Zarządzanie projektami z systemem ERP

Zarządzanie projektami z systemem ERP

Nowoczesne metody realizacji projektów nie mogą pomijać systemu informatycznego. Właściwie dobrany program to podstawa zachowania porządku oraz terminowości. Narzędzie powinno wyposażyć użytkowników w funkcjonalności dedykowane płynnej rejestracji zleceń, planowaniu oraz kontroli zasobów, a także monitorowaniu postępu zadań. Jednocześnie każdy uczestnik biorący udział w projekcie musi posiadać komplet aktualnych informacji – z tego względu warto dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami z systemem ERP, który wyposażony jest w dedykowane ku temu moduły.

Dogodny przepływ dokumentacji

W realizacje projektów, zależnie od ich skali, zaangażowane są różne osoby bądź działy organizacji. System ERP pozwala zadbać o to, aby dokumenty, które tworzone są w ramach projektu mogły być swobodnie udostępniane niezbędnym użytkownikom oraz aktualizowane na bieżąco – mowa tu choćby o kartach czasu pracy, specyfikacji projektu, analizach czy też fakturach. Członkowie zespołów projektowych mają możliwość wprowadzania modyfikacji w różnych momentach realizacji zleceń. Co ważne, oprogramowanie ERP powinno zapewnić sprawność komunikacji w obszarze wysyłki i modyfikacji dokumentów nie tylko w obrębie struktur firmowych, ale również na linii wykonawca-klient.

System Microsoft Dynamics 365 Business Central stwarza w tym zakresie wygodne możliwości ze względu chociażby na swoją integrację z pakietem Microsoft Office 365. Pakiet narzędzi biurowych stale powiązany z oprogramowaniem i zasobem danych pozwala na wysyłkę oraz wprowadzanie wspólnych zmian w dokumentach w środowisku takich aplikacji jak MS Outlook czy MS Excel – nie zmuszając użytkowników do opuszczania oprogramowania.

Zarządzanie projektami z systemem ERP a definiowanie zleceń

Dynamics 365 Business Central oferuje funkcjonalność rejestracji zużyć, która pozwala na rozliczanie zleceń w oparciu o stałe stawki lub rzeczywiste zużycia materiałów oraz czasu. Użytkownicy ERP mogą konfigurować zlecenia, planować zasoby, ustanawiać budżety, a także kontrolować na bieżąco postęp prac. Zarządzanie zleceniami w projekcie dotyczy zarówno krótko-, jak i długoterminowych projektów wymagających rejestracji czasu pracy czy kontroli zużycia stanów magazynowych. Warto podkreślić przy czym, że system jest przystosowany do współpracy z innymi modułami – dedykowanymi produkcji czy serwisowi.

Użytkownicy zaangażowani w projekt mogą liczyć na dostęp do wszystkich niezbędnych dla swojej roli informacji zarówno w zakresie pojedynczych zleceń, jak również alokacji pracowników bądź urządzeń i opcji konfiguracji danych z perspektywy administracyjno-finansowej.

Kontrola zasobów

Zasoby to ludzie lub urządzenia będące elementem projektów. Technologia ERP pozwala na ich monitorowanie i w ramach pojedynczego zasoby, i grupy – m.in. kontrolowanie zużycia, rzeczywistej wydajności oraz dostępności.

Harmonogram i czas pracy

Trudno mówić o pełnym sukcesie projektów z pominięciem terminowości. Kontrola czasu przeznaczanego na realizacje poszczególnych zadań projektowych pozwala na określanie wydajności oraz ułatwia trzymanie się zaplanowanego harmonogramu. System ERP Dynamics 365 Business Central umożliwia rejestrowanie czasu pracy poszczególnych użytkowników zaangażowanych w projekt. Karty czasu pracy podlegają natomiast kontroli kierowników projektów.

Znaczenie analityki

Technologia ERP z roku na rok oferuje coraz większe możliwości jeżeli chodzi o zaawansowaną analitykę biznesową oraz raportowanie. Planując projekt konieczne jest określenie kluczowych wskaźników, których kontrola pozwoli potem sprawdzać efektywność projektów i konkretnych zleceń. Czy osoby przypisane do poszczególnych zadań realizują je w z góry ustalonym czasie, a założone uprzednio budżety oraz zasoby ulegają zużyciu zgodnie z naszymi planami?

Analityka BI oraz funkcje raportowania stosowane w Dynamics 365 Business Central umożliwiają kompleksowe gromadzenie informacji m.in. dzięki danym wprowadzanym do oprogramowanie bezpośrednio przez pracowników czy przesyłanej dokumentacji. Informacje zbierane w ramach danego projektu przekształcać można automatycznie w klarowne zestawienia oraz raporty, by kierownicy oraz osoby decyzyjne mogły stale kontrolować kluczowe KPI. Oprogramowanie oferuje także każdemu użytkownikowi codzienną pracę w środowisku ze spersonalizowanymi widokami wyposażonymi w niezbędne dla ich roli dane. System pozwala użytkownikom na śledzenie zleceń, a także ustalanie, o jakich wartościach mają być oni informowani w sposób automatyczny – nie tylko w postaci standardowych widoków, ale również odpowiednich alertów.



Konferencja dla biznesu: System ERP i CRM w ekosystemie rozwiązań Microsoft

X