Polska funkcjonalność

Funkcjonalności dodane w ramach obsługi księgi głównej

Dodatkowe kolumny: kwota debet i kwota kredyt

W standardowej wersji systemu Microsoft Dynamics NAV kwoty transakcji wyświetlane są w jednej kolumnie, przy czym kwoty debet przedstawiane są jako wartości dodatnie, a kwoty kredyt jako ujemne. Dodatkowa funkcjonalność zaimplementowana w ramach Polskiej funkcjonalności pozwala na wyświetlenie w wielu oknach dwóch dodatkowych kolumn: Kwota debet i Kwota kredyt. Dzięki temu każdy użytkownik może przeglądać wartości w preferowany przez siebie sposób.

Informacja o numerze zaksięgowanego dokumentu

Polskie ustawodawstwo wymaga umieszczania na dokumencie papierowym informacji o numerze księgowym, pod jakim dokument został zaewidencjonowany w księgach firmy. W celu ułatwienia użytkownikom odnalezienia numeru księgowego, do standardowej funkcjonalności systemu Microsoft Dynamics NAV  został dodany komunikat, który wyświetla numer księgowy dokumentu po jego poprawnym zaksięgowaniu.

Korygowanie kursów wymiany

Korygowanie kursów wymiany (wycena bilansowa) to przeliczanie otwartych rozrachunków nabywców i dostawców oraz środków pieniężnych zgromadzonych w kasie i na rachunkach bankowych według jednego, wybranego kursu wymiany. Korekta jest przeprowadzana co najmniej raz w roku. W ramach Polskiej funkcjonalności do standardowej funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV zostały dodane następujące ulepszenia:

• możliwość uruchomienia skryptu Korygowanie kursów wymiany oddzielnie dla nabywców, dostawców i kont bankowych;
• możliwość zaksięgowania zapisów szczegółowo lub zsumowanych według waluty, w wyniku uruchomienia skryptu Korygowanie kursów wymiany;
• możliwość uruchomienia skryptu Korygowanie kursów wymiany w trybie testowym, wyłącznie jako symulacji (bez księgowania).

Księgowanie korekty (storno czerwone)

Zgodnie z przepisami polskiego prawa, koszty i przychody mogą być księgowane na kontach księgi głównej wyłącznie po stronie debet lub wyłącznie po stronie kredyt. Jest to związane z koniecznością zachowania czystości obrotów. Z tego powodu niektóre transakcje muszą być księgowane jako korekty.

Celem tego elementu Polskiej funkcjonalności jest:

wymuszenie księgowania korekt po właściwych stronach właściwych kont księgi głównej;

• wymuszenie księgowania korekt w transakcjach magazynowych (wydania w transakcjach przesunięć magazynowych, wyksięgowanie kosztu przewidywanego);
• umożliwienie użytkownikowi prostej obsługi księgowania korekt – za pomocą jednego kliknięcia (księgowania w księdze głównej, zapasach i zleceniach).

Szablony serii numeracji dokumentów

Funkcjonalność Szablony numeracji dokumentów umożliwia zdefiniowanie różnych zestawów serii numeracji dla dokumentów określonego typu. Ponadto do danego szablonu można przypisać inne wspólne parametry, np. raport, który zastępuje pierwszy raport z przypisanych do danego typu dokumentu w standardowej funkcjonalności.

W ramach tej funkcjonalności możliwe jest utworzenie szablonów numeracji dla:

• dokumentów sprzedaży,
• dokumentów zakupu,
• zleceń przesunięcia.

Import kursów wymiany NBP

W standardowej wersji systemu Microsoft Dynamics NAV możliwa jest ewidencja transakcji wielowalutowych. Takie transakcje w zapisach księgi głównej prezentowane są jako równowartość w złotych wyliczona z użyciem kursu wymiany waluty, a w zapisach ksiąg pomocniczych prezentowane są dwie kwoty: wartość w walucie transakcji i równowartość w złotych wyliczona w taki sam sposób, jak w zapisach księgi głównej. Dla ułatwienia obsługi transakcji wielowalutowych, standard systemu Microsoft Dynamics NAV umożliwia zdefiniowanie walut i ewidencję kursów wymiany obowiązujących przy przeliczaniu transakcji w wybranej walucie w wybranym okresie.

W ramach Polskiej funkcjonalności zostało wprowadzone ułatwienie ewidencji kursów wymiany polegające na importowaniu ich z Internetu, z miejsca, w którym są udostępniane przez Narodowy Bank Polski.

Seria numeracji w szablonach głównych

Standardowa funkcjonalność Szablony główne umożliwia zdefiniowanie domyślnych parametrów w różnych konfiguracjach, na podstawie których system automatycznie uzupełnia część pól w rekordach zakładanych przy użyciu wybranego szablonu głównego. Polska funkcjonalność umożliwia dodatkowo ustawianie domyślnej serii numeracji w szablonach zdefiniowanych dla nabywców, dostawców i środków trwałych.

Opis księgowania

Ten element Polskiej funkcjonalności wprowadza ułatwienie w opisywaniu księgowanych transakcji zapisywanych w tabeli Zapis księgi głównej. Pozwala też na ujednolicenie systemu opisywania transakcji poprzez zablokowanie dokonywania zmian w wybranych opisach wstawianych domyślnie.

Rejestry korekt kursów wymiany

Historia korygowania kursów wymiany (wyceny bilansowej) przechowywana jest w Rejestrach korekt kursów wymiany. W ramach Polskiej funkcjonalności rozszerzony został standardowy wygląd okna rejestrów i dodany raport księgowania. Pozwala to na uzyskanie pełnej informacji o historii korekt kursów wymiany.

Bilans i rachunek zysków i strat

Bilans oraz Rachunek zysków i strat są sprawozdaniami finansowymi wymaganymi przez polskie ustawodawstwo. Ich konstrukcja jest ściśle określona przez ustawę, dlatego system ERP powinien umożliwiać zaimplementowanie opublikowanych wzorów sprawozdań. Bilans i Rachunek zysków i strat w ramach Polskiej funkcjonalności są narzędziami ułatwiającymi przygotowanie raportów ustawowych. Możliwe jest zdefiniowanie wielu wersji sprawozdań bilansu i rachunku zysków i strat.

Informacja o nazwie i wersji programu księgowego

Przepisy ustawy o rachunkowości narzucają obowiązek drukowania informacji
o nazwie i wersji programu księgowego na oficjalnych raportach księgowych:

„…Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być […] trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;…”

W ramach Polskiej funkcjonalności do wybranych standardowych raportów w Microsoft Dynamics NAV została dodana odpowiednia informacja o nazwie i wersji programu księgowego.

Arkusze kont

Arkusze kont w ramach Polskiej funkcjonalności zyskały 3 dodatkowe możliwości obsługi:

• Współdzielony arkusz kont – arkusz kont wybrany jako współdzielony ma zdefiniowane wiersze, które mogą być wykorzystane w formułach wszystkich arkuszy kont. Dzięki temu nie ma konieczności wielokrotnego wprowadzania takich samych parametrów do kalkulacji kwot w danej pozycji raportu w wierszach wielu arkuszy kont. Należy zdefiniować taki wiersz raz – we współużytkowanym arkuszu kont. W pozostałych arkuszach wystarczy wskazać w wybranej pozycji definicję wiersza współużytkowanego arkusza kont, którą system ma zastosować.
• Zapisywanie wyników arkusza kont – funkcja ta umożliwia kontrolowanie zachodzących zmian wartości w księgach finansowych. Każda wersja zapisanych wyników arkuszy kont identyfikowana jest przez system według jej numeru. Ten zaś nadawany jest zgodnie z wybraną serią numeracji automatycznie, w momencie zapisywania. Zapisany wynik arkusza kont opatrzony jest datą i godziną zapisania wyniku.
• Źródło kwoty skalkulowanej w wierszu z typem Formuła – możliwe jest wyświetlenie sposobu skalkulowania kwoty widniejącej w oknie Podgląd arkusza kont w wierszach z wybranym typem sumowania. Dzięki formule nie ma potrzeby przełączania okien Podgląd i Edycja w ramach arkusza kont. W systemie Microsoft Dynamics NAV okno Podgląd zawiera skalkulowaną kwotę, a Edycja definicję formuły w wierszu.

Funkcjonalności dodane w ramach obsługi VAT

Data obowiązku VAT

Polskie ustawodawstwo dopuszcza rozliczanie podatku VAT w okresie innym niż ten, w którym dokument został zaksięgowany. Obsługa daty obowiązku VAT dodana w ramach Polskiej funkcjonalności umożliwia przyporządkowanie transakcji z VAT do wybranego okresu rozliczenia, niezależnie od daty zaksięgowania dokumentu.

Arkusz rozliczania VAT

Arkusz rozliczania VAT jest narzędziem Polskiej funkcjonalności służącym do uzgodnienia VAT przed jego rozliczeniem z urzędem skarbowym. Dzięki tej funkcjonalności użytkownik Microsoft Dynamics NAV uzyskuje pełną kontrolę nad działaniami w zapisach VAT, takimi jak: przekładanie i realizacja podatku VAT oraz zmiana daty obowiązku VAT.

Deklaracja VAT

Deklaracja VAT jest narzędziem, które jest pomocne w przygotowaniu deklaracji VAT na potrzeby rozliczenia z urzędem skarbowym, jednak w standardowej wersji Microsoft Dynamics NAV bazuje na okresach obrachunkowych. W ramach Polskiej funkcjonalności okres rozliczeniowy dla deklaracji VAT został zmieniony z okresu obrachunkowego na okres VAT. Dzięki temu możliwe jest generowanie deklaracji za wybrany, zdefiniowany wcześniej okres VAT, niezależnie od okresu obrachunkowego, w którym dana transakcja została ujęta w księgach.

Przełożony VAT (oznaczanie potwierdzonych faktur korygujących sprzedaży)

Przełożony VAT to funkcjonalność wykorzystywana w sytuacji, gdy kwota podatku VAT musi zostać zawieszona, ze względu na brak możliwości jej rozliczenia w danym momencie. Ma ona szczególne znaczenie w obsłudze faktur korygujących sprzedaży. Zgodnie z przepisami polskiego prawa, podatek VAT z tytułu faktury korygującej sprzedaży może być odliczony dopiero po otrzymaniu od odbiorcy potwierdzenia otrzymania tego dokumentu. Stąd wynika potrzeba zawieszenia kwoty podatku VAT na okres pomiędzy wystawieniem faktury korygującej sprzedaży a potwierdzeniem jej otrzymania przez odbiorcę.

Rejestr VAT sprzedaży/zakupu

Rejestr VAT sprzedaży/zakupu jest podstawowym raportem do kalkulacji kwoty podatku VAT należnego i naliczonego za wybrany okres. Na raporcie wyświetlana jest kwota VAT oraz szczegółowe informacje o nabywcy lub dostawcy dla każdego dokumentu.

Kwota podstawy VAT i kwota VAT są podzielone i wyświetlane dla poszczególnych stawek VAT. Wyświetlana jest również suma kwoty VAT i zsumowane są kwoty VAT dla każdej kombinacji kodów Gosp. grupy księgowej VAT i Tow. grupy księgowej VAT. W ramach raportu Rejestr VAT sprzedaży/zakupu możliwa jest prezentacja zapisów VAT według grup księgowych VAT lub identyfikatorów VAT, w zależności od wybranej opcji podczas przygotowywania wydruku raportu.

Szczegółowe zapisy VAT

Funkcjonalność Szczegółowe zapisy VAT została dodana do systemu Microsoft Dynamics NAV aby umożliwić dokładniejszą obsługę i większą kontrolę nad zmianą wartości podatku VAT, który ma być rozliczony w danym okresie.

Ogólna idea jest podobna do innych szczegółowych zapisów w systemie, takich jak szczegółowe zapisy księgi nabywców i szczegółowe zapisy księgi dostawców. Oznacza to, że w Szczegółowych zapisach VAT system przechowuje informacje o zmianach wartości zapisów VAT w formie oddzielnych zapisów. Kwoty w zapisach VAT są zaś sumą kwot zarejestrowanych w Szczegółowych zapisach VAT powiązanych z danym zapisem VAT.

VAT nie do odliczenia

Istnieją przypadki, w których VAT naliczony nie może być w pełni odliczony. W związku z tym, tylko część kwoty podatku VAT może być wykazana w rejestrze VAT. Pozostała część powinna zostać doliczona do kwoty zakupu i zaksięgowana w koszty. W przypadku zakupu zapasu lub środka trwałego, nieodliczana część kwoty podatku VAT jest doliczana do wartości zakupu zapasu lub środka trwałego i księgowana jako część kosztu nabycia.

Dzięki rozwiązaniu zaimplementowanemu w ramach Polskiej funkcjonalności możliwe jest:

• ustawienie częściowego odliczania podatku VAT naliczonego,
• księgowanie transakcji zakupu z podatkiem VAT częściowo odliczanym,

dodawanie nieodliczanej części kwoty VAT do kosztu nabycia zapasów i środków trwałych.

Księgowanie pełnego VAT

Zgodnie z wymogami polskiego prawa rejestr VAT powinien zawierać kwotę netto dla wszystkich transakcji VAT. Aby spełnić ten wymóg, w ramach Polskiej funkcjonalności umożliwione zostało ręczne wprowadzanie kwoty podstawy VAT dla transakcji, w których księgowana jest wyłącznie kwota podatku VAT.

Ta funkcjonalność ma szczególne znaczenie dla ewidencji zakupów spoza UE. W przypadku takich transakcji niezbędne jest zaksięgowanie dwóch dokumentów:

• wartość netto zakupów i zobowiązanie na podstawie faktury od dostawcy,
• podatek VAT i inne dodatkowe koszty wyszczególnione przez Urząd Celny na dokumencie SAD.

Wartość netto, stanowiąca podstawę kalkulacji podatku VAT, jest księgowana na podstawie faktury zakupu, dlatego nie może być ona ponownie księgowana na podstawie dokumentu SAD w związku z księgowaniem podatku VAT. Dlatego podczas księgowania dokumentu SAD, podstawa kalkulacji podatku VAT podawana jest ręcznie, wyłącznie informacyjnie. Zapewnia to poprawność prezentacji transakcji zakupu w rejestrze VAT.

Księgowanie dokumentów z VAT w dziennikach głównych

W związku z wymaganiami przepisów polskiego prawa, przedsiębiorstwa mają obowiązek umieszczania danych kontrahentów w rejestrze VAT zakupu i sprzedaży. W przypadku ewidencji faktur zakupu od dostawców jednorazowych, możliwe jest uniknięcie konieczności zakładania dla nich kartotek rozrachunkowych. Polska funkcjonalność umożliwia to dzięki rozszerzeniu funkcji dzienników głównych w zakresie księgowania transakcji z podatkiem VAT poprzez dodanie możliwości wprowadzenia danych kontrahenta bez powiązania z kartoteką rozrachunkową.

Zamówienia i faktury wewnętrzne sprzedaży

Zgodnie z polskim prawem podatek VAT naliczony od niektórych rodzajów zakupu musi być wykazany w rejestrze VAT sprzedaży jako VAT należny oraz zaksięgowany na właściwym koncie kosztowym. Bezpłatne przekazanie produktów i towarów handlowych wymaga przeprowadzenia podobnej operacji. Polska funkcjonalność udostępnia narzędzie upraszczające proces dodatkowej ewidencji podatku VAT dla tego rodzaju transakcji.

Nr taryfy usługowej

Dla niektórych transakcji sprzedaży usług poza granice Polski, w rejestrze VAT sprzedaży należy podać krótki opis świadczonej usługi dla celów badania poprawności kalkulacji VAT. W ramach Polskiej funkcjonalności została udostępniona lista numerów taryf usługowych wraz z opisami oraz możliwość przypisywania ich do wybranych transakcji.

Deklaracja VAT-UE

Deklaracja VAT-UE to informacja podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach w danym okresie. Konieczność składania tego sprawozdania wynika z przepisów Ustawy o VAT. Polska funkcjonalność wyposażona została w narzędzie ułatwiające i automatyzujące przygotowanie danych do deklaracji VAT‑UE.

Deklaracja VAT-27

Deklaracja VAT-27 to informacja podsumowująca o dokonanych transakcjach (dostawy towarów lub świadczenia usług) w danym okresie, dla których podatnikiem jest nabywca. Wypełniają ją zatem m.in., podatnicy, którzy stosując odwrotne obciążenie sprzedają towary wrażliwe, jak laptopy, smartfony, tablety, telefony, metale, makulaturę., a także usługi w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych. Polska funkcjonalność wyposażona została w narzędzie ułatwiające i automatyzujące przygotowanie danych do deklaracji VAT‑27.

Obsługa odwrotnego obciążenia

Odwrotne obciążenie stanowi procedurę, która przerzuca obowiązek rozliczania VAT na nabywcę. Opodatkowaniu na zasadach odwrotnego obciążenia podlegają: wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) i usług, import usług oraz niektóre transakcje zakupu krajowego wymienione w załącznikach do ustawy o VAT. Wprowadza to konieczność wykazania transakcji z obliczonym podatkiem VAT w rejestrze VAT. Do obliczania naliczonego i należnego podatku VAT wykorzystywana jest standardowa funkcjonalność Odwrotne obciążenie. Tworzy ona jednak tylko zapis VAT dla zakupu. Z tego powodu podatek VAT od WNT i zakupu usług wykazywany jest tylko w rejestrze VAT zakupu. Funkcja Odwrotne obciążenie w ramach Polskiej funkcjonalności została rozszerzona o tworzenie zapisu VAT dla sprzedaży. Dzięki temu transakcja WNT i zakupu usług z kwotą podatku VAT należnego wykazywana jest też w rejestrze VAT sprzedaży. Polska funkcjonalność dla Microsoft Dynamics NAV pozwala również na kalkulację podatku VAT w walucie lokalnej według kursu wymiany z innego dnia, niż data przeliczenia wartości zakupu i zobowiązań.

Polska funkcjonalność
Microsoft Dynamics NAV 2017

Funkcjonalności dodane w ramach obsługi środków pieniężnych

Zarządzanie kasą gotówkową

W obsłudze transakcji gotówkowych ważna jest elastyczność i bieżąca kontrola ilości środków pieniężnych dostępnych w kasie. Polska funkcjonalność zawiera moduł do zarządzania kasą gotówkową, który zapewnia najbardziej optymalną i dostosowaną do potrzeb użytkownika obsługę transakcji gotówkowych.

Dziennik wyciągów bankowych

Podczas ewidencji wyciągów bankowych ważna jest bieżąca kontrola salda rachunku bankowego. W ramach Polskiej funkcjonalności dostępny jest Dziennik wyciągów bankowych, w którym prezentowane jest saldo początkowe, saldo wprowadzonych operacji i przewidywane saldo po zaksięgowaniu, zarówno w walucie rachunku, jak i walucie lokalnej. Ponadto Dziennik wyciągów bankowych zawiera ułatwienia w ewidencji transakcji i rozliczaniu rozrachunków.

Kalkulacja i księgowanie różnic kursowych w transakcjach bankowych

Zgodnie z przepisami polskiego prawa, wypłaty środków pieniężnych w walucie obcej z kasy i rachunków bankowych powinny być przeliczone według kursu wymiany wpływu środków pieniężnych w walucie obcej do kasy lub na rachunek bankowy. Oznacza to, że równowartość wypłaty w walucie lokalnej powinna być oparta na równowartości powiązanego wpływu w tej walucie. Proces ten jest bardzo podobny do sposobu wyceny zapasów. Dopuszczalne metody rozliczania wypłat środków pieniężnych z wpływami są praktycznie takie same: FIFO, LIFO, średnia. Najczęściej stosowaną metodą jest FIFO, dlatego to na niej oparte jest przeszacowanie wypłat środków pieniężnych w walucie w ramach Polskiej funkcjonalności.

Bankowość elektroniczna

Większość banków obecnych na polskim rynku oferuje oprogramowanie umożliwiające wprowadzanie przelewów w siedzibie firmy i ich przekazywanie w formie elektronicznej do banku. Bankowość elektroniczna w Polskiej funkcjonalności pozwala na automatyczne przygotowanie w systemie Microsoft Dynamics NAV przelewów do banku kontrahenta. Przygotowane przelewy można wyeksportować i przekazać w postaci pliku do systemu bankowego. Ponadto moduł ten umożliwia import pliku z wyciągami bankowymi do systemu Microsoft Dynamics NAV i ich automatyczne rozliczenie.

Funkcjonalności dodane w ramach obsługi należności i zobowiązań

Wydruki dokumentów sprzedaży

W ramach Polskiej funkcjonalności wydruki dokumentów sprzedaży zostały dostosowane do wymagań ustawowych i zawierają wszystkie wymagane elementy. Dotyczy to dokumentów: faktura sprzedaży, faktura korygująca sprzedaży, faktura sprzedaży serwisu i faktura korygująca sprzedaży serwisu.

Drukowanie paragonów fiskalnych

Polska funkcjonalność zawiera narzędzie umożliwiające komunikację pomiędzy systemem Microsoft Dynamics NAV a drukarką fiskalną, w celu drukowania paragonów fiskalnych potwierdzających sprzedaż zaewidencjonowaną w systemie.

Precyzja zaokrąglania cen sprzedaży

W standardowej wersji systemu Microsoft Dynamics NAV możliwe jest zdefiniowanie dokładności zaokrąglania kwot jednostkowych. Ma ona odniesienie do wszystkich kwot w systemie. Polska funkcjonalność umożliwia odrębne zdefiniowanie dokładności zaokrąglania dla cen sprzedaży. W ten sposób ceny zakupu mogą być wprowadzane z dokładnością np. do pięciu miejsc po przecinku, a ceny sprzedaży do dwóch miejsc po przecinku.

Faktura pro-forma sprzedaży

Polska funkcjonalność dostarcza rozwiązanie pozwalające na wydruk faktury pro‑forma do zamówienia sprzedaży.

Faktury pro-forma sprzedaży są wystawiane przed ostatecznym zafakturowaniem sprzedaży. Mają one zastosowanie w dwóch sytuacjach:

• na podstawie otrzymanej faktury pro-forma sprzedaży nabywcy dokonują przedpłaty do zamówienia. Faktura pro-forma stanowi w tej sytuacji dokument potwierdzający wysokość kwoty należności, która ma zostać zapłacona z góry;
• faktura pro-forma wystawiana jest w transakcji sprzedaży produktów do krajów niebędących członkami Unii Europejskiej. W tej sytuacji faktura pro-forma dostarczana jest do Urzędu Celnego w celu przygotowania dokumentu SAD.

Faktura korygująca sprzedaży

W sytuacji, gdy zachodzi potrzeba skorygowania sprzedaży udokumentowanej fakturą sprzedaży, firmy zwykle wystawiają fakturę korygującą sprzedaży. W ramach Polskiej funkcjonalności zostały dodane ułatwienia w tworzeniu faktur korygujących sprzedaży, m.in.:

• kreator tworzenia wierszy korekty;
• typy korekty kontrolujące poprawność wprowadzanych zmian;
• możliwość wystawiania jednej faktury korygującej sprzedaży do wielu faktur sprzedaży.

Faktura pro-forma sprzedaży

Polska funkcjonalność dostarcza rozwiązanie pozwalające na wydruk faktury pro‑forma do zamówienia sprzedaży.

Faktury pro-forma sprzedaży są wystawiane przed ostatecznym zafakturowaniem sprzedaży. Mają one zastosowanie w dwóch sytuacjach:

• na podstawie otrzymanej faktury pro-forma sprzedaży nabywcy dokonują przedpłaty do zamówienia. Faktura pro-forma stanowi w tej sytuacji dokument potwierdzający wysokość kwoty należności, która ma zostać zapłacona z góry;
• faktura pro-forma wystawiana jest w transakcji sprzedaży produktów do krajów niebędących członkami Unii Europejskiej. W tej sytuacji faktura pro-forma dostarczana jest do Urzędu Celnego w celu przygotowania dokumentu SAD.

Wybór konta bankowego na dokumentach sprzedaży

Bardzo dużo firm dysponuje wieloma kontami bankowymi w wielu różnych instytucjach bankowych, co pozwala im na obniżenie kosztów obsługi transakcji finansowych. Z tego powodu, do standardowej obsługi sprzedaży w programie Microsoft Dynamics NAV została dodana możliwość wyboru konta bankowego (spośród kont zdefiniowanych w systemie), którego dane mają być drukowane na dokumentach sprzedaży.

Wiele stóp procentowych

Wysokość stóp procentowych do obliczania odsetek od nieterminowych płatności może mieć różną wartość w różnych okresach czasu. W ramach Polskiej funkcjonalności został przygotowany mechanizm kalkulowania odsetek w różnej stawce, w zależności od okresu, w jakim należności są przeterminowane.

Noty korygujące

Zgodnie z przepisami polskiego prawa, w razie otrzymania faktury VAT z drobnymi błędami (np. pomyłka w adresie nabywcy), firmy mają możliwość wystawienia noty korygującej. Polska funkcjonalność dla systemu Microsoft Dynamics NAV zawiera narzędzie do wystawienia noty korygującej, w której można wprowadzić błędne dane i dane poprawne, jakie powinny znajdować się w otrzymanym dokumencie.

Faktura rozliczenia zaliczki pracowniczej

Większość firm wypłaca pracownikom zaliczki na zakupy firmowe dokonywane przez pracowników. Rozliczane są one później z fakturami potwierdzającymi zakup. Obsługa procesu rozliczania zaliczki pracowniczej w standardowej funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV wykonywana jest w dwóch lub więcej etapach. Polska funkcjonalność zawiera modyfikację, dzięki której użytkownik osiąga ten sam efekt dokonując tylko jednego księgowania.

Kompensaty nabywców i dostawców

W systemie Microsoft Dynamics NAV kontrahenci definiowani są jako nabywcy lub dostawcy, w zależności od tego, jakiego rodzaju transakcje są z nimi realizowane. Jednak czasami zdarza się, że jeden kontrahent występuje w transakcjach zakupów i sprzedaży. Wtedy konieczne jest dwukrotne rejestrowanie jego danych: raz jako nabywcy i raz jako dostawcy. Zobowiązania i należności, nawet jednego kontrahenta, rejestrowane są bez wzajemnego powiązania, stąd wynika konieczność kompensowania należności z zobowiązaniami.  Polska funkcjonalność umożliwia bieżącą kontrolę salda należności/zobowiązań oraz ich kompensatę przy wykorzystaniu powiązania pomiędzy kartoteką nabywcy i kartoteką dostawcy jednego kontrahenta za pośrednictwem kartoteki kontaktu.

Ułatwieniem w rozliczaniu należności i zobowiązań jednego kontrahenta są dodatki Polskiej funkcjonalności:

• wyświetlanie salda jako dostawca/nabywca – w kartotece nabywcy widoczne jest saldo zobowiązań, a w kartotece dostawcy widoczne jest saldo należności;
• sugerowanie i księgowanie kompensaty – w ramach Polskiej funkcjonalności dostępne są funkcje ułatwiające przygotowanie księgowań kompensujących należności i zobowiązania jednego kontrahenta;
• wspólne potwierdzenie salda – w dokumencie Potwierdzenie salda nabywcy jest możliwość uwzględnienia zobowiązań kontrahenta, a w dokumencie Potwierdzenie salda dostawcy jest możliwość uwzględnienia jego należności.

Wiele kont należności/zobowiązań

Każdy nabywca (dostawca) ma zwykle zdefiniowaną w systemie jedną kartotekę. Może być ona powiązana z jedną grupą księgową nabywcy (dostawcy), czyli z jednym kontem K/G należności (zobowiązań). Często zdarza się jednak, że należności (zobowiązania) jednego nabywcy (dostawcy) powinny być księgowane na różne konta K/G. Zależy to od typu należności (zobowiązania). Przykładem są zobowiązania wynikające z bieżącej działalności oraz wpłacone kaucje. Polska funkcjonalność zawiera ułatwienie obsługi różnych typów należności (zobowiązań) w postaci substytutów grup księgowych. Ułatwienie polega na tym, że do kartoteki nabywcy (dostawcy) przypisana jest domyślna grupa księgowa, która jest kopiowana do wszystkich dokumentów, ale użytkownik ma możliwość zmiany tej grupy we wprowadzanym dokumencie, bez konieczności zmiany domyślnej grupy księgowej nabywcy (dostawcy) w jego kartotece.

Szablony nabywców i dostawców

Standardowa funkcjonalność Microsoft Dynamics NAV umożliwia wykorzystanie szablonu nabywcy podczas tworzenia kartoteki nabywcy z kartoteki wcześniej wprowadzonego kontaktu. Polska funkcjonalność zawiera dwie istotne modyfikacje w tym obszarze:

• możliwość definiowania domyślnej serii numeracji w ramach szablonu nabywcy;
• obsługę szablonów dostawców, na wzór szablonów nabywców, łącznie z domyślną serią numeracji.

Potwierdzenie salda nabywcy/dostawcy

Na koniec każdego roku finansowego (lub innego okresu obrachunkowego, jeśli jest to konieczne) firmy tworzą zestawienia należności i zobowiązań w celu ich potwierdzenia z nabywcami i dostawcami. Nabywcy i dostawcy mają obowiązek dostarczyć informację zwrotną o zgodności lub niezgodności sald ustalonej na podstawie własnej ewidencji należności i zobowiązań. W ramach Polskiej funkcjonalności dostępne są raporty Potwierdzenie salda nabywcy i Potwierdzenie salda dostawcy, które prezentują stan należności lub zobowiązań na wybrany dzień.

Faktury zaliczkowe

Przepisy prawa polskiego w zakresie VAT wymagają wystawiania faktury zaliczkowej do wpłaconych przez nabywcę zaliczek z tytułu realizacji zamówienia sprzedaży. Polska funkcjonalność rozszerza standardową funkcjonalność faktur zaliczkowych w systemie Microsoft Dynamics NAV w zakresie dostosowania jej do przepisów polskiego prawa.

Dane kontrahentów w Bazie Internetowej Regon (BIR)

Moduł Polska funkcjonalność umożliwia bezpośrednie połączenie z systemu Microsoft Dynamics NAV z Bazą Internetową Regon i wyszukiwanie podmiotów podając numer NIP. Możliwe jest również tworzenie i aktualizacja danych nabywców, dostawców i kontaktów w oparciu o dane w Bazie Internetowej Regon.

Sprawozdanie kwartalne GUS DNU-K

W sprawozdaniu kwartalnym DNU-K sporządzanym na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego wykazywane są usługi dostarczone i nabyte od nierezydentów. W ramach Polskiej funkcjonalności dostępne jest narzędzie do przygotowania danych w celu sporządzenia sprawozdania DNU-K.

Funkcjonalności dodane w ramach obsługi środków trwałych

Klasyfikacja środków trwałych

Przepisy polskiego prawa wymagają podziału środków trwałych według aktualnie obowiązującej klasyfikacji. Oficjalna klasyfikacja środków trwałych ma 3 poziomy grupowania:

• grupa  – np. środki transportu,
• podgrupa – np. pojazdy mechaniczne,
• rodzaj – np. samochody osobowe.

Standardowa funkcjonalność systemu Microsoft Dynamics NAV została rozszerzona o możliwość przypisywania określonego rodzaju zgodnego z Klasyfikacją Środków Trwałych do każdego środka trwałego. W raportach obejmujących zestawienia środków trwałych w różnych konfiguracjach została dodana możliwość grupowania danych według numerów KŚT przypisanych do środków trwałych.

Nowa klasyfikacja środków trwałych (KŚT 2016)

Rozporządzenie Rady Ministrów z 3 października 2016 roku (Dziennik Ustaw 2016, poz. 1864) w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych, wprowadziło nowe symbole klasyfikacji. Oznacza to, że przy klasyfikowaniu środków trwałych do właściwej grupy, podgrupy i rodzaju, dla celów bilansowych, jednostki muszą korzystać z KŚT 2016. W ramach Polskiej funkcjonalności przygotowane zostało narzędzie do wygenerowania tabeli z aktualną klasyfikacją środków trwałych (w przypadku jednoznacznego powiązania numeru według KŚT 2010 i KŚT 2016). Raporty dotyczące środków trwałych mają możliwość generowania zestawień według obu klasyfikacji.

Zwiększenie wartości środka trwałego w fakturze zakupu

Standardowa funkcjonalność systemu Microsoft Dynamics NAV pozwala na księgowanie poprzez fakturę zakupu wyłącznie kosztu nabycia oraz wydatków na eksploatację środków trwałych. W ramach Polskiej funkcjonalności, obsługa środków trwałych została rozszerzona o możliwość ewidencji operacji zwiększenia wartości środka trwałego poprzez fakturę zakupu.

Roczny plan amortyzacji

Wiele firm, chcąc oszacować przewidywaną wartość majątku trwałego oraz wartości niematerialnych i prawnych przygotowuje symulację amortyzacji na okres roku. Polska funkcjonalność zawiera raport Roczny plan amortyzacji przedstawiający przewidywane koszty amortyzacji składników majątku trwałego w wybranym okresie.

Funkcjonalności dodane w ramach obsługi zapasów

Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług (PKWiU)

Funkcjonalność PKWiU, będąca elementem Polskiej funkcjonalności dla Microsoft Dynamics NAV umożliwia ewidencję transakcji zakupu i sprzedaży z właściwym dla danego towaru kodem PKWiU. Kod ten, w razie potrzeby, jest drukowany na fakturach sprzedaży.

Obsługa gł. gospodarczej grupy księgowej w zleceniach przesunięcia, zleceniach produkcyjnych i zleceniach kompletacji

W standardowej wersji systemu Microsoft Dynamics NAV Zlecenia przesunięcia, Zlecenia produkcyjne i Zlecenia kompletacji księgowane są domyślnie według ustawień zdefiniowanych w oknie Główne ustawienia księgowania, w wierszach z pustym polem Gł. gosp. grupa księgowa. Definiowanie Głównych ustawień księgowania z pustym polem Gł. gosp. grupa księgowa niesie za sobą ryzyko pomyłek użytkownika, dlatego Polska funkcjonalność umożliwia wybór kodu Gł. gosp. grupy księgowej w kartotece Zlecenia przesunięcia, Zlecenia produkcyjnego i Zlecenia kompletacji. Możliwe jest również zdefiniowanie domyślnego kodu Gł. gosp. grupy księgowej dla tych zleceń.

Kalkulacja podatku od opakowań

Firmy sprzedające lub zużywające towary na lokalnym rynku są zobowiązane do przygotowania deklaracji podatku od opakowań na potrzeby Urzędu Skarbowego. Polska funkcjonalność zawiera narzędzia ułatwiające przygotowanie takiej deklaracji:

• definiowanie listy opakowań
• gromadzenie danych o sprzedaży i zużyciu zapasów w powiązaniu ze zdefiniowaną listą opakowań
• kalkulacja i raportowanie podatku od opakowań dla wymienionych wyżej transakcji i zapasów.

Intrastat

Przystąpienie Polski do Unii Europejskiej spowodowało nałożenie nowego obowiązku sprawozdawczego na podmioty prowadzące wymianę towarową z państwami członkowskimi Unii Europejskiej. Obowiązek ten polega na dokonywaniu przez podmiot zgłoszeń Intrastat, czyli na przekazywaniu organom celnym, w wymaganej formie i w określony sposób, informacji na temat obrotu towarowego z państwami członkowskimi UE. Standardowa funkcjonalność systemu Microsoft Dynamics NAV zawiera narzędzia ułatwiające przygotowanie deklaracji Intrastat. Polska funkcjonalność zawiera dodatkowe ułatwienia w tym obszarze, m.in. możliwość eksportu deklaracji Intrastat do pliku w formacie XML.

Dokument inwentaryzacji

Na koniec roku obrachunkowego użytkownicy dokonują fizycznego liczenia zapasów w celu ich uzgodnienia ze stanem ilościowym i wartościowym zarejestrowanym w systemie Microsoft Dynamics NAV 2016. W ramach Polskiej funkcjonalności został dodany raport Dokument inwentaryzacji, który może zostać zarchiwizowany przez dział księgowości jako potwierdzenie zakończenia procesu inwentaryzacji.  Dokument inwentaryzacji prezentuje zaksięgowane wartości i ilości zapasów magazynowych oraz nazwiska przedstawicieli firmy, którzy własnoręcznym podpisem potwierdzają, że ilości i kwoty wykazane w dokumencie są zgodne z rzeczywistym stanem magazynowym.

Dokumenty operacji magazynowych

Do typowych operacji magazynowych ewidencjonowanych w systemie Microsoft Dynamics NAV należą: spisanie ze stanu magazynu, przeszacowanie wartości i przesunięcie międzymagazynowe. System umożliwia wydrukowanie dokumentu Przesunięcie zapasu dostępnego w oknie Dzienniki przesunięć zapasów. W ramach Polskiej funkcjonalności dostępne są dodatkowe raporty dokumentujące operacje magazynowe:

• Dokument spisania ze stanu magazynu – dostępny w oknie Dzienniki zapasów przed zaksięgowaniem operacji;
• Zaksięgowany dokument spisania ze stanu magazynu – dostępny w raportach modułu Zarządzanie Finansami po zaksięgowaniu operacji;
• Dokument przeszacowania zapasów – dostępny w oknie Dzienniki przeszacowań przed zaksięgowaniem operacji.

Analizy i raporty

W ramach Polskiej funkcjonalności dostępne są raporty ustawowe, których przygotowanie wymagane jest po zamknięciu każdego miesiąca, jak również inne raporty, pomocne w bieżącej pracy. Wszystkie raporty mogą być sporządzane za dowolnie długie okresy, nie tylko miesięczne.

Do raportów z zakresu Polskiej funkcjonalności należą:

Zestawienie obrotów i sald kont K/G

raport prezentuje wartości: saldo początkowe, obroty okresu, saldo okresu, obroty narastająco, saldo na dzień dla wszystkich lub wybranych kont księgi głównej;

Dziennik K/G

raport prezentuje wszystkie zapisy księgi głównej w porządku chronologicznym;

Dokument księgowy – rejestr K/G

raport prezentuje dekret księgowy obejmujący K/G i inne przydatne informacje. Stanowi on potwierdzenie zaksięgowania transakcji;

Analityczny rejestr K/G

raport, podobnie jak raport Dokument księgowy – rejestr K/G, stanowi potwierdzenie zaksięgowania transakcji i przedstawia dekret księgowy. Zawiera jednak więcej szczegółów, m.in. informacje o wymiarach zapisów, księgach pomocniczych i walucie;

Analityczny dokument K/G

raport prezentuje podobne dane, jak raport Analityczny rejestr K/G, przy czym ma większe możliwości filtrowania, a w nagłówku raportu drukowane są informacje źródłowe o zaksięgowanej transakcji.

K/G – faktura zakupu, K/G – faktura korygująca zakupu, K/G – faktura sprzedaży, K/G – faktura korygująca sprzedaży

cztery raporty prezentujące dekret księgowy ze wszystkimi wymaganymi przez prawo informacjami dotyczącymi m. in. kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, waluty transakcji, kursu wymiany waluty itp. Stanowią potwierdzenie zaksięgowanej transakcji zakupu i sprzedaży. Mogą być drukowane na podstawie zaksięgowanej faktury, bądź faktury korygującej, zakupu lub sprzedaży.

Konto bankowe – szczegółowy bilans próbny

raport prezentuje szczegóły transakcji zaksięgowanych na wybranych kontach bankowych. Może być wykorzystany przy zamknięciu okresu obrachunkowego lub roku finansowego. W ramach Polskiej funkcjonalności systemu Microsoft Dynamics NAV wydruk raportu został rozszerzony o kolumny kwot debet i kredyt

Zestawienie obrotów i sald nabywcy/dostawcy

raporty są uzupełnieniem dla raportu Zestawienie obrotów i sald kont K/G. Bazują na zapisach ksiąg pomocniczych: należności i zobowiązań. Raporty prezentują saldo początkowe, obroty okresu, saldo okresu, obroty narastająco i saldo na dzień dla wszystkich nabywców lub dostawców, w podziale na grupy księgowe (konta należności lub zobowiązań);

Dziennik zapisów księgi nabywców/dostawców

raporty są uzupełnieniem dla raportu Dziennik K/G. Bazują na zapisach ksiąg pomocniczych: należności i zobowiązań. Raporty prezentują wszystkie zapisy księgi nabywców lub dostawców w porządku chronologicznym;

Wiekowanie należności/zobowiązań w zadanych okresach

raporty prezentują  otwarte należności i zobowiązania w sześciu dowolnie wybranych okresach, według terminu płatności lub daty księgowania;

Analiza wiekowania należności/zobowiązań

raport prezentuje wiekowanie należności i wiekowanie zobowiązań w formie tabelarycznej, ułatwiając analizowanie danych z możliwością ich sortowania, filtrowania i kopiowania.

Nabywca/dostawca – saldo na dzień

raporty zapewniają uzyskanie dokładnych i pełnych informacji o saldach należności i zobowiązań. W ramach Polskiej funkcjonalności raporty zostały rozszerzone o obsługę zaliczek oraz zastępczych grup księgowych (wielu kont należności lub zobowiązań).

Nabywca/dostawca – szczegółowy bilans próbny

raporty prezentują szczegóły bilansu próbnego dla wybranych nabywców lub dostawców. W ramach Polskiej funkcjonalności do raportów została dodana możliwość filtrowania zapisów księgi nabywców i dostawców według grup księgowych użytych w poszczególnych zapisach ksiąg należności i zobowiązań.

Wiekowanie zapasów

aport prezentuje stan ilościowy i wartościowy zapasów w czterech dowolnie wybranych okresach;

Kartoteka Środka Trwałego

raport łączy dane standardowych raportów Lista ŚT i Szczegóły ŚT, grupując szczegóły według księgi amortyzacji środka trwałego;

Przyjęcie Środka Trwałego

raport jest drukowany, gdy dany środek trwały został przyjęty w celu przekazania do używania. Taki dokument musi być podpisany przez przedstawicieli firmy;

Sprzedaż/likwidacja Środka Trwałego

raport jest drukowany, gdy dany środek trwały został wykreślony z ewidencji w wyniku sprzedaży lub likwidacji;

Lista inwentaryzacji Środka Trwałego

raport jest drukowany, gdy dokonywane jest uzgodnienie rzeczywistego stanu środków trwałych z ich ewidencją i wartością w systemie w celu przygotowania sprawozdań finansowych.

Niektóre z raportów dostępnych w standardzie systemu Microsoft Dynamics NAV 2016 zostały ulepszone w ramach Polskiej funkcjonalności.

Należą do nich raporty:

Konto bankowe – szczegółowy bilans próbny

raport prezentuje szczegóły bilansu próbnego dla wybranych kont bankowych. Wydruk  został rozszerzony o kolumny z kwotami debet/kredyt.

Nabywca – saldo na dzień, Dostawca – saldo na dzień

raporty zawierają dokładne i pełne informacje o saldach należności i zobowiązań. Wydruki zostały rozszerzone o obsługę zaliczek oraz zastępczych grup księgowych (wielu kont należności lub zobowiązań).

Nabywca – szczegółowy bilans próbny, Dostawca  – szczegółowy bilans próbny

raporty prezentują szczegóły bilansu próbnego dla wybranych nabywców lub dostawców. Wydruki zostały rozszerzone o możliwość filtrowania zapisów księgi nabywców i dostawców według grup księgowych.

Jednolity plik kontrolny

Informacje ogólne

Polska funkcjonalność umożliwia generowanie plików JPK (Jednolity Plik Kontrolny) dla struktur JPK_VAT, JPK_FA, JPK_WB, JPK_KR, JPK_MAG z systemu Microsoft Dynamics NAV. Struktury plików przygotowane zostały zgodnie ze schematami plików opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów. Struktura pliku JPK_VAT dokładnie odwzorowuje aktualną deklarację podatku VAT‑7 (17). Według interpretacji Ministerstwa Finansów, dane w pliku JPK_VAT muszą być w pełni zgodne ze składaną przez podatnika deklaracją VAT-7.

Przesyłane dane w pliku JPK_VAT dotyczą:

• Sprzedaży – ewidencja sprzedaży oraz nabyć towarów i usług, dla których podmiot ma obowiązek naliczyć VAT należny
• Zakupów – ewidencja zakupu VAT

Uruchamianie eksportu plików

Moduł JPK w Polskiej funkcjonalności umożliwia przygotowanie plików JPK_VAT, JPK_KR, JPK_FA, JPK_MAG i JPK_WB w formacie xml. Pliki do przesłania do Urzędu Skarbowego muszą być dodatkowo przygotowane (spakowane, zaszyfrowane, podpisane elektronicznie) przez program zewnętrzny.

Rejestr eksportu plików

Moduł JPK w Polskiej funkcjonalności umożliwia zapisanie wygenerowanych plików JPK_VAT, JPK_KR, JPK_FA, JPK_MAG i JPK_WB w bazie danych oraz ponowne ich wyeksportowanie. W rejestrze zapisywany jest również plik z ustawieniami wykorzystanymi przy generowaniu danych.