FBSerwis wdrożył Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) w chmurze Azure

FBSerwis S.A. w grudniu 2015 r. zakończyła wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central). Jako jedna z pierwszych firm w Polsce, wdrożyła system ERP w skalowalnej chmurze Microsoft Azure. Implementacją systemu zajął się złoty partner Microsoft Dynamics – firma IT.integro.

Pionier na rynku kompleksowych usług

Firma FBSerwis S.A., założona w 2012 roku przez Budimex S.A. i Ferrovial Services International Ltd., świadczy usługi w zakresie kompleksowej obsługi nieruchomości (Facility Management), utrzymania przemysłowego, kompleksowego utrzymania infrastruktury, usług środowiskowych i dotyczących efektywności energetycznej. Firma jest pionierem w zakresie usług świadczonych zgodnie z ideą Smart City. Łącznie FBSerwis obsługuje ponad 1 mln m² powierzchni należącej do klientów publicznych i prywatnych oraz utrzymuje ponad 900 km dróg krajowych i autostrad.

Spółka bazuje na wieloletnim, międzynarodowym doświadczeniu grupy Ferrovial, która zajmuje się zintegrowanym zarządzaniem infrastrukturą. Grupa aktywnie działa w 25 krajach i zatrudnia 57.000 pracowników.

Do klientów FBSerwis należą m.in. PL2012+ (Stadion PGE Narodowy w Warszawie), Zarząd Morskiego Portu Gdańsk, Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad, Zarząd Infrastruktury Komunalnej i Transportu w Krakowie, sieć hipermarketów Auchan oraz ING Bank Śląski.

Łatwa migracja danych

Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) w FBSerwis S.A. zbiegło się w czasie z przejęciem przez klienta kilku nowych firm, stanowiących docelowo odrębne podmioty prawne w ramach Grupy FBSerwis. Pomimo, naturalnych w takich przypadkach, dużych wyzwań jeden z celów projektu tj. maksymalna unifikacja danych służąca m.in. sprawnej i efektywnej sprawozdawczości w przekroju całej grupy został w pełni zrealizowany – zauważa Andrzej Krawiec, kierownik projektu wdrożeniowego, IT.integro.

FBSerwis S.A. posiada złożoną strukturę. Składa się z obecnie z pięciu spółek. Wcześniej, każda z nich korzystała z różnych systemów finansowo-księgowych.

Ważnym aspektem przy wyborze systemu ERP była kwestia łatwej migracji danych. Nasz rozwój będzie realizowany między innymi poprzez akwizycje. Zależało nam, by proces dodawania nowych spółek był prosty oraz nieograniczony. W 2015 roku kupiliśmy kolejną spółkę, z którą przechodzimy do systemu Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) z archaicznego systemu finansowo-księgowego. W tym roku przejęliśmy kolejną firmę, a w kwietniu rozpoczniemy migrację danych do systemu ERP – mówi Michał Parafiniuk, CFO, FBSerwis S.A. – Mając już doświadczenie z implementacji Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) w czterech pozostałych spółkach, do kolejnej podchodzę ze spokojem. Nie jest problemem, że nastąpi to w tracie roku finansowo-księgowego. Narzędzie do migracji danych historycznych oferowane przez Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) jest bardzo dobre. Elastyczne. Jest to znacząca zaleta systemu – dodaje.

Własna księgowość

Wcześniej, FBSerwis S.A. korzystała z usługi outsourcingu księgowości. Jednak wraz z rozwojem firmy, koniecznością stało się przejęcie pełnej kontroli nad księgowością oraz przeniesienie jej do struktur organizacji.

FBSerwis powstała w 2012 roku, jednak na wdrożenie własnego systemu ERP oraz księgowości zdecydowała się dopiero w 2015 roku. Było to związane ze skalą działalności, która na początku była niewielka. W latach 2013-2014 obroty spółki były niskie, więc posiadanie własnego działu księgowości było nieuzasadnione. Wraz z rozwojem firmy, korzystanie z usług outsourcingu księgowości przestało być opłacalne. Dodatkowo pojawiły się nowe potrzeby, jak moduł do fakturowania, z którego wcześniej nie korzystano, a który jest dostępny w Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central). Wcześniej faktury były wystawiane w Excelu, a firma outsourcingowa wprowadzała je ręcznie do systemu.

Rozwój firmy

Wybór systemu ERP podyktowany był przyszłością firmy i planowanym wzrostem. Spółka na rok 2014 uzyskała obroty rzędu 40 mln zł, które w 2015 roku wzrosły do 100 mln zł. Z roku na rok widoczny jest wzrost sprzedaży oraz skali działalności. Decydując się na system ERP, myślano o stałym rozwoju działalności w perspektywie co najmniej kilku lat.

Wybierając oprogramowanie ERP rozważano system SAP, który działa w całej grupie. Jednak zdaniem zarządu polskiej spółki, system ten nie byłby dopasowany do wymagań FBSerwis. Instalacja SAP byłaby kopią instalacji naszego hiszpańskiego akcjonariusza. Te rozwiązania byłyby nieadekwatne do potrzeb polskiej spółki i musielibyśmy wprowadzić pewne modyfikacje. Ważnym aspektem był również koszt wdrożenia systemu. Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) jest po prostu tańszy i dedykowany firmom z sektora SMB – komentuje Michał Parafiniuk.

Usprawnienie procesów w organizacji

Ważnym aspektem, którym kierowała się firma podczas wyboru systemu ERP oraz partnera wdrożeniowego, była dostępność rozwiązań pozwalających na usprawnienie procesu zarządzania dokumentacją papierową oraz produktów umożliwiających tworzenie szczegółowych, spójnych analiz i raportów. Prócz Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central), władze spółki zdecydowały o implementacji oprogramowania Document Capture, opartego o technologię OCR, narzędzi do analiz biznesowych Jet Reports (Jet Enterprise) oraz modułu do zarządzania danymi centralnymi MDMS.

Rozwój firmy skłonił władze spółki do wdrożenia systemu ERP. Dodatkowo, wymusiła to złożona struktura. Wybór padł na system Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) w wersji 2015. Zdecydowano się na infrastrukturę opartą o chmurę Microsoft Azure, która zapewnia skalowalność oraz wysoką wydajność. Dodatkowo, oprogramowanie NAV 2015 spełniało wszystkie wymagania spółki, której celem było wdrożenie elastycznego i funkcjonalnego rozwiązania, zapewniającego kompleksowe wsparcie w procesach biznesowych, zachodzących we wszystkich obszarach organizacji.

Zarządzanie dokumentacją

Wśród rozwiązań, które zostały zaimplementowane, duże znaczenie dla władz spółki miało Document Capture – oprogramowanie służące do zarządzania dokumentacją papierową, oparte o technologię OCR. Rozwiązanie jest zintegrowane z systemem Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) i pozwala na przekazywanie do systemu ERP zeskanowanych faktur oraz dokumentów w momencie ich otrzymania. Document Capture usprawnia przepływ pracy poprzez zautomatyzowanie procesów akceptacji. IT.integro, na życzenie klienta, przeprowadziło kastomizację rozwiązania, tworząc kilkaset alternatywnych, automatycznie określanych ścieżek akceptacji.

System jest wykorzystywany przede wszystkim przez kierowników kontraktów, rozmieszczonych na terenie całego kraju. Wykorzystanie Document Capture w znaczącym stopniu uprościło oraz przyśpieszyło proces przepływu dokumentów.

Obieg papierowy, w przypadku modelu kontraktów rozproszonych w całej Polsce, nie sprawdzał się. Ścieżki akceptacji w formie papierowej trwały bardzo długo, gdyż nie było możliwości, by te dokumenty sprawnie przeprocesować – zauważa Michał Parafiniuk – Dzisiaj, dzięki Document Capture, możemy efektywnie monitorować procesy a dzięki licznym, spersonalizowanym ścieżkom akceptacji, dopasowaliśmy rozwiązanie do naszych potrzeb – dodaje.

Zaawansowana analityka biznesowa (BI)

Kolejnym obszarem, do którego firma FBSerwis przywiązywała szczególną uwagę, była możliwość tworzenia spójnych oraz aktualnych analiz, które opierałyby się na jednej bazie danych. Do tej pory, kierownicy różnych projektów opierali swoje raporty na osobnych bazach, które uwzględniały różne dane. Jet Reports (Jet Enterprise) bazuje na jednym magazynie danych, zintegrowanym z systemem ERP, który pozwala na tworzenie kompleksowych analiz w bardzo krótkim czasie.

Wcześniej wykorzystywano surowe dane, wygenerowane z systemu firmy outsourcingowej prowadzącej księgowość. Obecnie FBSerwis przy tworzeniu raportów korzysta z systemu Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) oraz Jet Reports (Jet Essentials).

Narzędzia Jet Global (Jet Reports) są dla nas niezwykle istotne. Stworzyliśmy listę raportów, które chcielibyśmy otrzymywać, wykorzystując oprogramowanie. Planujemy udostępniać je organizacji, tak by kierownicy kontraktów mieli do nich stały dostęp oraz aby mogli sprawdzić np. status faktury oraz etap akceptacji, na którym jest dokument. Wówczas będą mogli monitorować zachodzące procesy. Planujemy ścisłą reglamentację dostępów do raportów, tak by określone osoby miały dostęp tylko do określonej grupy danych. Jet Global (Jet Reports) daje wiele możliwości. Posiada duży zestaw kostek standardowych, które adresują większość naszych potrzeb – dodaje Michał Parafiniuk.

Zarządzanie danymi centralnymi

Grupa FBSerwis skupia kilka podmiotów wykorzystujących wspólną platformę Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central). Aby zachować spójność współdzielonych danych (w szczególności kont księgi głównej, wymiarów, nabywców, dostawców, zapasów) pomiędzy poszczególnymi firmami w Grupie, zdecydowano się na wykorzystanie autorskiego rozwiązania w postaci modułu MDMS (Master Data Management System).

Współdzielone dane kartotek wprowadzane są przez uprawnionych pracowników do bazy centralnej systemu Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central), następnie moduł MDMS automatycznie synchronizuje rekordy do podrzędnych firm. Wykorzystanie MDMS przyniosło korzyści w postaci oszczędności czasu (dane wprowadzane są tylko raz) oraz wyeliminowało błędy, które mogłyby powstać podczas wielokrotnego ręcznego przepisywania tych samych informacji. Moduł MDMS usprawnił też pośrednio proces analizy i raportowania poprzez moduł BI, gdyż we wszystkich firmach indeksy głównych danych (np. zapasów, nabywców, dostawców) są takie same. Moduł MDMS automatycznie zapobiega utracie spójności danych, edycja synchronizowanych pól jest możliwa wyłącznie z poziomu bazy centralnej– komentuje Paweł Bartos, konsultant, IT.integro.

Zdaniem Michała Parafiniuka, dodatkową korzyścią, jaką daje moduł MDMS, jest wspólna baza dostawców i odbiorców. Istnieje możliwość wygenerowania obrotów z danym dostawcą z uwzględnieniem całej grupy. Aby sprawdzić sumę obrotów, nie ma konieczności przeanalizowania kilku systemów, ale wszystkie są zsumowane w Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central). W ten sposób, można negocjować lepsze upusty za obroty, bazując na jednej, uniwersalnej bazie.

Chmura obliczeniowa Microsoft Azure

FBSerwis jest jedną z pierwszych polskich firm, która zdecydowała się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) na infrastrukturze Azure. Rozwiązanie idealnie pasowało do charakterystyki i modelu biznesowego organizacji. Platforma obliczeniowa zapewnia kompleksowe wsparcie firmie, nie ograniczając jej rozwoju. Dodatkowo umożliwia szybką rozbudowę systemu oraz jego możliwości. Decyzja o wyborze platformy chmurowej związana była głównie z jej elastycznością oraz relatywnie niższymi kosztami utrzymania, w porównaniu z zakupem serwerów.

Platforma Microsoft Azure idealnie wpasowała się w potrzeby firmy FBSerwis związane z infrastrukturą niezbędną do uruchomienia systemu MS Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central). Z jednej strony pozwoliła na ograniczenie kosztów związanych z zakupem oraz utrzymaniem własnych serwerów, a z drugiej zapewniła praktycznie nieograniczoną skalowalność, pozwalającą na zmianę parametrów wydajnościowych w niemal dowolnym momencie. Biorąc pod uwagę planowany intensywny rozwój firmy, ta cecha Microsoft Azure okazała się kluczowa przy podjęciu decyzji o wyborze środowiska – mówi Przemysła Kniat.

UTRZYMANIE  PONAD 746 KM
DRÓG KRAJOWYCH

NA TERENIE WOJEWÓDZTWA WARMIŃSKO-MAZURSKIEGO

Proces wdrożeniowy

Wdrożenie systemu ERP w FBSerwis trwało niepełne 8 miesięcy. Zakończyło się w grudniu 2015 r. Realizacją zajęła się firma IT.integro – lider wdrożeń Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) w Polsce.

Mieliśmy wytypowanych trzech potencjalnych dostawców. Jednym z nich była firma IT.integro, która została przez nas wybrana do realizacji projektu wdrożeniowego ze względu na zaangażowanie, sprawne negocjacje oraz duże wsparcie na etapie wyboru systemu – mówi Michał Parafiniuk.

Implementacja, realizowana zgodnie z metodyką Microsoft Dynamics Sure Step, była podzielona na etapy obejmujące analizę, projekt, budowę, uruchomienie i działanie. Na początku stworzono komitet sterujący oraz zespoły projektowe ze strony FBSerwis i IT.integro, w których wytypowano osoby odpowiedzialne za określony zakres działań. System Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) został uruchomiony już na początku października. Ostatnie prace oraz zakończenie projektu nastąpiło w grudniu 2015 roku.

Podsumowanie wdrożenia systemu ERP

Projekt grupowy realizowany w FBSerwis zakończył się sukcesem. Wdrożono rozwiązania, które przynoszą firmie wymierne korzyści. Aby osiągnąć cel, należało wprowadzić wspólne wzorce pracy.

Jednym z podstawowych celów projektów grupowych powinna być, moim zdaniem, unifikacja procesów. Może to być cel sam w sobie ale bezwzględnie stanowi kluczowy czynnik sukcesu i środek do osiągnięcia większości pozostałych, jeżeli nie wszystkich, celów projektu wdrożenia systemu ERP – mówi Andrzej Krawiec – W tym przypadku należało opracować wspólne wzorce pracy nie tylko dla wszystkich konsolidowanych spółek ale także w ramach samej firmy FBSerwis S.A. Efektem braku systemu informatycznego w zetknięciu z formułą pracy „oddziałowej” była bardzo duża rozbieżność w schematach i zasadach pracy poszczególnych komórek firmy. Na tym właśnie elemencie skupiliśmy główną uwagę w ramach analizy i projektowania docelowego rozwiązania. Opracowana we współpracy z zespołem projektowym po stronie klienta lista procesów została wdrożona i od kilku miesięcy jest skutecznie wspierana przez system Microsoft Dynamics NAV (Dynamics 365 Business Central) – dodaje.

Wśród kluczowych korzyści, jakie osiągnęła firma FBSerwis dzięki wdrożeniu systemu ERP oraz rozwiązań biznesowych znajdują się: