupony lub kwoty transakcji. LS Retail obsługuje wiele kombinacji parametrów, a dla każdego typu zapasu można zdefiniować wiele aktywnych promocji.

Replenishment – automatyczne uzupełnienie zapasów

W firmie Cross Jeans wdrożono narzędzia pozwalające na efektywne zarządzanie planem zakupów i dystrybucji produktów. Pozwalają one planować procesy zakupowe, alokować produkty w poszczególnych sklepach oraz dbać o zachowanie odpowiedniego poziomu zapasów dostępnych w magazynie.

– Do tej pory uzupełnianie asortymentu w każdym sklepie wiązało się z wielogodzinną pracą oraz analizą plików Excel. LS Retail pozwolił na automatyczne zatowarowanie sklepów. System, na bazie analiz obecnych stanów magazynowych, oblicza zapotrzebowanie, a następnie generuje dokumenty zlecające wykonanie odpowiednich ruchów towarowych – wyjaśnia Jakub Abram.

Funkcja automatycznego uzupełniania procesów (ang. replenishment) pozwala uprościć proces planowania i dystrybucji, obniżając jednocześnie koszty magazynowania oraz zapewniając wyższy poziom dostępności produktów w magazynach i sklepach. System obsługuje różne metody prognozowania tak, by uchwycić kluczowe trendy, bazując na historii sprzedaży. Pozwala również wyznaczyć optymalny poziom zapasów.

Wdrożenie programów lojalnościowych

Cross Jeans wdrożył dwa programy lojalnościowe – dla pracowników Cross Jeans oraz dla klientów. Jest to niezwykle istotna funkcjonalność, jaką oferuje system LS Retail.

Według badań rynku, aż 80% polskich konsumentów korzysta z różnego typu programów motywacyjnych, a tendencja ta stale się rozwija. Uczestnicy programu, od momentu rejestracji, korzystają z wielu zalet, a podczas zakupów gromadzą punkty, które umożliwiają im nabycie towarów na promocyjnych zasadach.

Prowadzenie programu lojalnościowego wśród klientów pozwala podnieść efektywność prowadzonych kampanii marketingowych dzięki zbieranym informacjom. Umożliwiają one zapoznanie się z gustami i oczekiwaniami klienta. Jego zwyczajami zakupowymi oraz preferencjami. Dzięki tego typu informacjom można zoptymalizować prowadzone działania marketingowe i segmentować klientów według zachowań, zainteresowań, historii zakupów oraz wysyłać im personalizowane oferty i promocje.

Obsługa reklamacji

Funkcjonalność Zarządzanie reklamacjami jest dostępna bezpośrednio w systemie, dzięki czemu pracownicy sklepów, przyjmując reklamację, wypełniają formularz w systemie, co w znaczącym stopniu usprawnia proces.

Wszystkie zgłoszenia przekazywane są do Centralnej ewidencji reklamacji, co pozwala na wykonywanie szczegółowych raportów oraz wyciąganie wniosków i wprowadzanie zmian, które w przyszłości zaowocują mniejszą liczbą zgłoszonych reklamacji.

Dodatkowe rozwiązania

Wśród dodatkowych rozwiązań, które zostały wdrożone wraz z systemem LS Retail, znalazły się:

• Rejestracja liczby wejść w sklepach stacjonarnych, możliwa dzięki integracji z zewnętrznym systemem mierzącym liczbę wejść do sklepu.
• Pozyskiwane w ten sposób dane umożliwiają prowadzenie analiz oraz wyliczanie współczynnika konwersji dla każdego sklepu w systemie Dynamics NAV;
• Ewidencja wydatków na poziomie poszczególnych sklepów;
• Integracja systemu POS z terminalami płatniczymi, która przyśpiesza proces sprzedaży oraz eliminuje ewentualne błędy kasjerów w postaci nieprawidłowo wpisanych kwot lub metody płatności;
• Integracja systemu z firmami kurierskimi w obszarze wysyłek realizowanych z centrali, jak i sklepów sieci.

Bankowość Elektroniczna

W Cross Jeans wdrożono moduł Bankowości elektronicznej, który jest elementem Polskiej funkcjonalności. Umożliwia on usprawnić procesy związane z obsługą operacji bankowych jak eksport przelewów, import wyciągów. Wpływa także na szybkość operacji księgowych oraz poprawia jakość realizowanych działań.

Wdrożenie systemu Dynamics NAV oraz dodatkowych rozwiązań wiązało się z ogromną zmianą logistyczną (zakup nowego sprzętu IT), ale również organizacyjną pracowników.

– Wcześniej każdy dział pracował na swoich plikach Excel. Ważne informacje przekazywano w trakcie spotkań. Brakowało wspólnej bazy, w której znajdowałyby się wszystkie istotne dane takie jak terminy dostaw, aktualne promocje i ceny – mówi Przemysław Madejski. – Wdrożenie systemu ERP oraz integracja z innymi rozwiązaniami biznesowymi, pozwoliło poprawić komunikację między pracownikami, zapewniając dostęp do wiedzy na temat wszystkich procesów zachodzących w organizacji – podsumowuje.

Targit

Rozwiązanie Targit zostało wdrożone w Cross Jeans w 2013 roku, kiedy raportowanie było jednym z podstawowych problemów firmy. Wówczas analityk prócz poprawiania danych źródłowych, które znajdowały się w systemie Asseco WF-Mag oraz arkuszach Excel, miał za zadanie opracowywać raporty potrzebne innym pracownikom w organizacji.

– Przed wdrożeniem Targita na przygotowanie raportu przez analityka czekaliśmy zwykle kilka godzin, a czasem nawet cały dzień. Dodatkowo, szczególnie w przypadku zupełnie nowych raportów, osoby zamawiające analizę same do końca nie wiedziały, czego chcą. W Targicie możliwości eksperymentowania z rezultatami analiz są nieograniczone. Wynika to z faktu, że ich przygotowaniem nie zajmuje się już analityk, ale wszyscy użytkownicy narzędzia – mówi Przemysław Madejski.

Integracja wcześniej wdrożonych narzędzi analitycznych z systemem Dynamics NAV stało się kolejnym celem do realizacji. Obecnie Targit jest w pełni kompatybilny z systemem ERP, umożliwiając samodzielne tworzenie analiz, raportów z różnego typu źródeł oraz pulpitów menedżerskich.

Targit pozwala na proste, samodzielne tworzenie analiz oraz raportów bazujących na danych z różnego typu źródeł. To kompleksowe narzędzie dostarczające informacje, które pozwalają na szczegółową analizę procesów i usprawniające podejmowanie efektywnych decyzji biznesowych. Rozwiązanie wspiera prace analityczne, kontrolingowe, prognozowanie wyników oraz zarządzanie ryzykiem.

– Rozwiązanie Business Intelligence umożliwia prowadzenie szczegółowych analiz z obszaru sprzedaży detalicznej – mówi Jakub Abram – Badanie zachowań konsumentów, rentowności promocji czy ruchu klientów w sklepach stacjonarnych pozwala lepiej poznać grupę docelową. Wykorzystanie pozyskanych danych wpływa na realizację efektywniejszych działań sprzedażowych, tworzenie spersonalizowanych treści marketingowych oraz lepsze dopasowanie produktów do oczekiwań klientów – podsumowuje.

Dodatkowo rozwiązanie pozwala tworzyć szczegółowe raporty jak Daily Sales, przedstawiające szczegółowe informacje na temat wyników sprzedaży z poprzedniego dnia, które są automatycznie generowane i przesyłane do centrali.

Kolejnym kompleksowym raportem jest Profitability, który prezentuje wyniki sprzedaży względem kosztów. Do danych sprzedażowych dodane są takie koszty jak czynsz i płace, które rejestrowane są według sklepów i przedstawicieli handlowych. Ta forma raportu pozwala na analizę zysku netto.