05 cze Jak uniknąć wysokich nakładów finansowych podczas korzystania z narzędzi do raportowania i analiz biznesowych

Decydując się na wdrożenie systemu ERP, firma poszukuje rozwiązania, który wyjdzie naprzeciw jej oczekiwaniom: pozwoli zmniejszyć koszty, zwiększyć przychody oraz ograniczyć ryzyko błędów, jakie mogą wystąpić podczas przetwarzania danych. Jednym z ważnych czynników uwzględnianym w procesie decyzyjnym jest także sposób wprowadzania oraz pobierania danych z systemu. Wybór właściwego rozwiązania pozwoli usprawnić proces generowania raportów oraz uniknąć żmudnego i czasochłonnego kopiowania i wklejania danych w arkuszach programu Excel.

To, co ma kluczowe znaczenie dla zarządu firmy oraz kierowników działów to natychmiastowy dostęp do rzetelnych danych, niezbędnych do podjęcia najlepszych decyzji biznesowych. Rozbudowując system ERP o skuteczne i zaawansowane narzędzia do raportowania i analiz, możesz wykorzystać w pełni potencjał swojej inwestycji – działać szybciej i wydajniej, a także generować większe zyski.

System do raportowania i analiz to jeden z nieodzownych komponentów oprogramowania klasy ERP. Za jaką cenę?

Za decyzją o wdrożeniu systemu ERP stoją często duże oczekiwania przyszłych użytkowników poszukujących rozwiązania, które wyróżnia duża elastyczność i łatwość przetwarzania ogromnych ilości danych generowanych w wydajnym i zaawansowanym systemie, jakim jest Microsoft Dynamics NAV. Niewielu użytkowników zdaje sobie jednak sprawę, że do tematu użytkowania funkcjonalności analiz i raportowania można podejść w dwojaki sposób: wybierając podejście mniej lub bardziej oszczędne. Oprócz ponoszonych kosztów, istotną kwestią jest ilość czasu jaki musi upłynąć do momentu uzyskania pierwszych korzyści finansowych. Jak bardzo i na kiedy potrzebny ci ten raport? 7 dni to nie za długo? A może wolałbyś mieć go przed sobą przed upływem 30 minut?

Paradoksalnie, nie masz gwarancji, że przeznaczając większe środki usprawnisz raportowanie i będziesz w stanie generować sprawozdania w wybranym przez ciebie formacie. Wydając mniej, jest to bardziej możliwe.

Raportowanie i analityka biznesowa: Historia polityki wysokich nakładów

Poddając analizie tysiące projektów wdrożeniowych Microsoft Dynamics NAV zrealizowanych na całym świecie, można zauważyć pewną spójność w generowanych kosztach poszczególnych elementów projektu ERP, z niewielkimi odchyleniami.

Dlaczego sporządzanie raportów nastręcza tyle trudności?

Dla zarządu firmy (osób odpowiedzialnych za zatwierdzanie wydatków związanych z projektem ERP) priorytetową kwestią jest możliwość natychmiastowego i przejrzystego wglądu w rzetelne dane przedstawione w raporcie. Sposób przygotowania raportu oraz ilość czasu jaką poświecił pracownik na jego opracowanie nie są dla zarządu istotne. Po zapoznaniu się kierownictwa z raportem, następuje jego dalsze przetwarzanie i dostosowywanie do wymagań i potrzeb użytkownika. Wiąże się to z kolejnymi kosztami oraz nakładami czasu.

Łatwo obliczyć, że w przypadku średniej wielkości projektu wdrożeniowego Microsoft Dynamics NAV z planowanym budżetem $100 000, co najmniej $25 000 przeznacza się na funkcjonalność raportowania. Nie jest to jednak koniec wydatków. Biorąc pod uwagę modyfikacje i niestandardowe ulepszenia wprowadzane w raportach, a także nieuniknione aktualizacje systemu ERP, okazuje się, że obsługa procesu raportowania to najwyższy wydatek bieżący. Warto przyjrzeć się innym czynnikom mającym wpływ na wysokie koszty raportowania.

Polityka wysokich nakładów

Plusem tego podejścia jest to, że jeśli twoja firma pracuje już na systemie Microsoft Dynamics NAV lub właśnie go wdraża, najprawdopodobniej korzystasz z pomocy zewnętrznych ekspertów  zwiększając tym samym szanse na powodzenie swojego biznesu. Nie warto rezygnować z usług doradczych oferowanych przez firmy konsultingowe lub specjalistów ds. wdrożeń systemów ERP. Bez ich wsparcia, szanse na sukces oraz dalszy rozwój firmy maleją. Firmy te rozliczają pracę swoich konsultantów według stawki godzinowej. Ponieważ ich obowiązkiem jest działanie w najlepiej pojętym interesie klientów, powinny realizować ich wymagania przyjmując strategię niskich kosztów. Zdarza się jednak, że we współpracy z klientem, firma upatruje szansy uzyskania korzyści dla własnego działu rozliczeń.

W rezultacie,  wdraża narzędzia (C/SIDE, RDCL, raporty dostępne w ramach platformy serwerowej SQL Server Reporting Services – zakodowane na stałe w aplikacji Microsoft Dynamics NAV), które są przydatne dla programistów lub starszych konsultantów, a nie księgowych czy zwykłych użytkowników aplikacji NAV. Utworzenie tego typu raportu jest niezwykle czasochłonne. Jego format jest mało elastyczny – aby wprowadzić w nim zmiany lub odpowiednio go dostosować, należy skorzystać z pomocy programisty. Użytkownik na własną rękę nie może wprowadzić w nim żadnych modyfikacji. Może się więc okazać, że należy powrócić do żmudnego ręcznego przetwarzania danych, które pochłania czas i zwiększa prawdopodobieństwo błędu.

Jeśli firma decyduje się na utrzymanie wysokich nakładów w użytkowanie narzędzi do analiz i raportowania, nietrudno zgadnąć co to oznacza w przypadku pojawienia się konieczności wprowadzenia modyfikacji lub uaktualnienia oprogramowania. Niezbędna będzie pomoc konsultantów w kodowaniu zmian oraz dostosowaniu raportów do nowych wersji systemu. Stawka godzinowa pracy konsultanta wynosi od $195 do $295 a na jeden raport trzeba poświęcić około 5-21 godzin pracy.

Dlaczego niektóre firmy wybierają taką strategię działania? Niektórzy są zdania, że jest to „lepsze” i bardziej skuteczne podejście, w przeciwieństwie do tych, którzy nie zdają sobie sprawy z możliwości wyboru innej strategii. Jest również grupa firm, która stara się zoptymalizować sposoby rozliczania prac projektowych mając pełną świadomość istnienia alternatyw.

Istnieje skuteczniejszy sposób: Polityka niskich nakładów

Alternatywą dla strategii wysokich nakładów może być podejście, zgodnie z którym system Microsoft Dynamics NAV rozbudowuje się o rozwiązanie gotowe do natychmiastowej pracy, bez konieczności dodatkowej konfiguracji. Przykładem takiego narzędzia jest Jet Reports. Pomimo dostępności na rynku wielu podobnych rozwiązań, firma Microsoft wybrała Jet Reports jako preferowaną platformę, włączając do swojej oferty limitowaną, podstawową wersję narzędzia Jet Reports dostępną w pakiecie z najnowszą wersją Microsoft Dynamics NAV.

5 argumentów przemawiających za przyjęciem strategii niskich kosztów podczas korzystania z ulepszonej wersji Jet Reports:

• Zmniejszenie całkowitych kosztów raportowania wyrażonych jako wartość procentową całej inwestycji ERP oraz dostępność przydatnych w codziennej pracy zestawu szablonów w pakiecie.
• Ponieważ Jet Reports jest pakietem raportującym oraz rozszerzeniem arkusza kalkulacyjnego programu Microsoft Excel, tworzenie i modyfikowanie niestandardowych raportów i pulpitów nawigacyjnych jest niezwykle proste. Jego podstawą jest znany interfejs użytkownika.
• Krótszy czas oczekiwania na wyniki: funkcjonalność pozwala na samodzielne i błyskawiczne generowanie raportów i pulpitów nawigacyjnych oraz udostępnianie ich w obrębie całej organizacji.
• Udoskonalone możliwości wprowadzania zmian bez konieczności pomocy konsultantów lub ekspertów IT rozliczających swoje usługi według stawek godzinowych.
• Podczas uaktualniania Microsoft Dynamics NAV do najnowszej wersji, raporty dostępne w Jet Reports są aktualizowane automatycznie, dzięki czemu nie ponosisz dodatkowych kosztów za obsługę wprowadzonych zmian.

Podejście firmy

Generowanie raportu nie musi zabierać dużo czasu.  Po co przepłacać i tracić czas? Odpowiedź wydaje się oczywista. Firma oferująca doradztwo w zakresie systemów ERP, z którą współpracujesz liczy na długofalową współpracę i ma nadzieję być twoim wyłącznym partnerem. Nawet jeśli jej strategia działania nie jest koniecznie tą najbardziej korzystną dla twojej firmy. Jeśli próbuje cię przekonać, że jest to najlepsze rozwiązanie dla twojego biznesu, upewnij się, że ma argumenty potwierdzające słuszność swojego stanowiska. Zadbaj również o to, aby firma zagwarantowała ci niezmienność cen za utrzymanie i wsparcie techniczne przez cały okres użytkowania produktu.

Niezbędnym komponentem systemów ERP jest elastyczne i niezawodne narzędzie do raportowania, które usprawni proces podejmowania decyzji oraz napędzi dalszy rozwój firmy w szybko zmieniających się warunkach rynkowych. Gdyby twoja firma mogła wydać mniej na elastyczne i kompleksowe narzędzie do raportowania i analiz biznesowych, które pozwoliłoby na szybsze i sprawne generowanie raportów i udostępnianie istotnych danych, nie chciałbyś zainwestować w takie rozwiązanie?

Jet Reports

Jet Reports oferuje szybkie i elastyczne rozwiązania do obsługi raportowania i analiz biznesowych zaprojektowane z uwzględnieniem specyficznych potrzeb użytkowników systemów ERP od Microsoft. Narzędzia te gwarantują nieograniczony dostęp do kluczowych danych, oszczędność kosztów oraz natychmiastowe korzyści z użytkowania produktu.

Artykuł powstał we współpracy z Jet Reports.