08 lip Na czym polega fenomen Microsoft Teams?
Obecnie na rynku dostępne są tysiące programów i aplikacji, które mają pomóc nam w codziennym wykonywaniu obowiązków, komunikacji, organizacji pracy, planowaniu spotkań, zarządzaniu projektami czy przechowywaniu dokumentów. Nie jest możliwe, żeby wszystkie je przetestować pod kątem indywidualnych wymagań. Co więcej, wykonujemy każdego dnia wiele zadań, a zarządzanie pracą swoją i zespołu poprzez wiele różnych narzędzi zamiast pomagać, często wprowadza chaos i utrudnienia w komunikacji. W efekcie nie wykorzystujemy potencjału tak bardzo dostępnej dziś technologii.
Firma Microsoft – globalny producent oprogramowania i jeden z największych pionierów innowacji w historii – ma w swojej ofercie narzędzie, które stanowi podstawę w codziennej pracy, szczególnie zdalnej. Mowa o programie zyskującym globalny rozgłos, Microsoft Teams. Dlaczego staje się tak bardzo popularny i zostawia konkurentów daleko w tyle?
Komunikator i co jeszcze?
Microsoft Teams zawiera komplet funkcji, które powinien zapewniać firmowy komunikator i wiele więcej. Użytkownicy mają możliwość korzystania z chatu, tworzenia odrębnych zespołów i kanałów, ale także przesyłania plików oraz prowadzenia połączeń głosowych oraz video konferencji z możliwością udostępniania ekranu. Sprawdza się zarówno na spotkaniach zespołowych, firmowych, podczas szkoleń, w komunikacji z klientami, jak i podczas konferencji dla kilkuset uczestników.
Co wyróżnia chat w Teams od innych rozwiązań to dodatkowe funkcje, które znacznie ułatwiają komunikację – szczególnie, kiedy pracujemy w trybie zdalnym i komunikacja jest utrudniona. Możemy między innymi formatować wiadomości – poprzez pogrubienia, podkreślenia, kolory, kroje pisma, wypunktowania czy tabele. Co więcej, wysyłanej wiadomości możemy nadal status ważne lub pilne, jeśli musimy pilnie zwrócić uwagę odbiorcy na pewne zagadnienie. Skorzystać możemy także z emoji, naklejek czy plików GIF.
Poprzez komunikator możemy także wysyłać współpracownikom pochwały, udostępniać zasoby video z Microsoft Stream, a także wysyłać zaproszenia na spotkania. Dzięki temu nie musimy dodatkowo ręcznie zapisywać spotkań w kalendarzu, a Outlook jest zintegrowany nie tylko z chatem, ale też znajduje się w osobnej zakładce aplikacji.
Wirtualne centrum pracy zespołowej i zdalnej
Co daje jej niewątpliwą przewagę nad konkurencją, aplikacja Microsoft Teams jest w pełni zintegrowana z biurowymi narzędziami pakietu Microsoft 365 (wcześniej Office 365). Niezwykle ułatwia to pracę zespołową. Prace nad danym projektem możemy konsultować w dedykowanym dla niego zespole. Dokumenty przesyłane na chacie są automatycznie zapisywane w chmurze OneDrive. Zatem mogą być jednocześnie edytowane przez członków zespołu w przeglądarce, aplikacji klasycznej lub nawet bezpośrednio w aplikacji Teams. Dzięki tak zaawansowanej integracji każdy użytkownik ma dostęp do aktualnej wersji dokumentu, może go edytować i dodawać komentarze. Taki system pracy powoduje wzrost efektywności i lepszą komunikację w zespole.
Wdrożenie Microsoft 365 / Office 365 rozwiązuje także inne problemy, jak brak dostępu do zasobów poza miejscem pracy, cyberzagrożenia czy brak kontroli postępów realizacji zadań. Wcześniej pisaliśmy już o 5 największych wyzwaniach pracodawcy w czasie pracy zdalnej.
Integrowalność z zewnętrznymi aplikacjami
Jesteśmy już przyzwyczajeni do pewnych rozwiązań, które wykorzystujemy w codziennej pracy i wdrażając Microsoft Teams do organizacji, nie musimy tego zmieniać. Co, jeśli zależy nam na integracji wszystkich programów, ale nie chcemy chociażby przenosić wszystkich swoich zadań z dotychczasowej aplikacji do Microsoft Planner?
Otóż aplikacja jest zintegrowana z setkami popularnych rozwiązań, które możemy uruchomić bezpośrednio w Microsoft Teams. Możemy przypisać daną aplikację do kolejnej karty czy kanału, jeśli chcemy wykorzystać ją do pracy zespołowej. Pula dostępnych rozwiązań wciąż się powiększa, jednak wśród najbardziej popularnych narzędzi możemy wymienić oczywiście wszystkie programy do pracy biurowej Microsoft, jak Microsoft Flow, OneNote czy Bookings, ale również:
- Zoom,
- Trello,
- Polly,
- Wikipedia,
- Jira,
- SurveyMonkey,
- GitHub,
- Stack Overflow,
- Evernote.
Co dodatkowo sprawia, że korzystanie z Microsoft Teams jest szybkie i przyjemne, to dopracowany interfejs, statusy aktywności, ustawienia powiadomień, motywy.
Poszukujesz skutecznego oprogramowania dla swojej firmy?
Zapraszamy na bezpłatne konsultacje on-line z ekspertem Microsoft 365 / Office 365. Przedstawi Ci kluczowe funkcjonalności narzędzi Microsoft 365 oraz aplikacji Microsoft Teams. Już dziś skonsultuj potrzeby swojego biznesu i zapytaj o wersję licencyjną odpowiednią dla Twojej organizacji!