Instalcompact
Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV
Firma Instalcompact* wywodzi się ze środowisk naukowo-badawczych. Powstałe tam projekty zestawów hydroforowych z czasem osiągnęły komercyjny sukces. Naukowcy stanowili zawsze istotną część kadry firmy. To umożliwiało wytwarzanie nowatorskich produktów, ale uwidaczniało się też w dobrym zarządzaniu. Takie podejście zapewniło przewagę konkurencyjną. Z czasem Instalcompact stał się liderem w sprzedaży zestawów hydroforowych i pompowni przeciwpożarowych. Teraz celem jest osiągnięcie tej samej pozycji w pozostałych obszarach, w których działa firma.
Instalcompact już przed wdrożeniem był wysoce zinformatyzowany. To wpływało na świadomość potrzeby wdrożenia systemu zintegrowanego. Kierownictwo nie patrzyło na system, jako na niepotrzebny wydatek – mówi szef projektu ze strony IT.integro, Bartłomiej Charęziński.
Kluczowym elementem dla firmy jest produkcja. Każde z produkowanych urządzeń, czy wręcz całych systemów jest bowiem projektowane indywidualnie pod potrzeby klienta. Są to duże, kosztowne inwestycje. Klientami są więc wyłącznie inne podmioty gospodarcze lub instytucje publiczne.
Szybki rozwój doprowadził do sytuacji, w jakiej stoi każde rosnące przedsiębiorstwo. Większa organizacja wymaga większej formalizacji działań. Lepszy musi też być przepływ informacji, bo w dużej strukturze jest on trudniejszy. Dawały się również we znaki skutki posiadania kilku programów w różnych działach.
Najbardziej odpowiadającym wymaganiom Instalcompact okazał się system Microsoft Dynamics NAV. Jako partnera wdrożeniowego kierownictwo wybrało firmę IT.integro.
„Moim zdaniem wśród dużych firm bardzo popularny jest SAP bo wszystko daje się w nim zrobić. Nie ma problemów z jego rozbudową. Podobnie rzecz się ma z Microsoft Dynamics NAV na poziomie średnich firm, do których należymy. System jest elastyczny, przez co możemy go dowolnie rozwijać.”
Wioletta Firkowska
Manager Business Intelligence
Wyzwanie
Mimo iż Instalcompact zawsze stał wysoko informatycznie, niektórych problemów nie dawało się już rozwiązać przy użyciu dotychczasowych narzędzi. Określone działy (jak księgowość, magazyn, sprzedaż) pracowały na swoich systemach, które sprawdzały się w firmie. Barierą do dalszego rozwoju stał się jednak brak możliwości ich pełnej integracji. Powielała się praca, bo często te same dane musiały być wprowadzane przez różne działy do rożnych programów. To z kolei zwiększało ryzyko niespójności informacji.
Zwiększała się liczba osób, które pracowały z dala od centrali. Rosła więc dodatkowa trudność. Centrala gromadziła różne dane i później eksportowała je do biur terenowych w plikach Access. Bez stałego dostępu do systemu, dane w obie strony przepływały zawsze z pewnym opóźnieniem. Wiele z nich musiało być też później wprowadzanych ręcznie, a firma nie dysponowała najbardziej aktualną informacją.
Firmie brakowało również dobrego narzędzia do raportowania.
Wdrożenie Microsoft Dynamics NAV miało obejmować dwa osobne podmioty gospodarcze. Firmy miały osobne księgowości i magazyny. Osobno również gromadziły informacje o klientach. Wymogiem było, aby używany wspólnie system zachowywał odrębność podmiotów. Oczekiwano jednocześnie, że system umożliwi wzajemny dostęp, czy harmonizację danych. Chodziło tu jednak tylko o niektóre informacje jak np. te o klientach. To mogłoby bardzo ułatwić pracę obu podmiotom, utrzymując ich odrębność.
Zarząd firmy Instalcompact chciał również w pełni wykorzystać potencjał i wysokie kompetencje swojego wewnętrznego działu IT. Firma zdawała sobie również sprawę, że jej wymagania są bardzo specyficzne, dlatego szefostwo doszło do wniosku, że najlepszym rozwiązaniem byłoby wybrać taki system, który byłby elastyczny i pozwalał na własne tworzenie modyfikacji przez dział IT.
Rozwiązanie
Poszukiwano rozwiązania dla firm średniej wielkości (m. in. iScala, CDN XL, Exact). Wybór padł na Microsoft Dynamics NAV. Elastyczność oraz dopasowanie do potrzeb firmy były głównymi czynnikami, które zadecydowały o takiej decyzji. Według Wioletty Firkowskiej, szefa IT firmy Instalcompact: wśród dużych firm bardzo popularny jest SAP bo wszystko daje się w nim zrobić. Nie ma problemów z jego rozbudową. Podobnie rzecz się ma z Microsoft Dynamics NAV na poziomie średnich firm, do których należymy. System jest elastyczny, przez co możemy go dowolnie rozwijać.
Na partnera wdrożeniowego została wybrana firma IT.integro. Aby umożliwić działowi IT zdobycie kompetencji w Microsoft Dynamics NAV wypracowała szczególny model wdrożenia. Chodziło o to aby dział IT wziął udział w pracach na wszystkich etapach wdrożenia, szkoląc się w ten sposób. Przyniosło to spodziewany efekt. Klient szybko zyskał kompetencje wystarczające, aby samodzielnie rozwijać system.
Forma wdrożenia, gdzie partner uczestniczy w implementacji tylko do pewnego momentu, jest rzadko spotykana. Nie mniej bardzo sprawdziła się w Instalcompact. To naturalne, że pracownicy firmy znają i rozumieją wewnętrzne procesy lepiej niż partner wdrożeniowy, który patrzy na nie z zewnątrz.
Wśród elementów wdrożonych przez IT.integro na uwagę zwraca moduł integracji. Chodzi o możliwość zbliżenia obu firm w systemie. Umożliwia np. powiązanie ze sobą odrębnych księgowości. W ten sposób faktura wprowadzona w jednej firmie, jest widoczna dla drugiej. Firmy mają też wspólny CRM. Każdy podmiot, z którym jedna bądź druga podejmie współpracę, jest osobno identyfikowany w systemie. To powoduje, że wprowadzane dane nie powielają się. Z drugiej strony łatwo z systemu wydobyć wszystkie informacje o kontrahentach, jakimi dysponują obie firmy.
IT.integro stworzyło również ustawienia, które ułatwiły nie tylko przepływ danych ale współpracę pomiędzy firmami. Jak wspomniano jedna produkuje urządzenia, a druga je serwisuje. System wymusza od producenta wprowadzanie danych z myślą o późniejszej pracy serwisanta. To bardzo ułatwia pracę im obu.
Firmy zachowały mimo to odrębność w księgowości, prowadzą osobną gospodarkę magazynową. Koszty wdrożenia zostały podzielone proporcjonalnie do ilości użytkowników. Rozdzielone jest również wsparcie w ramach systemu. Udało się więc rozwiązać kwestie płatności za system.
Zmiany zaszły również w logistyce. Dzięki nim możliwe jest określenie na jakiej podstawie system powinien wyliczać zapotrzebowania magazynowe. Wymaga to uzupełnienia danych takich jak np. przewidywany czas oczekiwania na zapas lub jego minimalny stan magazynowy. W ten sposób system sam sugeruje moment, kiedy poziom zapasów jest niski. Podpowiada, że trzeba zakupić odpowiednią ilość towaru i wskazuje domyślnego dostawcę. To miało wpływ na szybki zwrot z inwestycji w Microsoft Dynamics NAV.
Ważne zmiany dla firmy wprowadzono w produkcji, która stanowi podstawę działalności Instalcompact. IT.integro wykonało pierwszą część prac związaną z jej uporządkowaniem. Wprowadzono BOM-y produkcyjne. To one wytyczają cały proces produkcyjny – pozwalają ją zaplanować, kontrolować i cały czas panować nad kosztami. Umożliwiają też gromadzenie wszystkich dokumentów związanych z produkcją w jednym miejscu.
IT.integro wdrożyło więc system we wszystkich najważniejszych obszarach, szkoląc w tym samym czasie dział IT. Po nabraniu wystarczających kompetencji, ciężar dalszego rozwoju i dopasowywania systemu do wewnętrznych wymagań spadł w całości na klienta.
Tak ten proces ocenia W. Firkowska:
Mamy wyjątkową działalność, w której pewne procesy (zwłaszcza jeśli chodzi o produkcję) są bardzo skomplikowane. Wyszliśmy więc z założenia, że prościej i taniej dla nas będzie przeszkolić swoich informatyków, niż zlecać rozwiązywanie tych problemów partnerowi. W wielu obszarach tym co otrzymaliśmy od IT.integro, to nie koniecznie rozwiązanie bolących problemów, ale wiedza o tym jak te problemy rozwiązywać samemu. Natomiast tak elastyczne narzędzie jakim jest Microsoft Dynamics NAV umożliwia nam łatwe modyfikacje systemu pod kątem naszych potrzeb.
Dział IT firmy dokonał m. in. rozbudowy funkcjonalności produkcyjnych. Instalcompact występuje bowiem często jako generalny wykonawca robót. Nie tylko dostarcza urządzenie produkowane przez siebie, ale musi koordynować prace podwykonawców związane z jego instalacją (np. budowa dróg dojazdowych). Na pewnym etapie wdrożenia okazało się, że produkcja w firmie jest na tyle zaawansowana, że nie da się jej zmieścić w systemie w tak prosty sposób, jak wcześniej zakładaliśmy. Nie mniej dzięki temu, że nasi informatycy byli bardzo dobrze przeszkoleni, sami stworzyliśmy dodatkowe funkcjonalności w Microsoft Dynamics NAV, które uporządkowały ten kluczowy dla nas element działalności, mówi W. Firkowska.
Wewnętrzny dział IT opracował później m. in. całe raportowanie do systemu, harmonogramowanie produkcji czy naliczanie premii w ramach NAV.
„Wdrożenie wymusiło wiele zmian w firmie, które dały początek rozwojowi. System po prostu otwarł przed nami nowe drogi. Drogi jakimi nie poszlibyśmy, nie dysponując informacją, jaka teraz jest tak łatwo dostępna.”
Krzysztof Hałupka
Dyrektor ds. rozwoju
Korzyści
Najważniejszą korzyścią z wdrożenia, na jaką zwraca uwagę szefostwo Instalcompact jest wysoka jakość informacji. Jak mówi prezes Zbigniew Hałupka: Microsoft Dynamics NAV bardzo zmienił naszą firmę i wprowadził nas na nowy standard pracy. System daje nam nieograniczone możliwości rozwoju. Bez wiedzy o firmie, jak i o naszym otoczeniu rynkowym, jaka teraz jest tak łatwo dostępna, nie byłby możliwy tak szybki wzrost jaki osiągamy. Bez tych informacji wiele decyzji byłoby innych. Chodzi o strategiczne kierunki dla rozwoju firmy. Mam poczucie, że tak naprawdę dopiero zaczynamy w pełni widzieć ile system może nam jeszcze dać. Wdrożenie wymusiło wiele zmian w firmie, które dały początek rozwojowi. System po prostu otwarł przed nami nowe drogi. Drogi jakimi nie poszlibyśmy nie dysponując informacją, jaka teraz jest tak łatwo dostępna.
Podobne zdanie ma W. Firkowska: Od wdrożenia minęło już trochę czasu, więc wysoki standard jaki wprowadził system, stał się dla nas w pewnym sensie normą. Widać to m.in. po wysokiej jakości informacji jaką od wdrożenia dysponujemy. Ogromną zaletą rozwiązania zintegrowanego jakim jest Microsoft Dynamics NAV jest fakt, że wszystkie informacje pochodzą z jednego źródła. Wszystkie dane są też przez cały czas dostępne online, dla naszych biur w różnych częściach Polski oraz serwisantów pracujących w terenie. Mogą więc oni nie tylko pobierać potrzebne informacje, ale również je na bieżąco aktualizować. Kiedyś ta wymiana danych z między centralą a innymi lokalizacjami była opóźniona. Szybki przepływ informacji oraz jej przetwarzanie w systemie umożliwia łatwe prognozowanie. To ma znaczący wpływ na naszą produkcję, która dzięki informacjom z działu sprzedaży jest bardzo wcześnie informowana o tym, co będzie wytwarzane w następnych okresach.
O zadowoleniu z rozwiązania najlepiej świadczy fakt, że firma przymierza się do upgrade’u. Od wdrożenia minęło już trzy lata, w trakcie których firma bardzo wzrosła. Teoretycznie więc mogłaby zacząć się rozglądać za nowym rozwiązaniem. Jednak jak mówi W. Firkowska: system jest przez cały czas rozbudowywany, firma przez cały czas rośnie, a do tej pory nie trafiliśmy na bariery w rozwijaniu go. Nie napotkaliśmy jak dotąd na nic, co było nam potrzebne, a czego w systemie nie moglibyśmy stworzyć.
Przed wdrożeniem trudnością były niespójności pomiędzy centralną bazą, a tym co rzeczywiście znajdowało się na magazynie. Teraz wszystkie dane pomiędzy różnymi oddziałami firmy są wprowadzane z udziałem tylko jednej osoby. Jeżeli nawet zdarzy się, że ktoś coś źle wprowadzi, bez trudu można odszukać w systemie, kto to zrobił. Wcześniej taka kontrola była niemożliwa.
Bardzo udanym okazał się pomysł przeszkolenia własnych pracowników w zakresie rozwoju Microsoft Dynamics NAV. Jak mówi W. Firkowska: Szkolenia z Microsoft Dynamics NAV jakie zapewniło nam IT.integro były na tak wysokim poziomie, że teraz trudno nam znaleźć firmę szkoleniową, która byłaby w stanie pokazać w systemie cokolwiek nowego, czego nie nauczyło nas wcześniej IT.integro. Cenię w tym zakresie szczególnie pana Bartka Charęzińskiego, kierownika projektu ze strony IT.integro. W okresie kiedy uczyliśmy się systemu, bardzo często i chętnie pomagał gdy tylko mieliśmy jakieś pytania. Był bardzo uczynny. Teraz jeśli chodzi o obsługę i rozwój systemu wszystko robimy sami. Dlatego pewnie nie jesteśmy dla IT.integro dobrym klientem, dodaje ze śmiechem pani Wioletta.
Instalcompact docenia także w wysoką jakość pracy, którą system niejako wymusza. Procesy są określone i system wymusza od pracowników pracę wg. tych zdefiniowanych reguł. Jak mówi W. Firkowska: wszystko odbywa się w systemie, więc nie można tak po prostu czegoś obejść. Tu wszystko musi być zrobione dobrze. W naszej firmie procesy zawsze stały na bardzo dobrym poziomie, ale teraz one po prostu nie mogą być wykonywane źle. System na to nie pozwoli. Dla nas to wielki walor. Od wdrożenia minęło już trochę czasu, więc wysoki standard jaki wprowadził system, stał się dla nas w pewnym sensie normą.
Tak więc wdrożenie Microsoft Dynamics NAV w firmie Instalcompact przesunęło ją o poziom wyżej. Była to ewolucja, w trakcie której firma stopniowo przystosowywała się do zmian jakie wniósł system. Tak ten proces podsumowuje przez Z. Hałupka
Wdrożenie Microsoft Dynamics NAV było dla nas skokiem rozwojowym. I trzeba przyznać, że krótko po wdrożeniu uwidoczniło się, że wiele osób nie dorosło do takiego skoku. Nie sądziliśmy, że zmiany będą aż tak głębokie. Wiele nowych procesów w firmie zostało uruchomionych tylko ze względu na system. Trudno się dziwić, że nie wszystkim się to podobało. Z perspektywy czasu jednak mogę powiedzieć, że im bardziej dostrzegaliśmy zalety rozwiązania, tym bardziej ten opór malał. Ludzie z czasem przekonali się do systemu. Teraz widzimy jak wiele nam dał. Jego udane wdrożenie przez IT.integro przesunęło firmę na zupełnie inny poziom. Na zwrot z inwestycji musieliśmy trochę czekać. Z czasem zyski wzrosły jednak bardzo i nie mam wątpliwości, że ten wzrost zawdzięczamy również systemowi.
Jakie główne problemy rozwiązało wdrożenie
Microsoft Dynamics NAV w firmie Instalcompact?
1.
Dwie firmy – jeden system
Z sukcesem wdrożyliśmy system Microsoft Dynamics NAV, który jest wspólnie używany przez dwie firmy. Pierwsza jest producentem urządzeń, druga ich serwisantem. Firmy potrzebowały nawzajem swoich danych. Chodziło o usprawnienie działania. Jego przykładem może być zintegrowanie danych jakie wcześniej obie firmy gromadziły o klientach, czy produkowanych i serwisowanych urządzeniach. Microsoft Dynamics NAV umożliwił przepływ z góry określonych danych. Co ważne obie firmy prowadzą osobną księgowość i posiadają osobne magazyny. Koszty wdrożenia również zostały podzielone proporcjonalnie do ilości użytkowników systemu w każdej firmie. W ten sposób mocno powiązane ze sobą firmy pracują w jednym systemie, ale zachowują odrębność określonych danych. Jak mówi szef IT jednej z nich: kiedyś naszą bolączką było powielanie się pracy, którą można było wykonać tylko raz. Każda faktura wprowadzana przez księgowość jednej firmy musiała być przepisywana przez drugą. Obie miały osobne bazy danych. Obecnie firmy nadal mają swoją księgowość. Nie mniej to że np. faktura wprowadzona przez jedną firmę jest widoczna również dla drugiej jest dla obu ogromnym ułatwieniem.
2.
Uproszczona identyfikacja klienta
Modyfikacja stworzona dla dwóch niezależnych od siebie firm, które korzystają razem z jednego systemu Dynamics NAV. Bardzo ważne było dla nich wspólne zarządzanie relacjami z klientami. Jak mówi szef IT jednej z nich: dużą trudnością były dla nas kiedyś rozproszone informacje o klientach i dostawcach. Obie firmy współpracują w większości z tymi samymi podmiotami, a mają osobne księgowości i miały osobne CRMy. Zarówno księgowości jak i CRMy były więc miejscami gdzie zbierano niezależnie od siebie informacje o tych samych klientach. Traciliśmy dużo czasu, bo pracownicy różnych działów gromadzili często te same dane niezależnie od siebie. Czasochłonne było też zbieranie ujednoliconej informacji o kliencie – bo zawsze trzeba było ich szukać w wielu miejscach. Dzięki integracji odpowiednich danych wszystko zostało uporządkowane. Teraz każdy podmiot, z którym współpracujemy jest osobno identyfikowany w systemie. System przyporządkowuje do niego wszystkie informacje, które go dotyczą. Łatwo wydobyć całą wiedzę jaką o nim dysponujemy, więc też łatwiej go kontrolować gdy jest kłopotliwy (więcej o tym: Kontrola klientów zalegających z płatnościami). Oszczędzamy mnóstwo czasu naszych pracowników.
3.
Kontrola klientów zalegających z płatnościami
Często spotykanym problemem polskich przedsiębiorstw są zalegający z płatnościami klienci. Tak też było w wypadku firmy projektowo-produkcyjnej, dla której wdrażaliśmy system Microsoft Dynamics NAV. Rozwiązaniem jakie opracowaliśmy wspólnie z naszym klientem było m. in. zablokowanie usług serwisowych dla kłopotliwych klientów. Oto co o rozwiązaniu mówi szef IT naszego klienta: nasza firma zajmuje się produkcją urządzeń, a współpracujący z nami podmiot ich rozruchem i serwisem. Zawsze dokonywaliśmy uruchomienia danego urządzenia u klienta dopiero w momencie, kiedy ten uregulował płatność za jego produkcję. Wcześniej jednak, kiedy wszystkie dane o klientach były w różnych miejscach w obu firmach, ustalenie stanu należności było skomplikowane. Obie mają bowiem osobne księgowości, więc jakiekolwiek wątpliwości wymagały telefonów w obie strony. W Microsoft Dynamics NAV gdzie wszystkie dane są dostępne w jednym miejscu system sam blokuje wykonanie kolejnego etapu projektu w razie nieuregulowania należności. Jedyną osobą, która może w indywidualnym przypadku zdecydować o uruchomieniu mimo zalegania z płatnościami jest prezes. Tylko on ma w systemie wystarczające uprawnienia. Podobne blokady działają w wielu innych obszarach i bardzo skracają czas naszej pracy.
4.
Producent-serwisant – uproszczenie relacji
Rozwiązanie zastosowane w komunikacji między firmą produkcyjną, a firmą uruchamiającą i serwisującą jej urządzenia. Producent i serwisant potrzebują nieco innych danych o tym samym urządzeniu. Przed wdrożeniem Microsoft Dynamics NAV, producent wprowadzał dane, których sam potrzebował, a później kopiował je do serwisanta. Efekt? Serwisant musiał sam wyszukiwać dodatkowych informacji, których potrzebował, a z drugiej strony dostawał wiele danych niepotrzebnych mu do pracy. Zaproponowaliśmy rozwiązanie, w którym system wymusza, aby producent uzupełniał dane, których potrzebuje serwisant. Podczas przenoszenia ich do serwisanta, dane są filtrowane, tak aby trafiło do niego tylko to co niezbędne. To ułatwia pracę. Informacja jest teraz pełna, a zarazem dużo krótsza.
„Microsoft Dynamics NAV bardzo zmienił naszą firmę i wprowadził nas na nowy standard pracy. System daje nam nieograniczone możliwości rozwoju. Bez wiedzy o firmie, jak i o naszym otoczeniu rynkowym, jaka teraz jest tak łatwo dostępna, nie byłby możliwy tak szybki wzrost jaki osiągamy.”
Zbigniew Hałupka
Prezes zarządu
5.
Uporządkowanie produkcji
Kluczowym obszarem działalności jednego z naszych klientów, była produkcja zaawansowanych technologicznie urządzeń, z których każde było indywidualnie projektowane. Nie ma się zatem co dziwić, że również funkcjonalności związane z produkcją w Microsoft Dynamics NAV były dla niej najważniejsze i najbardziej pchnęły ją do przodu. Wcześniej proces produkcji był dużo mniej zorganizowany, a dokumenty z nim związane gorzej segregowane i przez to trudniej dostępne. Dodane przez nas funkcjonalności związane z produkcją rozwiązały te trudności. Każde produkowane urządzenie ma swój BOM produkcyjny. Jest on przygotowywany przez kierownika projektu i określa cały proces produkcji, tyczy harmonogram oraz wskazuje potrzebne materiały. To umożliwia gromadzenie wszystkich danych związanych z projektem w jednym miejscu, ale także stałą kontrolę kosztów, czy terminów realizacji. Korzystając z danych o harmonogramie i potrzebnych zasobach, system sam kalkuluje odpowiedni moment na złożenie zamówienia zakupu potrzebnego do produkcji zasobu (więcej o tym: Planowanie zapotrzebowania magazynowego). Firma ma również możliwość tworzenia pewnych wzorcowych BOMów. W ten sposób rozpoczynając nowy projekt, jego kierownik może skopiować wiele domyślnych ustawień i zmodyfikować je tylko pod kątem indywidualnych wymagań. Nowe rozwiązania produkcyjne polepszyły organizację tego kluczowego dla firmy działu, co pociągnęło za sobą również duże oszczędności.
6.
Reklamacje
Trudnością z jaką borykał się nasz klient, firma projektowo-produkcyjna było kwalifikowanie zgłoszeń do reklamacji. Dlatego w związku z wdrożeniem systemu Microsoft Dynamics NAV wprowadziliśmy u naszego klienta zupełnie nowy proces z tym związany. Jak mówi szef IT firmy: przed wdrożeniem systemu mieliśmy problem w ocenie czy dane zgłoszenie można potraktować jako reklamację i często zastanawialiśmy się jak je zakwalifikować. Nieuzasadnione wykonanie reklamacji to bowiem niepotrzebne koszty. W systemie Microsoft Dynamics NAV zostało to ubrane w proces, zupełnie nowy, jakiego wcześniej nie było w naszej firmie. Dzięki temu wszystko jest już teraz uporządkowane, a firma nie naraża się na nieuzasadnione koszty.
7.
Planowanie zapotrzebowania magazynowego
Nową funkcjonalność magazynową przygotowaliśmy dla firmy projektowo-produkcyjnej. Dzięki niej możliwe jest określenie na jakiej podstawie system powinien wyliczać zapotrzebowanie magazynowe. Wymaga to uzupełnienia danych określających np. przewidywany czas oczekiwania na zapas lub jego minimalny stan magazynowy. W ten sposób system sam sugeruje moment, kiedy poziom zapasów jest tak niski, że trzeba zakupić odpowiednią ilość towaru od danego dostawcy. Wpłynęło to na obniżenie kosztów, a więc również na zwrot z całej inwestycji, jaką było wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV.
8.
Magazyny serwisantów
Dla naszego klienta, firmy zajmującej się serwisem urządzeń stworzyliśmy funkcjonalność umożliwiającą wszystkim serwisantom osobne rozliczanie się z wykorzystanych części. System umożliwia tworzenie ‘wirtualnych magazynów’ dla każdego z nich. Dzięki temu mają oni możliwość rezerwacji zapasów, które będą im potrzebne do pracy. Dodatkowo serwisanci mogą wprowadzać do systemu faktury zakupu na magazyn. Ponieważ często osoby te nie mają wszystkich informacji potrzebnych do prawidłowego zaksięgowania danej faktury, stworzyliśmy pewne ułatwienie. Serwisant wprowadza ogólne dane do systemu, które są później uzupełniane przez odpowiednie osoby. Wtedy następuje księgowanie faktur. Korzyść? Dużo lepsze rozliczanie serwisantów, którzy nie mogą już zabrać czegoś z magazynu, nie rozliczając tego.
„Ogromną zaletą rozwiązania zintegrowanego jakim jest Microsoft Dynamics NAV jest fakt, że wszystkie informacje pochodzą z jednego źródła. Wszystkie dane są też przez cały czas dostępne online, dla naszych biur w różnych częściach Polski oraz serwisantów pracujących w terenie. Mogą więc oni nie tylko pobierać potrzebne informacje, ale również je na bieżąco aktualizować.”
Wioletta Firkowska
Manager Business Intelligence
9.
Wymiana danych z oddziałami i pracownikami terenowymi
Sporym problemem dla naszego klienta, firmy projektowo-produkcyjnej, była kwestia dostępu do aktualnych danych dla ludzi pracujących w poza gł. siedzibą. Jak mówi jej szef IT: kiedyś naszą wielką bolączką była potrzeba replikacji danych pomiędzy centralą a biurami terenowymi, handlowcami i serwisantami. Dane jakimi dysponowaliśmy nigdy nie były w pełni aktualne, ale wprowadzane do systemu z pewnym poślizgiem. Problemem dla firmy było również to, że wielu jej pracowników często przebywało poza zasięgiem Internetu, więc tym bardziej nie miało dostępu do danych gromadzonych w centrali. W rozwiązaniu jakie zaproponowaliśmy wszystkie biura terenowe łączą się z centralą i pracują na systemie online. Serwisanci, którzy pracują poza zasięgiem Internetu, wprowadzają odpowiednie dane do systemu każdego wieczora. Szef IT kontynuuje: możliwość dostępu do systemu z praktycznie każdego miejsca w kraju dla naszych licznych pracowników terenowych jest wielkim atutem.
10.
Komunikacja z systemem przez SMS-y
Wymogiem firmy zajmującej się serwisem urządzeń była komunikacja z systemem poprzez SMSy. Wiele urządzeń miało zainstalowane karty SIM. Te zaś miały możliwość automatycznego wysyłania SMSów informujących o awariach. Stworzyliśmy funkcjonalność umożliwiającą automatycznie zapisywane w systemie wszystkich tego rodzaju komunikatów jako kolejnych komentarzy w historii danego urządzenia. To jednak nie wszystko. Dla naszego klienta stworzyliśmy funkcję umożliwiającą wysyłanie SMSów do serwisantów. Po przyjęciu zgłoszenia serwisowego i ustaleniu osoby, która ma się zająć naprawą, firma dotychczas wysyłała odpowiednie powiadomienie SMSem. Microsoft Dynamics NAV ułatwił tę pracę. System pobiera odpowiednie informacje o danym urządzeniu i sam redaguje wiadomość. Serwisant otrzymuje więc szybko wszystkie potrzebne mu dane i jest gotowy do pracy.
11.
Wiadomości przypominające
Wymogiem naszego klienta, firmy projektowo-produkcyjnej, było aby system sam wyświetlał powiadomienia na ekranie przypominające pracownikom o określonych zadaniach. Według jej szefa IT: dużą jakościową zmianą dla firmy są powiadomienia wyświetlane przez system w obszarach ważnych dla poszczególnych pracowników (np. powiadomienie o przekroczeniu minimalnych stanów magazynowych, zaleganiu z płatnościami itp.). Dzięki temu odpowiednia osoba wie od razu, że coś ważnego dzieje się w firmie, czy w jego dziale.
12.
Moduł Alokacji Kosztów – ciągłe usprawnianie kontrolingu
Specjalny moduł umożliwiający nowy sposób alokacji kosztów powstał dla firmy projektowo-produkcyjnej. Analizując rentowność projektów, czy pracy poszczególnych działów firma potrzebowała bardziej wiarygodnych informacji o rzeczywistych kosztach w różnych obszarach swojej działalności. Weźmy za przykład duży projekt, który realizuje nasz klient. Rozpatrując dochodowość danego projektu nie można porównywać jedynie zysków z bezpośrednimi kosztami, jakie zostały w związku z nim poniesione. Wielu kosztów, jakie firma ponosi (takie jak np. koszty pracy administracji, czy wydatki na marketing) nie można przypisać do jednego tylko projektu. Trzeba je umiejętnie rozbić – czyli dokonać ich alokacji.
We wdrożonym przez nas module alokacja kosztów odbywa się w momencie księgowania faktury. Stąd to dział księgowości wykonuje potrzebne prace umożliwiające późniejsze analizy. Analizy te są możliwe dzięki dostępności wszystkich tych danych w Microsoft Dynamics NAV. Dodatkowo jak mówi szef IT naszego klienta: na bazie rozwiązania przygotowanego przez IT.integro sami dalej rozwijamy kwestię alokacji kosztów w Microsoft Dynamics NAV. Sprawia to, że po każdej takiej modyfikacji mamy ją coraz dokładniej liczoną. Kiedyś problemem było na przykład alokowanie kosztów związanych z delegacjami. Teraz w Microsoft Dynamics NAV koszty te są precyzyjnie podpięte pod określone zlecenie.