Elektroniczny obieg dokumentów w firmie - jak zorganizować?
2459
page-template,page-template-full_width,page-template-full_width-php,page,page-id-2459,page-child,parent-pageid-694,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-17.0,qode-theme-bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-5.5.2,vc_responsive
 

Document Capture

Elektroniczny obieg dokumentów

Ogranicz ilość dokumentów dzięki Document Capture

W każdej firmie, bez względu na wielkość czy branżę, pracownicy administracyjni zmagają się z nadmiarem obowiązków, brakiem czasu, natłokiem pracy oraz dokumentów. W konsekwencji pojawiają się błędy, które mogą generować niepotrzebne koszty oraz niekorzystnie wpływać na współpracę z partnerami biznesowymi. Warto poznać rozwiązania, które pozwolą usprawnić procesy administracyjne oraz ograniczyć ilość pomyłek.

Proste procesy administracyjne

Korzystaj z nowoczesnej technologii OCR

Elektroniczny obieg dokumentów w firmach z sektora SMB

Właściciele firm coraz chętniej decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Szacuje się, że około 62 procent organizacji z sektora małych i średnich przedsiębiorstw korzysta z bardziej lub mniej zaawansowanych systemów usprawniających zarządzanie dokumentacją. Właściciele mniejszych firm rzadko korzystają z tego typu rozwiązań, gdyż najczęściej są w stanie samodzielnie zorganizować tradycyjny, papierowy przepływ dokumentów. Jednak wraz ze wzrostem organizacji oraz liczby klientów, digitalizacja staje się rozwiązaniem koniecznym.

 

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wyeliminować liczne czynności, które wprowadzają chaos i wymagają dodatkowego nakładu pracy przy obsłudze dokumentacji papierowej. Gdy ilość druków rośnie, wzrasta również liczba działań operacyjnych takich jak weryfikacja, opracowywanie, zatwierdzanie. Zadania te wymagają zaangażowania wielu pracowników, co skutkuje większą ilością popełnianych błędów, zagubionych papierów, niedotrzymywaniem terminów i zobowiązań oraz przekazywaniem dokumentów w ręce osób do tego niepowołanych.

Document Capture

Document Capture to innowacyjne rozwiązanie biznesowe oparte na technologii OCR, usprawniające procesy administracyjne. Dzięki pełnej integracji z modułem zakupów Microsoft Dynamics NAV, istnieje możliwość skanowania faktur w momencie ich otrzymania. Wówczas są przekazywane bezpośrednio do systemu. Tam każdy wiersz jest importowany, zapisywany oraz wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail. Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics NAV bądź za pomocą aplikacji przeglądarki internetowej. Dodatkowo, cały proces akceptacji jest rejestrowany, a co za tym idzie możliwy do śledzenia przez kierownika działu zakupów. Document Capture może obsługiwać dowolne rodzaje dokumentów.

Skanowanie dokumentów dzięki Document Capture

Narzędzie umożliwia szybkie skanowanie i współdzielenie dokumentów w całej firmie. W miejscu fizycznego odbierania dokumentów następuje ich rejestracja, skanowanie i wysyłka do systemu ERP. Skanowanie może się odbywać za pośrednictwem urządzeń wielofunkcyjnych lub dedykowanych skanerów dokumentów.

Przetwarzanie plików

Document Capture pozwala na pobieranie dokumentów w formacie PDF bezpośrednio do Microsoft Dynamics NAV ze zdefiniowanych folderów serwera plików lub adresów e-mail. Rozwiązanie pozwala jednoczesne na importowanie i przetwarzanie zabezpieczonych dokumentów PDF, które do tej pory musiały być drukowane i ponownie skanowane.

Technologia OCR

Document Capture korzysta z nagradzanej oraz doskonale znanej technologii OCR ABBY FineReader, która służy do rozpoznawania tekstu z dokumentów. Dzięki temu, rozwiązanie zapewnia wysoką skuteczność rozpoznawania kodów kreskowych, znaków i liter w ponad 180 językach.

Inne typy dokumentów

Dzięki technologii OCR – Document Capture obsługuje szerokie spectrum dokumentów. Zdefiniowanie dowolnych szablonów umożliwia przetwarzanie zamówień zakupu, umów, certyfikatów, dyplomów, czy porozumień. Istnieje możliwość dowolnego definiowania reguł, które będą określały informacje mające być przetwarzane w procesie rejestracji.

Analiza dokumentów

Rozbudowany silnik Document Capture umożliwia analizę zeskanowanych dokumentów oraz wypełnienie zawartości zdefiniowanych w szablonach pól danymi pochodzącymi bezpośrednio z danego dokumentu. Omawiane rozwiązanie biznesowe, automatycznie rozpoznaje źródło pochodzenia dokumentu i na tej podstawie dokonuje wyboru właściwego dla danego źródła szablonu. Warto wspomnieć, że szablony można optymalizować pod względem zasad walidacji i wymagań zapewniających całkowitą zgodność zarejestrowanych danych z normami oraz przepisami stosowanymi w systemie ERP – Microsoft Dynamics NAV.

Faktury zakupu i akceptacja

Jeśli faktura zakupu wymaga akceptacji, stosowny e-mail zostaje wysłany do użytkownika akceptującego. System oczekuje na zwolnienie faktury zakupu do momentu, gdy wszyscy wymagani użytkownicy zaakceptują fakturę za pośrednictwem klienta Microsoft Dynamics NAV lub portalu Web. W całym procesie zatwierdzania użytkownicy akceptujący mają możliwość podglądu oryginalnego dokumentu na własnym ekranie, dodawania komentarzy oraz załączania plików. Document Capture umożliwia przeglądanie całej historii procesu akceptacji oraz udostępnia narzędzia pozwalające na łatwe i skuteczne administrowanie całym procesem. Document Capture daje również możliwość połączenia zamówienia zakupu z zeskanowaną fakturą zakupu oraz automatyczną akceptację faktury jeśli jej kwota nie przekracza określonej, zdefiniowanej wcześniej wartości.

Archiwizacja

Wszystkie dokumenty są przechowywane w postaci plików w formacie PDF/A. Dostęp do plików możliwy jest poprzez Microsoft Dynamics NAV. Jeżeli dokument został zarejestrowany z danym numerem konta lub wymiarem, możliwe jest łatwe dotarcie do oryginału poprzez funkcję Nawiguj. W innych przypadkach możliwe jest wyszukiwanie pełnotekstowe według zawartości dokumentu. Funkcja ta działa nie tylko na zarejestrowanych polach szablonu, ale w całym zakresie tekstu oryginalnego dokumentu, umożliwiając odnajdywanie specyficznych informacji związanych z np. dostawcą lub tekstem umowy. Kompletne archiwum Data Capture umożliwia natychmiastowy i bezpośredni dostęp do oryginalnych dokumentów.

Przewodnik po produkcie

Document Capture

Kluczowe funkcjonalności usprawniające elektroniczny obieg dokumentów, dostępne w Document Capture

Funkcje ogólne

Wbudowany podgląd obrazów

Możliwość dodawania załączników do faktur i faktur korygujących

Możliwość przenoszenia załączników do dowolnych rekordów przy pomocy funkcji przeciągnij i upuść

Współpraca ze wszystkimi wersjami Dynamics NAV począwszy od wersji 3.70

Funkcje z obszaru dopasowania faktur zakupu i faktur korygujących

Dopasowywanie dokumentów przy pomocy wbudowanej przeglądarce obrazów

Ręczne dopasowywanie do paragonów zakupu i zamówień zwrotu

Dopasowywanie wiersz po wierszu - automatyczne i zgodne z własną konfiguracją

Możliwość automatycznego kopiowania wymiarów nagłówka z zamówienia do faktury

Dopasowywanie niezaksięgowanych faktur zamówień zwrotu

Automatyczne dopasowywanie numeru zamówienia i sum kwot

Automatyczne księgowanie różnic pomiędzy zamówieniem i fakturą według zdefiniowanych zasad

Aktualizacja istniejącego zamówienia zakupu lub zamówienia zwrotu zamiast tworzenia faktury lub faktury korygującej

Bezpłatna prezentacja

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie z systemem ERP

Funkcje z obszaru OCR i skanowania dokumentów

Rozpoznawanie podstawowych pól nagłówka faktury takich jak numer faktury, data i suma

Wbudowany podgląd obrazów umożliwiający weryfikację dokumentów w systemie ERP

Rozpoznawanie opisów na fakturze

Rozpoznawanie numeru zlecenia i numeru zadania

Rozpoznawanie wielu kwot (np. suma kwoty za towary + suma kwoty transportu)

Możliwość zdefiniowania stałych wartości dla dowolnego pola

Konfigurowanie zasad dla pól, w przypadku których wymagany jest specyficzny format

Automatyczny podział plików PDF w Microsoft Dynamics NAV/ Eksport na podstawie kodu kreskowego lub numeru faktury

Wiele szablonów dla każdego dostawcy (faktury serwisowe, faktury zakupu, faktury kosztowe, itd.)

Tłumaczenie wiersza z wykorzystaniem odsyłaczy zapasu

Rozpoznawanie nieograniczonej liczby typów dokumentów (tj. zamówień sprzedaży, dowodów dostawy, kwitów przewozowych, certyfikatów) oraz definiowanie własnych pól do rozpoznania na tych dokumentach

Przeglądanie obrazów w zewnętrznych oknach w przypadku, gdy konieczna jest ręczna zmiana rozmiaru obrazu dla poszczególnych faktur

Współpraca ze wszystkimi wersjami Dynamics NAV począwszy od wersji 3.70

Rozpoznawanie wymiarów

Dodawanie własnych pól do rozpoznania z możliwością przeniesienia ich do dokumentu zakupu

Rozpoznawanie wielu kwot VAT z możliwością przypisania ich do odpowiednich kont w księdze głównej

Możliwość dostosowania przez księgowego obszaru rozpoznawania skanowanego dokumentu

Specyficzne ustawienia rozpoznawania i weryfikacji dla poszczególnych dostawców

Funkcje analizy i skanowania dokumentu wbudowane w Microsoft Dynamics NAV z możliwością dostosowania

Rozpoznawanie wierszy

Konfiguracja kwot jako kwot z VAT lub bez VAT

Ręczny podział plików PDF w Microsoft Dynamics NAV/ Eksport wielu faktur do jednego pliku PDF

Akceptacja

Wbudowany podgląd obrazów wykorzystywany przy akceptacji

Definiowanie ustawień automatycznej akceptacji

Obsługa współdzielenia procesu akceptacji na wypadek nieobecności w biurze

Zaawansowana akceptacja w zależności od kodów wymiarów

Przeglądanie obrazów w zewnętrznych oknach, w przypadku gdy konieczna jest ręczna zmiana rozmiaru obrazu dla poszczególnych faktur

Możliwość wysłania wszystkich faktur w jednej wiadomości e-mail do akceptacji

Przesyłanie faktur i faktur korygujących do akceptacji przez wyznaczone osoby

Rozpoznawanie wierszy

Document Capture w działaniu

Document Capture dla Microsoft Dynamics NAV