29 paź Wybór systemu ERP – na co zwrócić uwagę?

Wdrożenie systemu ERP to dla firmy inwestycja na długie lata. Zgodnie z raportem opracowanym przez Apps Around the World, wartość globalnego rynku rozwiązań tej klasy sięgnęła już 95 mld dolarów, a do końca 2021 roku ma wzrosnąć o następne 660 milionów. Jak zatem odpowiednio przeprowadzić wybór systemu ERP i na co zwrócić uwagę? Odpowiadamy w artykule i w trakcie IV odcinka Rozmów o IT – serii spotkań z ekspertami technologii!

Ważne, żeby zacząć od… siebie

Dla organizacji, które nie miały wcześniej okazji inwestować w rozbudowany system informatyczny, może nie być to kwestia oczywista. Wybór systemu ERP powinniśmy rozpocząć od dokładnej definicji własnych potrzeb. Czy poszukujemy rozwiązania, które ma odpowiedzieć na większość naszych potrzeb biznesowych, wspierając każdy dział w firmie? Czy może zależy nam na poprawie procesów jedynie w wąskim obszarze, jak sprzedaż czy księgowość?

Potrzeby przekuj w cele

Kiedy określimy już nasze najważniejsze potrzeby, dla których chcemy wdrożyć system, możemy przekuć je w cele. Cele inwestycji mogą być nakierowane na efektywność, np. zależy nam na tym, aby zatrudniony w naszej firmie magazynier przygotowywał więcej paczek w określonym czasie niż dotychczas. Za cele możemy przyjąć też sprawdzenie, czy sposób działania, który planujemy zmienić – np. nowa metoda realizacji procesu biznesowego – jest za pomocą oprogramowania w pełni realizowana. Należy przy tym wszystkim pamiętać, że cele muszą być mierzalne.

Zaangażuj swój zespół

Bardzo ważnym czynnikiem podczas wyboru systemu ERP jest dobór zespołu, który będzie zaangażowany w projekt od początku to końca. Wiele firm błędnie zakłada, że tego typu inwestycja powinna spaść wyłącznie na barki działu IT. Tymczasem jest to projekt, który dotyczy przede wszystkim biznesu – a więc w wybór i wdrożenie należy zaangażować kluczowe osoby zarówno ze strony decyzyjnej, jak też ze strony znajomości realizowanych obecnie procesów biznesowych. Powinny one posiadać szeroką wiedzę merytoryczną z zakresu procesów, które pragniemy udoskonalić. Specjaliści IT jak najbardziej są potrzebni w czasie inwestycji, ale w kwestii oceny infrastruktury informatycznej czy wsparcia w utrzymaniu systemu.

Przeważnie, ostateczna decyzja o zakupie rozwiązania leży natomiast w rękach osoby z top managementu danej firmy, która posiada odpowiednie prerogatywy. Co istotne, osoba ta powinna być zaangażowana nie tylko pod kątem decyzyjnym, ale również wspierać oraz motywować pracowników podczas przebiegu projektu wdrożeniowego.

Research rynku

Na rynku dostępnych jest wiele różnych systemów. Dlatego poszukując produktu odpowiedniego dla siebie, warto zacząć od koncentracji na trzech kryteriach.

• Jakiej wielkości jest nasza organizacja? Producenci systemów niezwykle często dedykują swoje rozwiązania przedsiębiorstwom konkretnej wielkości, co już na starcie zawęża krąg poszukiwań. Oprogramowania przeznaczone dla małych firm charakteryzuje przeważnie mniejsza złożoność procesów biznesowych.

• Na jakim rynku chcemy działać? Jeżeli planujemy prowadzić działalność w Polsce, ważne, żeby oprogramowanie było dostosowane do lokalnych wymogów prawnych oraz księgowych, a także, żeby oferowało aktualizacje zgodne ze zmianami w tych obszarach. Organizacje wielooddziałowe, działające na wielu rynkach, muszą mieć z kolei świadomość, że będą potrzebowały nieco innych funkcjonalności – takich jak obsługa wielu walut czy różnych wersji językowych. Dlatego należy zdecydować się na system, który obsługuje transakcje międzyfirmowe.

•  Czy stawiamy na system wspierający jedynie konkretne procesy, czy rozwiązanie uniwersalne? Dlatego tak ważne jest początkowe zdefiniowanie swoich celów. Być może obecnie zauważamy jedynie braki w zarządzaniu np. logistyką, lecz z perspektywy czasu może się okazać, że wsparcie technologiczne przyda się również w innych działach. Z tego względu warto wybrać system o szerszej gamie działania. Istotnym rozróżnieniem jest także podział na systemy uniwersalne oraz systemy branżowe – a więc takie, których funkcjonalności skupiają się na obsłudze bardzo konkretnych procesów występujących w danej branży. Przykładem są tu choćby specyficzne procesy branży produkcyjnej.

Wybór systemu ERP a budżet

Musimy pamiętać, że na koszt wdrożenia oprogramowania składa się koszt licencji, który należy pokryć za samo oprogramowanie, a także koszt usług. Na rynku dostępne są zarówno systemy lokalne, jak również te od globalnych producentów, takich jak Microsoft, co wiąże się z wyższymi cenami rozwiązań. Wybierając system można zdecydować się na wdrożenie w formule licencyjnej lub w modelu SaaS – systemu jako usługi w ramach platformy chmurowej. Model SaaS niweluje koszt początkowy, pozwalając na rozłożenie płatności w czasie w ramach umowy subskrypcyjnej.

Cena samej licencji systemu ERP stanowi ok. połowę budżetu przeznaczanego na projekt wdrożeniowy. Na koszty składają się także usługi, jakie oferuje dostawca. Mogą to być zarówno szkolenia użytkowników i konfiguracje systemu, jak również modyfikacje oprogramowania. Należy zdawać sobie sprawę, że im bardziej będziemy chcieli dostosować oprogramowanie do indywidualnych potrzeb swojej organizacji, tym koszt usług będzie większy. A modyfikacje, podobnie jak aktualizacje mogą być potrzebne nie tylko na początku wdrożenia, ale również pojawiać się z czasem, z perspektywy utrzymania systemu w kolejnych miesiącach oraz latach. Warto postawić na oprogramowanie ERP, które jest elastyczne oraz na dostawcę oferującego dodatkowe aplikacje biznesowe, pozwalające na dopasowanie rozwiązania do konkretnych wymagań.

Gdzie szukać informacji o systemach?

Portale branżowe poświęcone tematyce technologii w biznesie lub stricte systemom ERP są cennym źródłem wiedzy. Na stronach dostawców ERP można znaleźć także wartościowe materiały prezentujące specyfikę konkretnych systemów – webinary, e-booki, prezentacje. Jeżeli jesteśmy zainteresowani danym systemem, warto skorzystać również konsultacji ERP, oferowanych zwykle bezpłatnie.

Dostawca ERP – o co pytać?

Projekt wdrożeniowy to nie tylko technologia, ale również ludzie i ich umiejętności. Rozmawiając z dostawcą warto zapytać o referencje – koncentrując się najlepiej na opinii firm z pokrewnej branży. Jak długo dostawca jest już na rynku, ile projektów miał okazję zrealizować oraz czy posiada doświadczenie wdrożeniowe w kraju, w którym planujemy swoją działalność?

Co oczywiste, pytajmy o koszty – zarówno licencji, jak i usług. Bardzo istotne w dalszej perspektywie są koszty aktualizacji systemu. Mogą być one ujęte w cenie licencji bądź w formie dodatkowych opłat.

Z dostawcą ERP należy także omówić wizję projektu wdrożeniowego, a więc z jakich etapów będzie się on składał. Na efektywność inwestycji wpływa posiadanie przez partnera wdrożeniowego sprawdzonej metodyki, która systematyzuje cały proces.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o wyborze systemu ERP, obejrzyj lub posłuchaj w formie podcastu IV odcinka Rozmów o IT. Serii dedykowanej przedsiębiorcom, dzięki której poznasz system ERP od podstaw.