25 mar System ERP w chmurze czy na serwerach

Chmura obliczeniowa staje się zjawiskiem powszechnym. Wykorzystywanym nie tylko w biznesie, ale i w życiu prywatnym. Naturalną konsekwencją obecnych trendów jest przeniesienie do chmury także systemów ERP. Oprogramowanie w chmurze ma już wielu zwolenników, nadal jednak budzi sporo kontrowersji. Czy rozwiązanie jest na tyle elastyczne, że dopasuje się do potrzeb firm ze wszystkich branż? Na to i wiele innych pytań postaramy się odpowiedzieć w dzisiejszym artykule.

Czym jest chmura obliczeniowa?

Chmura obliczeniowa (ang. cloud computing) to model przetwarzania danych, w którym oprogramowanie rozumiane jest jako usługa. W zależności od jej rodzaju, użytkownicy mogą otrzymać do niej dostęp, bez potrzeby zakupu licencji lub utrzymania infrastruktury na własnych serwerach. Usługodawcy dostarczają platformę chmurową i dbają o jej zabezpieczenie oraz utrzymanie.

Usługi oparte o chmurę obliczeniową przynoszą firmom spore korzyści, związane przede wszystkim z wygodą, łatwością użytkowania i rozliczeń oraz osiąganymi oszczędnościami.

Współczesne trendy i kierunki rozwoju

Wg ERP Report 2015, A Panorama Consulting Solutions Research Report, widoczna jest tendencja migracji systemów ERP do chmury. W 2013 roku, 85% firm wybrało systemy ERP, bazujące na serwerach lokalnych. Rok później widoczna jest zmiana tendencji. W 2014 roku już tylko 56% organizacji wybrało lokalne serwery. Odnotowano duży wzrost zakupów oprogramowania w oparciu o model cloud. Udział skoczył z 4% do 33%. Większe zainteresowanie systemami ERP w chmurze wiąże się z coraz szerszą i atrakcyjniejszą ofertą dostępną na rynku.

Nadal największym problemem, z jakim muszą zmagać się dostawcy rozwiązań chmurowych, jest brak podstawowej wiedzy przedsiębiorców o produkcie. Wg raportu, aż 40% firm nie zdecydowało się na wybór systemu ERP w chmurze ze względu na brak wystarczającej ilości informacji. Edukacja rynku jest procesem długotrwałym dlatego ta sytuacja jest zrozumiała. Wśród innych powodów wymienianych przez respondentów znalazł się strach przed brakiem odpowiednich zabezpieczeń (20%) oraz przed utratą danych (10%).

Korzyści z systemu ERP w chmurze

Model chmurowy jest szczególnie korzystny dla firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, które nie posiadają własnej infrastruktury. Zakup serwerów, sprzętu, zatrudnienie informatyków, dla wielu jest barierą nie do przejścia. Cloud computing pozwala ograniczyć wstępne koszty do minimum. System ERP oparty o chmurę nie wymaga dużych, początkowych nakładów.

W przypadku dużych przedsiębiorstw, sytuacja wygląda inaczej. Firmy te najczęściej posiadają zaawansowaną infrastrukturę informatyczną, dlatego naturalnym wyborem jest instalacja systemu ERP na własnych serwerach. Coraz częściej jednak, wybierają wdrożenie systemu ERP w modelu hybrydowym. Oznacza to, że część procesów realizowana jest na lokalnych serwerach, a część przeniesiona jest do chmury.

Ogromnym atutem systemu ERP w chmurze jest skalowalność. Możliwość sterowania parametrami wydajnościowymi w dowolnym momencie, w zależności od potrzeb. Istnieje możliwość zaprogramowania poziomu wydajności, w określonych dniach miesiąca. W odniesieniu do firm produkcyjnych można podnosić wydajność maszyn wirtualnych w określonym przedziale czasu, zgodnie z potrzebami cyklu produkcyjnego. Dzięki skalowalności, przedsiębiorstwa płacą jedynie za realnie wykorzystane zasoby.

Kolejnym atutem systemu ERP w chmurze są oszczędności, jakie osiąga firma poprzez eliminację kosztów związanych z utrzymaniem infrastruktury, zakupem serwerów, nowego sprzętu, czy zatrudnieniem pracowników działu IT. W przypadku modelu udostępniania wirtualnego środowiska pracy, to usługodawca bierze na siebie odpowiedzialność za bezpieczeństwo i stabilność platformy.

System ERP w chmurze czy na serwerze?

Obecnie, przedsiębiorcy dysponują szeroką gamą możliwości przy wyborze systemu ERP.

Mogą zdecydować się na instalację na własnych, lokalnych serwerach lub na serwerach dzierżawionych w modelu cloud computing. Wybór zależny jest od specyfiki firm. Ich charakteru, realizowanych procesów, wielkości, skali działań. Podejmując tę decyzję, powinni wziąć pod uwagę kilka istotnych czynników:

Koszt wdrożenia i utrzymania infrastruktury

Koszty instalacji systemu ERP w chmurze są niższe, podobnie jak koszty utrzymania. Firmy nie ponoszą wydatków związanych z zarządzaniem infrastrukturą, tworzeniem rozwiązań technologicznych bądź z zakupem zaawansowanego sprzętu. Dla małych i średnich firm niższe koszty są dużą zaletą. W przypadku dużych organizacji, należy przeanalizować wymagania, gdyż może okazać się, że tradycyjne serwery w perspektywie czasu, będą rozwiązaniem korzystniejszym.

Dopasowanie do potrzeb przedsiębiorstwa

Nie ma większych różnic między modelem tradycyjnym a chmurowym, w kwestii rozbudowy funkcjonalności systemu o dodatkowe rozwiązania branżowe. Obecnie, większość dostawców oprogramowania pozwala na łatwą integrację z systemem ERP, niezależnie od tego, czy jest ulokowany w chmurze czy na serwerach lokalnych.

Kontrola

Model chmurowy daje duże możliwości kontroli ponoszonych kosztów. Dzięki pełnej skalowalności, firma korzysta tylko z takiej ilości zasobów, jakie potrzebuje. Dodatkowo, przedsiębiorcy mogą dowolnie zwiększać bądź zmniejszać zużycie, nie martwiąc się o zasoby serwera.
Ważną kwestią dla przedsiębiorców jest możliwość kontroli danych. Powszechnie panuje przekonanie, że chmura obliczeniowa nie jest bezpiecznym rozwiązaniem. Jednak jest ono mylne. Obecnie chmura posiada szereg mechanizmów, które pozwalają zabezpieczyć wrażliwe dane poprzez m.in. replikację w geograficznie nadmiarowych centrach danych.

Dostęp

W modelu chmurowym, system ERP jest utrzymywany na zewnętrznych serwerach i udostępniany za pośrednictwem Internetu. Przedsiębiorcy mogą korzystać z pełnej kontroli nad procesami zachodzącymi w firmie. Należy jednak pamiętać, że ten model wiąże się z niebezpieczeństwem braku dostępu do sieci, wynikającego z potencjalnych awarii. W przypadku tradycyjnej instalacji systemu ERP, która umożliwia korzystanie tylko z wewnętrznej sieci firmowej, przerwa w dostępie do Internetu nie stwarza znaczących zagrożeń.

System ERP w chmurze w firmie produkcyjnej

Zdecydowana większość firm produkcyjnych decyduje się na zakup systemu ERP w tradycyjnym modelu. Serwery zapewniają stabilność pracy i procesów. Jednak chmura również jest rozwiązaniem, który sprawdza się w tak wymagających branżach. Kluczowe znaczenie dla firm produkcyjnych ma stały, nieprzerwany dostęp do systemu. W przypadku oprogramowania w chmurze, przedsiębiorca musi zapewnić organizacji dostęp do Internetu oraz redundantne łącze internetowe, które zapewni stabilność sieci. Łącze internetowe musi być wydajne, by optymalnie obsłużyć wszystkie wymagane procesy. Dodatkowo, warto zapewnić użytkownikom możliwość pracy w trybie offline, w przypadku wystąpienia przerw w dostępie do Internetu.

Przykład wdrożenia systemu ERP w chmurze

FBSerwis S.A. w grudniu 2015 r. zakończyła wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV. Jako jedna z pierwszych firm w Polsce, wdrożyła system ERP w skalowalnej chmurze Microsoft Azure. Implementacją systemu zajął się złoty partner Microsoft Dynamics – firma IT.integro. Firma FBSerwis S.A., założona w 2012 roku przez Budimex S.A. i Ferrovial Services International Ltd., świadczy usługi w zakresie kompleksowej obsługi nieruchomości (Facility Management), utrzymania przemysłowego, kompleksowego utrzymania infrastruktury, usług środowiskowych i dotyczących efektywności energetycznej. Firma jest pionierem w zakresie usług świadczonych zgodnie z ideą Smart City. Łącznie FBSerwis obsługuje ponad 1 mln m2 powierzchni należącej do klientów publicznych i prywatnych oraz utrzymuje ponad 900 km dróg krajowych i autostrad.

Jednym z głównych wymagań firmy FBSerwis co do systemu ERP była kwestia wydajności. Planowana inwestycja miała zapewnić, że system będzie rósł razem z organizacją i pozwoli na stabilną pracę zarówno przy 15 jak i 200 i więcej użytkownikach. Odpowiedzią na te wymagania okazał się system MS Dynamics NAV, który, dzięki zastosowaniu trójwarstwowej architektury, z powodzeniem obsługuje instalacje liczące nawet ponad 500 jednoczesnych dostępów. FBSerwis jest jedną z pierwszych polskich firm, która zdecydowała się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV na infrastrukturze Azure. Rozwiązanie idealnie pasowało do charakterystyki i modelu biznesowego organizacji. Platforma obliczeniowa zapewnia kompleksowe wsparcie firmie, nie ograniczając jej rozwoju. Dodatkowo umożliwia szybką rozbudowę systemu oraz jego możliwości. Decyzja o wyborze platformy chmurowej związana była głównie z jej elastycznością oraz relatywnie niższymi kosztami utrzymania, w porównaniu z zakupem serwerów.

Platforma Microsoft Azure idealnie wpasowała się w potrzeby firmy FBSerwis związane z infrastrukturą niezbędną do uruchomienia systemu MS Dynamics NAV. Z jednej strony pozwoliła na ograniczenie kosztów związanych z zakupem oraz utrzymaniem własnych serwerów, a z drugiej zapewniła praktycznie nieograniczoną skalowalność, pozwalającą na zmianę parametrów wydajnościowych w niemal dowolnym momencie. Biorąc pod uwagę planowany intensywny rozwój firmy, ta cecha Microsoft Azure okazała się kluczowa przy podjęciu decyzji o wyborze środowiska – mówi Przemysła Kniat, Menadżer Sprzedaży, IT.integro.

Microsoft Dynamics NAV – ewolucja w kierunku chmury

Przykładem systemu, który odpowiada na potrzeby współczesnego rynku oraz trendy związane z modelem chmurowym jest Microsoft Dynamics NAV. System Dynamics NAV to zaprojektowany przez firmę Microsoft system ERP, który wspomaga przedsiębiorstwa w realizacji ich celów. Możliwości szybkiego wdrożenia i prostota użytkowania to jego główne zalety.

Dzięki swojej elastyczności, idealnie dopasowuje się do potrzeb przedsiębiorstw z różnych branż. Pozwala na szybką oraz prostą integrację z rozwiązaniami biznesowymi oraz branżowymi.

Oprogramowanie Microsoft Dynamics NAV usprawnia i integruje wszystkie procesy w firmie, stwarzając możliwości w zakresie wyboru środowiska instalacyjnego pomiędzy chmurą a własnym środowiskiem serwerowym.

Dzięki integracji z chmurą Microsoft Azure, Office 365 oraz CRM Online, system ERP stał się kompletnym wsparciem dla przedsiębiorstw oraz potężnym narzędziem do zarządzania, analityki oraz organizacji pracy.

Podsumowanie

Uruchamianie systemów ERP w chmurze to naturalny trend, który z roku na rok przybiera na sile. Jest coraz chętniej wykorzystywany przez małe i średnie firmy, dla których model chmurowy oraz subskrypcja przynoszą wiele korzyści. Przede wszystkim burzą barierę wejścia. Koszt wdrożenia systemu nie jest już tak wysoki i nie wymaga dodatkowych inwestycji w sprzęt czy infrastrukturę. Duże firmy coraz chętniej przechodzą na system ERP w chmurze, ale w bezpiecznym, hybrydowym modelu.

Wybór właściwego modelu jest zależny od wielu czynników, dlatego warto przeanalizować korzyści biorąc pod uwagę charakter firmy, uwarunkowania, preferencje, wielkość organizacji. Warto zaczerpnąć porad konsultantów ERP, zanim zdecydujemy się na konkretny typ wdrożenia i infrastruktury.