W każdej firmie, bez względu na wielkość czy branżę, pracownicy administracyjni zmagają się z nadmiarem obowiązków, brakiem czasu, natłokiem pracy oraz dokumentów. W konsekwencji pojawiają się błędy, które mogą generować niepotrzebne koszty oraz niekorzystnie wpływać na współpracę z partnerami biznesowymi. Warto poznać rozwiązania, które pozwolą usprawnić procesy administracyjne oraz ograniczyć ilość pomyłek.
Właściciele firm coraz chętniej decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Szacuje się, że około 62 procent organizacji z sektora małych i średnich przedsiębiorstw korzysta z bardziej lub mniej zaawansowanych systemów usprawniających zarządzanie dokumentacją. Właściciele mniejszych firm rzadko korzystają z tego typu rozwiązań, gdyż najczęściej są w stanie samodzielnie zorganizować tradycyjny, papierowy przepływ dokumentów. Jednak wraz ze wzrostem organizacji oraz liczby klientów, digitalizacja staje się rozwiązaniem koniecznym.
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala wyeliminować liczne czynności, które wprowadzają chaos i wymagają dodatkowego nakładu pracy przy obsłudze dokumentacji papierowej. Gdy ilość druków rośnie, wzrasta również liczba działań operacyjnych takich jak weryfikacja, opracowywanie, zatwierdzanie. Zadania te wymagają zaangażowania wielu pracowników, co skutkuje większą ilością popełnianych błędów, zagubionych papierów, niedotrzymywaniem terminów i zobowiązań oraz przekazywaniem dokumentów w ręce osób do tego niepowołanych.
Document Capture to innowacyjne rozwiązanie biznesowe oparte na technologii OCR, usprawniające procesy administracyjne. Dzięki pełnej integracji z modułem zakupów Microsoft Dynamics 365 Business Central (dawniej Dynamics NAV), istnieje możliwość skanowania faktur w momencie ich otrzymania. Wówczas są przekazywane bezpośrednio do systemu. Tam każdy wiersz jest importowany, zapisywany oraz wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail. Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics 365 Business Central bądź za pomocą aplikacji przeglądarki internetowej. Dodatkowo, cały proces akceptacji jest rejestrowany, a co za tym idzie możliwy do śledzenia przez kierownika działu zakupów. Document Capture może obsługiwać dowolne rodzaje dokumentów.
Narzędzie umożliwia szybkie skanowanie i współdzielenie dokumentów w całej firmie. W miejscu fizycznego odbierania dokumentów następuje ich rejestracja, skanowanie i wysyłka do systemu ERP. Skanowanie może się odbywać za pośrednictwem urządzeń wielofunkcyjnych lub dedykowanych skanerów dokumentów.
Document Capture pozwala na pobieranie dokumentów w formacie PDF bezpośrednio do Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV) ze zdefiniowanych folderów serwera plików lub adresów e-mail. Rozwiązanie pozwala jednoczesne na importowanie i przetwarzanie zabezpieczonych dokumentów PDF, które do tej pory musiały być drukowane i ponownie skanowane.
Document Capture korzysta z nagradzanej oraz doskonale znanej technologii OCR ABBY FineReader, która służy do rozpoznawania tekstu z dokumentów. Dzięki temu, rozwiązanie zapewnia wysoką skuteczność rozpoznawania kodów kreskowych, znaków i liter w ponad 180 językach.
Dzięki technologii OCR – Document Capture obsługuje szerokie spectrum dokumentów. Zdefiniowanie dowolnych szablonów umożliwia przetwarzanie zamówień zakupu, umów, certyfikatów, dyplomów czy porozumień. Istnieje możliwość dowolnego definiowania reguł, które będą określały informacje mające być przetwarzane w procesie rejestracji.
Rozbudowany silnik Document Capture umożliwia analizę zeskanowanych dokumentów oraz wypełnienie zawartości zdefiniowanych w szablonach pól danymi pochodzącymi bezpośrednio z danego dokumentu. Omawiane rozwiązanie biznesowe, automatycznie rozpoznaje źródło pochodzenia dokumentu i na tej podstawie dokonuje wyboru właściwego dla danego źródła szablonu. Warto wspomnieć, że szablony można optymalizować pod względem zasad walidacji i wymagań zapewniających całkowitą zgodność zarejestrowanych danych z normami oraz przepisami stosowanymi w systemie ERP – Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Jeśli faktura zakupu wymaga akceptacji, stosowny e-mail zostaje wysłany do użytkownika akceptującego. System oczekuje na zwolnienie faktury zakupu do momentu, gdy wszyscy wymagani użytkownicy zaakceptują fakturę za pośrednictwem klienta Microsoft Dynamics 365 Business Central lub portalu Web. W całym procesie zatwierdzania użytkownicy akceptujący mają możliwość podglądu oryginalnego dokumentu na własnym ekranie, dodawania komentarzy oraz załączania plików. Document Capture umożliwia przeglądanie całej historii procesu akceptacji oraz udostępnia narzędzia pozwalające na łatwe i skuteczne administrowanie całym procesem. Document Capture daje również możliwość połączenia zamówienia zakupu z zeskanowaną fakturą zakupu oraz automatyczną akceptację faktury jeśli jej kwota nie przekracza określonej, zdefiniowanej wcześniej wartości.
Wszystkie dokumenty są przechowywane w postaci plików w formacie PDF/A. Dostęp do plików możliwy jest poprzez Microsoft Dynamics 365 Business Central. Jeżeli dokument został zarejestrowany z danym numerem konta lub wymiarem, możliwe jest łatwe dotarcie do oryginału poprzez funkcję Nawiguj. W innych przypadkach możliwe jest wyszukiwanie pełnotekstowe według zawartości dokumentu. Funkcja ta działa nie tylko na zarejestrowanych polach szablonu, ale w całym zakresie tekstu oryginalnego dokumentu, umożliwiając odnajdywanie specyficznych informacji związanych z np. dostawcą lub tekstem umowy. Kompletne archiwum Data Capture umożliwia natychmiastowy i bezpośredni dostęp do oryginalnych dokumentów.
Wbudowany podgląd obrazów
Możliwość dodawania załączników do faktur i faktur korygujących
Możliwość przenoszenia załączników do dowolnych rekordów przy pomocy funkcji przeciągnij i upuść
Współpraca ze wszystkimi wersjami Dynamics NAV począwszy od wersji 3.70
Dopasowywanie dokumentów przy pomocy wbudowanej przeglądarce obrazów
Ręczne dopasowywanie do paragonów zakupu i zamówień zwrotu
Dopasowywanie wiersz po wierszu - automatyczne i zgodne z własną konfiguracją
Możliwość automatycznego kopiowania wymiarów nagłówka z zamówienia do faktury
Dopasowywanie niezaksięgowanych faktur zamówień zwrotu
Automatyczne dopasowywanie numeru zamówienia i sum kwot
Automatyczne księgowanie różnic pomiędzy zamówieniem i fakturą według zdefiniowanych zasad
Aktualizacja istniejącego zamówienia zakupu lub zamówienia zwrotu zamiast tworzenia faktury lub faktury korygującej
Rozpoznawanie podstawowych pól nagłówka faktury takich jak numer faktury, data i suma
Wbudowany podgląd obrazów umożliwiający weryfikację dokumentów w systemie ERP
Rozpoznawanie opisów na fakturze
Rozpoznawanie numeru zlecenia i numeru zadania
Rozpoznawanie wielu kwot (np. suma kwoty za towary + suma kwoty transportu)
Możliwość zdefiniowania stałych wartości dla dowolnego pola
Konfigurowanie zasad dla pól, w przypadku których wymagany jest specyficzny format
Automatyczny podział plików PDF w Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV)/ Eksport na podstawie kodu kreskowego lub numeru faktury
Wiele szablonów dla każdego dostawcy (faktury serwisowe, faktury zakupu, faktury kosztowe, itd.)
Tłumaczenie wiersza z wykorzystaniem odsyłaczy zapasu
Rozpoznawanie nieograniczonej liczby typów dokumentów (tj. zamówień sprzedaży, dowodów dostawy, kwitów przewozowych, certyfikatów) oraz definiowanie własnych pól do rozpoznania na tych dokumentach
Przeglądanie obrazów w zewnętrznych oknach w przypadku, gdy konieczna jest ręczna zmiana rozmiaru obrazu dla poszczególnych faktur
Współpraca ze wszystkimi wersjami Dynamics NAV począwszy od wersji 3.70
Rozpoznawanie wymiarów
Dodawanie własnych pól do rozpoznania z możliwością przeniesienia ich do dokumentu zakupu
Rozpoznawanie wielu kwot VAT z możliwością przypisania ich do odpowiednich kont w księdze głównej
Możliwość dostosowania przez księgowego obszaru rozpoznawania skanowanego dokumentu
Specyficzne ustawienia rozpoznawania i weryfikacji dla poszczególnych dostawców
Funkcje analizy i skanowania dokumentu wbudowane w Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV) z możliwością dostosowania
Rozpoznawanie wierszy
Konfiguracja kwot jako kwot z VAT lub bez VAT
Ręczny podział plików PDF w Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV)/ Eksport wielu faktur do jednego pliku PDF
Wbudowany podgląd obrazów wykorzystywany przy akceptacji
Definiowanie ustawień automatycznej akceptacji
Obsługa współdzielenia procesu akceptacji na wypadek nieobecności w biurze
Zaawansowana akceptacja w zależności od kodów wymiarów
Przeglądanie obrazów w zewnętrznych oknach, w przypadku gdy konieczna jest ręczna zmiana rozmiaru obrazu dla poszczególnych faktur
Możliwość wysłania wszystkich faktur w jednej wiadomości e-mail do akceptacji
Przesyłanie faktur i faktur korygujących do akceptacji przez wyznaczone osoby
Rozpoznawanie wierszy