• pl
Master Data

28 wrz Master Data Management System – poznaj nowości!

Posted at 09:09h in Nowości w ofercie by
0 Likes

Master Data Management System – MDMS – System Zarządzania Danymi Centralnymi. To rozwiązanie stworzone przez IT.integro i certyfikowane przez Microsoft, jako dodatek do Microsoft Dynamics NAV. Jest to funkcjonalność mająca na celu synchronizację, dystrybucję i zarządzanie danymi w organizacjach posiadających wiele oddziałów.

Wiele przedsiębiorstw boryka się z trudnościami dotyczącymi uporządkowania danych. Są to zarówno problemy dotyczące przepływu informacji pomiędzy pojedynczymi użytkownikami, jak i całymi oddziałami. Główną przyczyną jest osobna baza danych w każdej z filii. Bezpośrednim skutkiem takich działań może być brak możliwości podglądu bieżących procesów zachodzących w firmie. Często doprowadzając do pojawienia się niejednolitej polityki cenowej, produkcyjnej czy dystrybucyjnej, znaczne obniżając zysk i możliwości rozwoju przedsiębiorstwa.

Master Data Management System został stworzony w 2012 roku dla wszystkich typów firm, niezależnie od reprezentowanej branży, charakteru czy wielkości. Daje to użytkownikom pełną dowolność podczas wyboru funkcji odpowiadających ich potrzebom.

System został rozbudowany o nowe funkcje w drugiej połowie 2018 roku. Przyczyną były coraz wyższe wymagania i potrzeby użytkowników w czasie cyfrowej transformacji.

Najczęstsze problemy rozwiązywane przez Master Data Management System:

  • Brak jednolitej bazy danych, zintegrowanej pomiędzy wszystkimi oddziałami, ułatwiającej wprowadzanie zmian w całej organizacji;
  • Różne systemy numeracji zapasów – wprowadzające trudność w porównywaniu stanów magazynowych między oddziałami;
  • Brak możliwości wglądu i zmiany cenników, projektowania BOM-ów dla wszystkich użytkowników jednocześnie;
  • Problemy we wprowadzaniu grupowych kontraktów z dostawcami;
  • Konieczność monitorowania danych w każdej firmie osobno;
  • Trudności z EDI (Elektroniczną Wymianą Dokumentów).

 

Dzięki Master Data Management System, zyskaliśmy możliwość wprowadzania wspólnych danych dla wszystkich spółek jednocześnie, bez konieczności implementacji ich osobno w każdym oddziale – mówi Piotr Kopytek, Financial Controlling Manager, Teleskop Sp. z o.o. – Wcześniej, przed wprowadzeniem systemu, musieliśmy w każdej spółce osobno uzupełniać dane. Stwarzało to ryzyko pomyłek i braku spójności danych. Dodatkowo pojawiały się istotne różnice w danych między spółkami, co utrudniało łączenie i dodawanie raportów skonsolidowanych – podsumowuje.

Funkcjonalności Master Data Management System

Master Data Repository – MDR

Repozytorium danych centralnych (eng. Master Data Repository – MDR) jest narzędziem umożliwiającym tworzenie i zarządzanie kartotekami, takimi jak zapasy, cenniki, nabywcy czy BOM, pochodzącymi z Centralnej bazy danych.

Podczas pracy z Master Data Repository, nie jest możliwe, aby każdy z użytkowników mógł tworzyć lokalne kartoteki. Centralna baza danych jest miejscem za to odpowiedzialnym, gdzie zostają tworzone, a następnie przekazywane innym poprzez replikację.

Jest to jedyne narzędzie, pozwalające na całościową synchronizację danych pomiędzy bazami. Dzięki niemu mamy pewność, że nasze dane są spójne i zunifikowane. Zakres replikacji, a także dostęp do edycji posiada opcję pełnej konfiguracji. Dzięki temu zyskujemy możliwość nadania określonym użytkownikom wybranych funkcji.

Dostęp do historii wysyłanych rekordów

Możliwość podglądu historii wysyłek poszczególnych rekordów to nowość w Master Data Management System od IT.integro, umożliwia ona sprawdzenie m.in. do kogo zostały wysłane i kiedy to się odbyło.

Grupa odbiorców dla replikacji

Ustawienie grupy odbiorców dla wybranej replikacji, pozwala na ich definiowanie i grupowanie w sposób domyślnie ustawionej struktury – jednej bazy nadrzędnej, a także bazy lokalnej np. w Danii, Holandii czy Chinach.

Dla pojedynczych odbiorców powstają grupy np. azjatycka, umożliwiająca zdefiniowanie replikacji za pomocą jednego działania – „wyślij nowe zapasy do azjatyckich odbiorców”.

Wcześniejsze rozwiązania umożliwiały proces replikacji dla pojedynczych grup odbiorców. Skutkowało to wielokrotną generacją tych samych kartotek dla identycznych plików, znacznie wydłużając czas trwania procesu.

Przesyłanie danych do tabeli o innym numerze

Przesyłanie danych do tabeli o innym numerze to jeden z najbardziej zaawansowanych procesów. Podczas korzystania z poprzedniej wersji Master Data Management System, warunkiem ustawienia replikacji było wysłanie danych z głównej bazy danych do odbiorcy w tej samej tabeli. Dzięki najnowszej wersji systemu jest już to możliwe.

Ostrzeżenie podczas próby zmodyfikowania replikowanego rekordu

Master Data Management System posiada funkcję Super User – Super użytkownika modułu replikacji. Przyznanych jest mu znacznie więcej uprawnień, niż zwykłemu użytkownikowi, odnoszących się do między innymi modyfikacji rekordów. Zadanie Master Data Management System to nie tylko dystrybuowanie danymi oraz kartotekami. To również pewność, że użytkownicy nie będą mieli możliwości zmieniać je samodzielnie. Zbieżne zastrzeżenia dotyczą również Centralnej bazy, w której mamy do czynienia między innymi z harmonizacją danych master.

Master Data Management System umożliwia wprowadzanie wyjątków dla poszczególnych użytkowników. W przypadku, kiedy dany proces jest koniecznie wymagany, istnieje możliwość nadania konkretnej osobie specjalnych uprawnień, między innymi możliwości usunięcia czy zmiany nazw identyfikatorów.

W sytuacji replikacji opcja Rename – zmiana klucza głównego rekordu jest zablokowana. Dzięki temu, żaden z użytkowników nie ma możliwości zmiany identyfikatora rekordów w tabelach podczas jej trwania. W sytuacji, kiedy podczas działającej w tle kolejki zleceń umożliwilibyśmy wprowadzenie zmian, mogłoby dojść do sytuacji, w której do części firm zlecenia doszłyby pod starym kodem, z kolei do pozostałej części pod nowym. Co zaburzyłoby integralność danych znajdujących się w systemie.

Nowością w tym procesie jest otrzymanie jasnego komunikatu o błędzie, podczas próby jakiejkolwiek zmiany wartości pól, które są replikowane.

Obsługa procesu usuwania

Dzięki ustawieniu w firmach odbiorców web serwisów, w trakcie próby usunięcia danego rekordu, system zdalnie sprawdza wszystkich odbiorców, którzy wcześniej go otrzymali – upewniając się czy można go usunąć. W przypadku, kiedy nastąpi zgoda u każdego z nich, dany rekord zostanie usunięty.

Dzięki temu zyskujemy pewność, że dane w naszym przedsiębiorstwie są ujednolicone. A dzięki automatycznym procesom, zyskujemy natychmiastowe usprawnienie działań w przedsiębiorstwie.

Obsługa zdarzeń (Events) w kodzie

Obsługa zdarzeń (Events) w kodzie, pozwala rozszerzyć moduł o własne elementy bez konieczności jego modyfikacji, ale poprzez subskrybowanie zdarzeń przez niego publikowanych. Daje to możliwość modyfikacji za pomocą kilku linijek kodu.

Obsługa zdarzeń, umożliwia w prosty sposób oprogramowanie obsługi nietypowych procesów biznesowych w zakresie danych master.

Poszerzenie pól i możliwość wprowadzenia dłuższych identyfikatorów

W najnowszej wersji Master Data Management System, część pól została poszerzona. Dzięki czemu użytkownikom będzie o wiele łatwiej tworzyć i zarządzać zbiorami danych, które następnie zostaną zreplikowane. Dodatkowo, została wprowadzona możliwość stosowania dłuższych identyfikatorów w kluczowych tabelach. Wcześniej użytkownik był ograniczony do jedynie 10 znaków.

Dodatkowe funkcjonalności wprowadzone w najnowszej wersji Master Data Management System

  • Możliwość uruchomienia wielu replikacji w tym samym czasie;
  • Opcja kopiowania zbiorów danych, dzięki zautomatyzowanemu systemowi większość działań wykonywana jest automatycznie, bez konieczności żmudnego przepisywania powtarzających się treści.

Kluczowe zalety aktualizacji

  • Większa sprawność zarządzania danymi z możliwością poglądu działań w firmie na bieżąco;
  • Przyspieszenie procesu replikacji;
  • Możliwość sprawniejszego zarządzania danymi oraz ich dystrybucją;
  • Bezpieczniejszy sposób modyfikacji rekordów;
  • Funkcja grupowania odbiorców;
  • Automatyzacja procesów, które wcześniej wykonywanych manualnie;
  • Komunikaty potwierdzające wprowadzenie zmian;
  • Zachowanie spójności danych pomiędzy firmami;
  • Łatwiejsza modyfikacja modułów.

Przeprowadzone wdrożenia

Master Data Management System cieszy się dużą popularnością wśród klientów IT.integro, został z sukcesem wdrożony w wielu firmach, niezależnie od branży, m.in.