System Workflow - przepływy pracy w Dynamics NAV - www.IT.integro.pl
22185
post-template-default,single,single-post,postid-22185,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-17.0,qode-theme-bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-5.5.2,vc_responsive
system workflow

System Workflow – przepływy pracy w Dynamics NAV

Workflow jest to pojęcie odnoszące się do sposobu przepływu informacji lub zadań pomiędzy określonymi osobami w organizacji. To narzędzie pomagające odzwierciedlić rzeczywiste procesy biznesowe w obszarze firmy oraz łączące zadania wykonywane przez wielu użytkowników z zadaniami automatycznymi oraz akceptacjami.

Przepływy pracy są dostępne dla systemów ERPMicrosoft Dynamics od wersji NAV 2016 oraz są zawarte w standardzie i ich wykorzystanie nie wymaga dodatkowych instalacji, obiektów czy licencji.

Wyobraźmy sobie kilka zespołów projektowych, działów czy osób nie posiadających bezpośredniego kontaktu ze sobą w trakcie pracy. Każda z takich osób wykonuje szereg przypisanych sobie czynności, ale część z nich wymaga udziału osób trzecich. System Workflow ma na celu ułatwienie równoległej pracy między użytkownikami, w sposób sprawny i klarowny.

Fundamentem wykonania tych zadań jest określony sposób działania oraz przepływu informacji. Istotne jest, aby przekazywane zadanie zawierało wskazówki umożliwiające jego realizację lub z góry nadaną ścieżkę jego przepływu. Zadaniem Workflow jest automatyzacja działań, dzięki czemu cały proces staje się sprawniejszy, a prawdopodobieństwo wystąpienia błędu jest znikome.

System Workflow jest narzędziem szczególnie pomocnym w organizacjach rozwijających się, w których automatyzacja działań oraz przypisanie określonych funkcji użytkownikom jest niezbędne do prawidłowej pracy.

Trzy elementy Workflow

System Workflow składa się z trzech elementów:

  • Zdarzenia
  • Warunki
  • Reakcje

 

Zdarzenie zawsze uruchamia przepływ pracy, do którego istnieje możliwość przypisania dodatkowych warunków. Następnie jeśli jest on spełniony, system przechodzi do wykonywania reakcji.

Typy przepływów

W Workflow ważne są typy określonych przepływów. Wyróżniamy ich trzy rodzaje:

  • Akceptacja zadań i dokumentów – umożliwia wprowadzenie konieczności akceptacji poszczególnych zadań i dokumentów przed kolejnym etapem ich przepływu. Pozwala to na możliwość kontroli zmian zachodzących w poszczególnych dokumentach, kartotekach oraz tabelach. Użytkownik jest informowany o zmianach i może odpowiednio reagować poprzez akceptację lub odrzucenie danego dokumentu lub kartoteki;
  • Powiadomienia użytkowników – informuje o zdarzeniach w systemie i o konieczności podjęcia odpowiednich działań (bezpośrednio w aplikacji lub poprzez e-mail), dzięki temu zwiększa się kontrola nad posiadanymi w systemie informacjami;
  • Automatyzacja procesu – automatyczne wykonywanie zadań przez system, który przeprowadza jednocześnie odpowiednie obliczenia. Umożliwia samoczynne wykonywanie zadań przez system, po spełnieniu odpowiednich kryteriów.

Szablony

System Workflow można stworzyć samemu, jednak zaleca się skorzystanie z odpowiedniego szablonu, umożliwiając w prosty sposób adaptację do wszystkich potrzeb danego przedsiębiorstwa. Paleta szablonów jest duża, jest ich aż trzydzieści. Są one podzielone na grupy, co znacznie ułatwia orientację jak i możliwość wyboru właściwego dla potrzeb użytkownika. Dodatkowo posiadają możliwość edycji w dowolny sposób np. poprzez zmianę domyślnych warunków, wyboru pilnowanych pól, personalizacji komunikatów czy dodania nowych zdarzeń i reakcji.

Zdefiniowanie użytkowników

Przed stworzeniem własnego szablonu, należy wcześniej zdefiniować użytkowników branych pod uwagę przez system Workflow.

W „ustawieniach użytkowników akceptujących” istnieje możliwość nadania identyfikatora osoby akceptującej, czy nadania limitu kwot. Jeśli danemu użytkownikowi zostanie przyznany limit w wysokości 500 zł to dana osoba będzie miała możliwość samodzielnego utworzenia zamówienia od dostawcy do kwoty 500 zł, a zamówienie na wyższą kwotę wymagać będzie akceptacji ze strony osoby z nadanymi wcześniej uprawnieniami np. kierownika działu.

Istnieje również możliwość nadania wybranemu użytkownikowi nieograniczonego limitu akceptacji sprzedaży. W tym przypadku użytkownik ma możliwość tworzenia zamówień na dowolną kwotę, które nie będą wymagały akceptacji z żadnej ze stron. Podobny proces można zdefiniować dla dokumentów zakupu oraz zapotrzebowania.

Akceptacja kartoteki nabywcy

Wszystkie Workflow znajdują się po przejściu w działy w ustawieniach aplikacji, a następnie w przepływach  pracy.

Wybierając „przepływy pracy” otrzymujemy okno z widokiem na wszystkie przepływy w obszarze naszej organizacji. W tym miejscu można stworzyć, za pomocą akcji „nowe” przepływ od zera. Jednak łatwiej i sprawniej jest skorzystać z dostępnych szablonów.

Akceptacja kartoteki nabywcy znajduje się w dziale „sales and marketing”, gdzie znajduje się „customer approval workflow”. Po jego wyborze, wszystkie zdarzenia, warunki oraz akcje są kopiowane z możliwością dostosowania do własnych potrzeb na przykład poprzez zmianę kodu, opisu, kategorii czy warunku. Jednak jedynym wymaganiem niezbędnym do jej uruchomienia jest podanie osoby akceptującej.

Typ osoby akceptującej

Pierwszym krokiem jest wybranie w reakcji typu osoby akceptującej. Istnieje kilka możliwości na przykład sprzedawca/kupujący – przypisany do konkretnego użytkownika, grupa akceptująca lub grupa użytkownika przepływu pracy.

W przypadku osoby akceptującej, mamy możliwość określenia dla niej typu limitu, czyli przydzielenia jej miejsca w przepływach i roli np. bezpośrednia osoba akceptująca, pierwsza kwalifikowana osoba akceptująca, szczególna osoba akceptująca czy osoba z łańcucha osób akceptujących. Po określeniu limitu dla osoby akceptującej, pozostaje włączenie przepływu za pomocą jednego kliknięcia.

W ten sposób, jeśli dowolny nabywca będzie chciał wysłać kartotekę do akceptacji, zostanie wysłane żądanie. Możemy je anulować oraz sprawdzić do kogo, kiedy i przez kogo zostało wysłane oraz kto jest osobą akceptującą, wszystkie te możliwości są dostępne na stronie „Żądania wysłane do akceptacji”. W trakcie takiego działania, automatycznie zostaje nałożona restrykcja na danego nabywcę. Nie możemy wykonać innego zaksięgowania faktury, aż do momentu zaakceptowania. Istnieje możliwość sprawdzenia rekordów dla których została nałożona restrykcja na danego nabywcę. W przepływach pracy, na stronie rekordy z ograniczeniami mamy możliwość podglądu wszystkich nabywców i innych kontrahentów, których dotyczy restrykcja oraz z którym przepływem pracy są oni powiązani.

Akcja – akceptacja

W widoku głównym znajduje się dostęp do żądań wysyłanych do akceptacji oraz żądania do zatwierdzenia, gdzie znajdują się dla osoby akceptującej kartoteki oczekujące na zatwierdzenie.

Restrykcje wprowadzają ograniczenia dla użytkowników, dopóki określona osoba nie zatwierdzi naszej akceptacji, nie mamy możliwości księgowania faktur. Jednak, w takim przypadku możemy skorzystać z możliwości obserwowania jednego pola na kartotece. Wtedy tylko na jednym polu zostanie przywrócona stara wartość, do czasu akceptacji nowej. Dzięki temu możemy w dalszym ciągu korzystać z kartoteki i nie podlegać restrykcji.

Grupy użytkowników akceptacji

Jeśli chcemy, aby dany proces przepływał przez daną grupę osób w określonej kolejności należy zdefiniować grupy użytkowników akceptacji.

W tym momencie należy przypisać kod oraz nazwę grupy np. finansowa, następnie przypisać użytkowników. Warto zwrócić uwagę, że automatycznie zostają przyznane numery kolejności akceptacji. Jednak, istnieje możliwość ich zmiany oraz ustawienia tej samej pozycji dla kilku osób.

Przepływ pracy na podstawie faktury zakupów

Kolejnym krokiem jest przejście do przepływów oraz stworzenie nowego przepływu pracy z szablonu. W przypadku akceptacji faktury zakupów należy przejść do „purchase documents”, a następnie do „purchase invoice approval workflow”. Na tym przepływie ustawione są warunki – typ dokumentu „faktura” oraz stan „otwarty”,  dopiero po ich spełnieniu będą działały dalsze odpowiedzi. W tym miejscu należy dokonać zmiany typu wszystkich osób akceptujących, dostosowując je do potrzeb zespołu na np. „grupa użytkownika przepływu pracy”, następnie z listy kodu grupy przepływu pracy należy wybrać „finanse”. Dalsze zmiany nie są koniecznie do uruchomienia przepływu.

Zwiększona ilość kartotek

W przypadku, jeśli klient chciałby obserwować większą ilość kartotek, nie tylko dostępnych w szablonach, może dostosować je poprzez zmiany w kodzie. Istnieją zdefiniowane, standardowe jednostki kodu, odpowiedzialne za przechwytywanie zmian w naszym rekordzie, generowanie zadań akceptacji oraz ich anulowanie.

Istnieje również możliwość wprowadzania zmian w kodzie, co jest równie łatwe w przypadku adaptacji w nowych tabelach czy nowych miejscach. Wystarczy wybrać analogiczny przepływ i dla niego odszukać jednostki kodu dla zdarzeń i reakcji.

Korzyści płynące z wykorzystania Workflow w Twojej firmie

System Workflow jest narzędziem łatwym w obsłudze, posiadającym szeroką gamę możliwości. W większości przypadków opiera się na szablonach równocześnie dając możliwość ich modyfikacji oraz rozszerzeń, co pozwala na dostosowanie do określonych potrzeb firmy. Narzędzie to pomaga uzyskać kontrolę nad przepływem pracy oraz poprawnością danych w niej się znajdujących.

Dzięki Workflow zyskasz możliwość uproszenia procesów zatwierdzania w dowolnym czasie i miejscu na świecie oraz dostosujesz procesy do zmieniających się potrzeb w Twojej firmie.

Przepływy pracy pozwalają na:

  • Akceptację zadań i dokumentów;
  • Automatyzację procesów wg ustalonej wcześniej hierarchii;
  • Zdefiniowanie osób odpowiedzialnych za akceptację jak również, tworzenie ich hierarchii poprzez łańcuchy akceptacji;
  • Tworzenie przepływów pracy na podstawie trzydziestu szablonów;
  • Tworzenie własnych przepływów pracy oraz dokonywanie zmian dzięki szablonom lub za pomocą kodu.