12 lip Jak usprawnić zarządzanie obiegiem dokumentów?

Każda firma realizuje szereg procesów, których efektywność decyduje o jakości współpracy z klientami oraz partnerami biznesowym. Procesy te realizowane są w dwóch wymiarach – formalnym i organizacyjnym. Ich prawidłowa struktura i ustalone standardy mogą uchronić przedsiębiorstwo przed nieplanowanymi kosztami wiążącymi się z niewłaściwym obiegiem dokumentów.

Rola obiegu dokumentów w firmie

Formalny wymiar procesów obejmuje wiadomości e-mail, różnego typu dokumenty, formularze i deklaracje. Wymiar organizacyjny to podejmowane decyzje, ustalone zasady oraz obieg informacji. Gdy przepływ dokumentów w przedsiębiorstwie jest wadliwy i nie jest realizowany według ustalonych kryteriów, staje się niewydolny, a w konsekwencji każdy z formalnych elementów procesu staje się bezwartościowy.

Obieg dokumentów w wersji tradycyjnej i nowoczesnej

Większość średniej wielkości firm boryka się z dużą liczbą faktur zakupu oraz innych dokumentów, które krążą wśród pracowników, a chaos i brak odpowiednich procesów może negatywnie wpłynąć na realizowane przez nich zadania.

Zorganizowanie obiegu dokumentów w organizacji pozwoliłoby w znaczącym stopniu zaoszczędzić czas, a także zminimalizować możliwość zagubienia kluczowych dokumentów, certyfikatów, rachunków czy paragonów.

Każda firma powinna stworzyć własny proces zarządzania obiegiem dokumentów – dopasowany do indywidualnych potrzeb. Można go zorganizować w wersji tradycyjnej, tworząc uporządkowaną dokumentację papierową bądź nowocześniej, organizując elektroniczny obieg dokumentów i archiwum danych.

Model tradycyjny obiegu dokumentów opiera się na jasnych procedurach przekazywania, segregowania, numerowania i opisywania dokumentów. Wszystkie powinny być przechowywane zgodnie z góry ustalonymi standardami, chronologicznie lub alfabetycznie.

Zarządzanie obiegiem dokumentów

Dokumentacja papierowa jest kluczowym elementem procesów w wymiarze formalnym. Jego funkcjonowanie w firmach często wynika z regulacji prawnych, które nakładają na przedsiębiorców obowiązek dokumentowania niektórych działań bądź decyzji. W wielu przypadkach jednak wiąże się on ze skostniałą strukturą organizacji, zamknięciem na nowe możliwości bądź nieznajomością nowoczesnych rozwiązań.

Prawidłowe zarządzanie obiegiem dokumentów w organizacji obejmuje takie procesy jak rejestrowanie, strukturyzowanie, klasyfikacja i prawidłowa archiwizacja dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych.

W obecnych czasach, gdy większość rozwijających się firm boryka się z ogromną liczbą faktur, paragonów, czy wniosków, zarządzanie obiegiem dokumentów w modelu tradycyjnym staje się bardzo mało efektywne przy ogromnym nakładzie poświęconego czasu.

Aby nie zahamować rozwoju przedsiębiorstwa poprzez realizację nieefektywnych procesów, naturalnym krokiem jest organizacja elektronicznego obiegu dokumentów.

Jak wygląda elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje wiele procedur, które niepotrzebnie wprowadzają chaos, a ponadto wymagają dodatkowych zadań przy obsłudze przepływu dokumentów. Gdy ich ilość rośnie, wzrasta także liczba procesów takich jak weryfikacja, segregacja, czy zatwierdzanie. Działania te realizowane są przez wielu pracowników, co w efekcie przekłada się na rosnącą liczbę błędów, gubienie dokumentów, czy niedotrzymywanie zobowiązań.

Obecnie producenci oprogramowania oferują wiele rozwiązań podnoszących wydajność pracy. Jednym z nich jest Continia Document Capture – popularne rozwiązanie dla Microsoft Dynamics NAV. Oparte na technologii OCR, wspiera elektroniczny obieg dokumentów i stanowi ich cyfrowe archiwum. Oprogramowania pozwala w prosty sposób zamienić dokumentację papierową na pliki cyfrowe.

Elektroniczny obieg dokumentów w systemie ERP z Continia Document Capture

Continia Document Capture jest rozwiązaniem zintegrowanym z systemem Dynamics NAV, poszerzając jego funkcjonalności w obszarze obiegu dokumentów. Ścisła integracja z modułem zakupowym Microsoft Dynamics NAV umożliwia skanowanie faktur już w momencie ich otrzymania. W systemie każdy wiersz jest importowany, zapisywany i wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. Wczytywanie faktur jest niezwykle proste. Ustawiany jest dedykowany adres e-mail oraz folder, do którego program automatycznie pobiera pliki w celu dalszego przetwarzania.

Dokumenty papierowe są skanowane i obsługiwane w taki sam sposób. Niezależnie od źródła, faktury zakupu oraz inne dokumenty trafiają do systemu Microsoft Dynamics NAV, gdzie są automatycznie czytane i rozpoznawane za pomocą wiodącej technologii OCR.

Zdefiniowanie szablonu

W kolejnym kroku dla każdego dostawcy konieczne jest zdefiniowanie szablonu. W tym celu wystarczy zaznaczyć odpowiednie obszary zeskanowanej faktury. Program zapamięta ten wybór. Dodatkowe informacje dotyczące dostawcy, takie jak numer konta Księgi Głównej, numer zlecenia, wartości wymiarów są wprowadzane automatycznie, bez konieczności ręcznego wpisywania.

Wszystkie faktury mogą być automatycznie łączone z istniejącymi zamówieniami zakupu lub zamówieniami zwrotu, a następnie rejestrowane i przesyłane do akceptacji.

Proces rejestracji, weryfikacji i akceptacji dokumentów

Continia Document Capture to kompleksowe narzędzie usprawniające proces rejestracji, weryfikacji i akceptacji dokumentów. Z poziomu listy faktur w systemie Dynamics NAV, można szybko przejść do podglądu dokumentów, ich aktualnych statusów, dziennika akceptacji, a także listy osób zatwierdzających oraz wprowadzonych przez nie komentarzy i załączników.

Jeśli dokument wymaga reakcji osoby zatwierdzającej, użytkownikowi wysyłana jest wiadomość e-mail wraz z łączem do faktury oczekującej na akceptację.

Proces akceptacji

Za pośrednictwem portalu do akceptacji Continia Web Portal, pracownicy niemający dostępu do systemu Microsoft Dynamics NAV, mogą zatwierdzić dokumenty bezpośrednio z poziomu przeglądarki internetowej na komputerze lub urządzeniu mobilnym.

Użytkownik pełniący rolę osoby zatwierdzającej ma możliwość wglądu w fizyczną kopię faktury oraz korzystania z szeregu przydatnych funkcji: poprawiania wartości wierszy, przypisywania wymiarów księgowych, dodawania załączników lub wiadomości e-mail za pomocą funkcji przeciągnij i upuść.

Proces akceptacji faktur możne również zostać zrealizowany z poziomu klienta Dynamics NAV. Po zakończeniu procesu akceptacji, przed zaksięgowaniem wszystkie faktury mogą zostać jeszcze ostatecznie zweryfikowane.

Obsługa różnego typu dokumentów

Continia Document Capture może wspierać obsługę innych typów dokumentów takich jak potwierdzenia zamówień, umowy oraz certyfikaty. Wymaga to tylko prostej konfiguracji. W podobny sposób jak faktury zakupu możemy rejestrować oraz akceptować zamówienia sprzedaży.

Cyfrowe archiwum

Skany wszystkich zaksięgowanych dokumentów przechowywane są w cyfrowym archiwum Microsoft Dynamics NAV. Dostęp do nich można uzyskać poprzez ekran nawigacji z poziomu zaksięgowanego dokumentu faktury, zapisu księgi dostawców, zapisu księgi głównej oraz innych miejsc w systemie.

Rozwiązanie wyposażono w mechanizm indeksacji dokumentów, pozwalający na wyszukiwanie pełnotekstowe po wszystkich danych dostępnych na dokumencie źródłowym.

Dzięki pełnej integracji z Microsoft Dynamics NAV, dokumenty wprowadzone w Continia Document Capture dostępne są w czasie rzeczywistym dla wszystkich uprawnionych użytkowników.

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to szereg korzyści, które w widoczny sposób poprawiają jakość realizowanych procesów. Wśród głównych profitów usprawniających zarządzanie obiegiem dokumentów warto wspomnieć o:

• Wyższej skuteczności działań,
• Możliwości monitorowania procesów,
• Oszczędności czasu pracy użytkowników,
• Ograniczeniu ilości popełnianych błędów,
• Prostym dostępie do dokumentacji online,
• Lepszej kontroli dostępu dla użytkowników,
• Wyższym poziomie bezpieczeństwa,
• Lepszej ochronie danych osobowych, które zawarte są w dokumentacji,
• Prostszej komunikacji pomiędzy oddziałami firmy,
• Wyższej jakości obsługi klientów,
• Poprawie relacji z kontrahentami,
• Niższych kosztach związanych z obsługą dokumentacji papierowej,
• Efektywniejszej archiwizacji dokumentów,
• Mobilności oraz dostępie z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

Jeśli jesteś zainteresowany/a wdrożeniem rozwiązania, które usprawni zarządzanie obiegiem dokumentów, skontaktuj się z działem sprzedaży IT.integro.