09 sie Elektroniczny obieg faktur z wykorzystaniem technologii OCR w systemach ERP
Każdy system ERP jest na tyle przydatny, na ile poprawne są dane w nim się znajdujące. To one mają zdecydowany wpływ na podejmowane decyzje, wiarygodność i precyzyjność oceny aktualnej sytuacji w wielu obszarach firmy. Dlatego niezwykle istotne jest, aby informacje wprowadzane do naszej bazy były poprawne.
Jednak by dane się w niej znalazły, ktoś musi je wprowadzić. W wielu przedsiębiorstwach, nawet tych korzystających z rozwiązań ERP, jest to w dalszym ciągu proces „ręczny” – żmudny i czasochłonny, przez co narażony na ryzyko popełnienia błędów.
Uświadamiając sobie, że ręczna rejestracja faktury zajmuje średnio 3 minuty – łatwo obliczyć, ile nasi pracownicy spędzają czasu na samo wprowadzanie ich do systemu. Dodatkowo, każdy z wprowadzonych dokumentów podlega procesowi obiegu, akceptacji czy potrzebie ich wyszukania, a dokumenty przechowywane w segregatorach znacznie wydłużają czas, który można przeznaczyć na bardziej produktywne działania.
Zautomatyzowane mechanizmy obiegu dokumentów
Warto sprawdzić, jakie możliwości ma oprogramowanie ERP w Twojej firmie. Nowoczesne rozwiązania, takie jak Microsoft Dynamics NAV, posiadają funkcjonalności, których zadaniem jest zautomatyzowanie samego procesu wprowadzania dokumentów, jak i ich obiegu w organizacji.
Obieg faktur w firmie z systemem ERP w 4 krokach
Krok 1 Pozyskanie dokumentu
W procesie elektronicznego obiegu dokumentów, otrzymując fakturę od dostawcy, należy zadbać, aby trafiła ona np. drogą mailową jako załącznik – to scenariusz idealny. Jednak zdarzają się sytuacje, kiedy dokumenty otrzymywane są w formie papierowej. W takim przypadku, pierwszym krokiem powinno być zeskanowanie faktury i umieszczenie jej w wybranym zasobie sieciowym.
Krok 2 Import faktury
Po wykonaniu importu dokumentu rozpoczyna się proces jego przetwarzania – rozpoznanie treści w nim zawartej z wykorzystaniem technologii OCR.
Optical Character Recognition, czyli optyczne rozpoznawanie znaków jest oprogramowaniem lub usługą, której zadaniem jest rozpoznawanie znaków oraz tekstu w pliku graficznym.
Podczas pierwszego uruchomienia programu, często należy ręcznie wskazać systemowi z funkcją OCR, na które wartości ma zwracać szczególną uwagę. Istnieją możliwości, aby aplikacja dopasowywała dostawcę po numerze NIP, czy kodzie pocztowym.
W przypadku weryfikacji faktury od nowego dostawcy lub jeśli zmienił się wygląd szablonu dokumentu firmy, z którą współpracujemy od dawna, mogą wystąpić problemy z dopasowaniem niektórych pól przez oprogramowanie. W takiej sytuacji, należy je ponownie wskazać. W ten sposób system uczy się prawidłowego odczytu danej formy, dzięki czemu przy kolejnym zadaniu proces ten zostanie zautomatyzowany.
Krok 3 Dodawanie załączników
Jeśli faktura została utworzona – jest finalnie zarejestrowana, można do niej dodać załączniki, a następnie wysłać do akceptacji, podczas której zostanie opisana bądź zwymiarowana przez użytkowników, zgodnie ze ścieżką akceptacji stworzoną dla danego dostawcy lub typu dokumentu.
Krok 4 Zaksięgowanie dokumentu
Po zakończeniu procesu akceptacji dokument zostaje zaksięgowany. Teraz w każdej chwili, osoby uprawnione mają możliwość, by w łatwy sposób dotrzeć do pliku źródłowego z poziomu dowolnego zapisu. Istnieje opcja wyszukania dokumentu po zawartości jego treści źródłowych.
Digitalizacja dokumentów firmowych
Szukając odpowiedniego produktu, którego głównym zadaniem miałaby być digitalizacja dokumentów firmowych i usprawnienie ich obiegu w firmie, można trafić na wiele rozwiązań. Z pozoru każde z nich posiada podobne funkcje, dlatego warto przyjrzeć się z bliska programowi na który postanowimy się zdecydować.
Usługa OCR, a moduł dodany
Stworzyliśmy porównanie dwóch produktów, kierując się najważniejszymi cechami obu rozwiązań: Document Capture od Continia kompatybilnym z Continia Web Approval oraz Invoice Capture Service od Kofax.
Invoice Capture Service jest jedynie usługą OCR, bazującą na standardowej funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV dostępnej od wersji NAV 2016. Jest to funkcjonalność dostępna jedynie online.
Natomiast Document Capture jest czymś więcej – modułem dodanym, który poza funkcją Optical Character Recognition rozwija Dynamics NAV, również w pozostałych obszarach.
CONTINA Document Capture i Web Approval Portal
Contina to duńska firma, w której portfolio znajduje się między innymi Document Capture – dodatek do Microsoft Dynamics NAV wdrożony w ponad 1200 firmach oraz Web Approval Portal.
Document Capture zostało stworzone z myślą o automatycznym rejestrowaniu dokumentów i funkcji OCR. Z kolei Web Approval Portal powstał, by umożliwić zatwierdzanie dokumentów bez konieczności bezpośredniego dostępu do systemu Microsoft Dynamics NAV.
Continia Document Capture
Continia Document Capture to kompleksowe narzędzie usprawniające proces rozpoznawania treści, automatycznej rejestracji, weryfikacji i akceptacji dokumentów z opcją wyszukiwania pełnotekstowego.
Automatyczna rejestracja danych
Document Capture posiada możliwość automatycznego pobierania dokumentów z dedykowanego adresu e-mail i ich przetwarzania za pomocą technologii OCR. Pełna automatyzacja dotyczy również dokumentów w formie papierowej. Jedyna czynność, którą należy wykonać manualnie to wykonanie skanu i przeniesienie go do wybranego folderu w formacie pdf.
Wyjątek stanowią faktury w formacie XML – zawierające wszystkie niezbędne informacje i nie wymagające przetwarzania OCR. Są one gotowe do bezpośredniego importu za pomocą Continia e-Documents Import.
Proces przetwarzania faktur i zarządzanie nimi
Dzięki funkcjom takim jak automatyczne wykrywanie dostawców, podgląd zeskanowanego dokumentu bezpośrednio na karcie faktury czy przetwarzanie dokumentów w Microsoft Dynamics NAV staje się o wiele szybsze i skuteczniejsze.
Korzystając z dopasowania 3-kierunkowego, faktury mogą być automatycznie dopasowywane do istniejących zamówień zakupu lub przyjęć, a także zatwierdzane i księgowanie, jeśli kwoty mieszczą się w ustalonych wcześniej progach.
Proces akceptacji dokumentów
Zatwierdzanie faktur może odbywać się bezpośrednio w Microsoft Dynamics NAV lub online za pomocą portalu do akceptacji – Continia Web Approval Portal, umożliwiając każdemu wyznaczonemu pracownikowi dostęp do procesu zatwierdzania, niezależnie od miejsca, w którym się znajduje. Osoby zatwierdzające mogą zobaczyć oryginalną fakturę na ekranie i ją zaakceptować, odrzucić, zawiesić lub przekazać innej osobie do sprawdzenia, lub zatwierdzenia.
Istnieje również opcja dodawania komentarzy zarówno w formie tekstowej, jak i plików w formacie doc., pdf, jpg czy wiadomości e-mail. Przy każdym z nich pojawi się informacja o użytkowniku, który go dodał oraz data, kiedy to zrobił.
Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca
Cyfrowe archiwum w Continia Document Capture zawiera wszystkie pliki PDF i zeskanowane dokumenty, do których można łatwo uzyskać dostęp z odpowiednich miejsc w systemie ERP. Można otworzyć oryginalną fakturę PDF z karty faktury zaksięgowanej faktury w Microsoft Dynamics NAV.
Continia Web Approval
Dzięki Continia Web Approval, każdy użytkownik o określonych uprawnieniach ma możliwość podglądu oraz edycji dokumentów, bez konieczności bezpośredniego korzystania z Dynamics NAV. Jest to możliwe za pośrednictwem smartfona, tabletu czy komputera. Użytkownik potrzebuje jedynie dostępu do przeglądarki internetowej. Cały proces przetwarzania dokumentów oraz możliwości Portalu są bardzo podobne bezpośrednio w systemie Dynamics NAV.
Nie wymaga instalacji
Continia Web Approval można używać bez dodatkowej instalacji, ponieważ portal ten działa w usłudze Continia Online, hostowanej na platformie Microsoft Azure.
Akceptacje z portalu odbywają się w czasie rzeczywistym, co oznacza, że użytkownik zawsze posiada możliwość podglądu aktualnych wydatków i dokumentów w bazie.
Portal z dostępem do dwóch rozwiązań
Dzięki Continia Web Approval Portal można uzyskać dostęp zarówno do dokumentów oczekujących na zatwierdzenie w Continia Document Capture, jak i Continia Expense Management.
Automatyczna ścieżka akceptacji
W Continia Web Approval można ustalić manualnie ścieżkę akceptacji przebiegu dokumentu – czyli kolejność użytkowników w procesie jego zatwierdzenia w systemie. Warto wspomnieć, że podobnie jak w Continia Document Capture, można manualnie sterować ścieżką akceptacji, delegując ją do konkretnie wybranego użytkownika lub robić to automatycznie, dzięki wcześniej ustalonym schematom.
W ustawieniach znajduje się również możliwość współdzielenia akceptacji wybranym użytkownikom na czas określony w przypadku np. urlopu czy choroby.
Continia Document Capture 5.0
5 czerwca 2018 pojawiła się najnowsza wersja Continia Document Capture 5.0 wprowadzając, aż dziesięć ulepszeń. Dzięki niej korzystanie z możliwości oprogramowania stało się jeszcze łatwiejsze i bardziej intuicyjne. Wprowadzono między innymi możliwość modyfikacji wierszy faktury w Microsoft Dynamics NAV(od wersji 2016), gdy jest ona wysyłana do zatwierdzenia. Dodatkowo proces rozpoznania dokumentu od nowego dostawcy stał się znacznie szybszy, jak wiele pozostałych obszarów zostało bardziej dopasowanych.
KOFAX Invoice Capture Service
KOFAX to amerykańska firma – oddział Lexmark, współpracująca z Microsoft Dynamics NAV. Specjalizuje się w rozwiązaniach do skanowania i przetwarzania dokumentów.
Proces korzystania z usługi nie jest trudny, a dodatkowo pozwala na korzystanie zarówno z bezpłatnej wersji testowej – umożliwiając na przetwarzanie 70 dokumentów przez okres dwóch miesięcy, jak i z pełnej – płatnej wersji – bez ograniczeń. Jak wspomniano wcześniej, Invoice Capture Service to jedynie usługa OCR, bazującą na standardowej funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV.
Pierwszym etapem jest standardowy proces rejestracji, w którym zostaje użytkownikowi nadany login oraz hasło – należy je wprowadzić do Microsoft Dynamics NAV – w ustawieniach usługi OCR.
Wprowadzenie faktury
Istnieją trzy niezależne źródła wprowadzenia faktury. Pierwszym z nich jest opcja ręcznego wprowadzenia faktury i wysłania jej do usługi OCR przez użytkownika. Kolejna to wysyłka faktury przez dostawcę na skrzynkę pocztową z dedykowanym adresem e-mail. Trzecia możliwość to funkcja pozwalająca na otrzymanie zdjęcia, wykonanego za pomocą aplikacji mobilnej przy użyciu smartfona czy tabletu. Takie rozwiązanie świetnie się sprawdza w firmach posiadających pracowników terenowych. Z poziomu tej aplikacji użytkownik – klient mobilny NAV, może wykonać zdjęcie faktury, następnie zostanie ona przetworzona i umieszczona w skrzynce odbiorczej. Taki dokument otrzyma status – nowy.
Weryfikacja poprawności danych
Weryfikacja poprawności danych jest niezwykle istotna, zwłaszcza w przypadku, kiedy od nowego dostawcy proces weryfikacji jest możliwy wyłącznie z poziomu systemu czy zewnętrznego portalu użytego wraz z usługą OCR. To, w jaki sposób przebiegnie weryfikacja, zależy wyłącznie od indywidualnych ustawień na stronie KOFAX.
Istnieje również możliwość ręcznej poprawy dokumentu z poziomu Dynamics NAV, poprzez opcję „popraw dane OCR”. Jednak ma to swoje minusy. Brak korelacji pól znajdujących się w dokumencie źródłowym sprawi, że system nie podpowie nam automatycznie, gdzie znajdują się braki lub błędy.
Weryfikacja danych przez portal
System, dzięki weryfikacji przez portal, jest w stanie wychwycić błędnie przepisane czy brakujące informacje. Są to możliwości, których nie posiada sam Microsoft Dynamics NAV – tu informacje zweryfikowane przez oprogramowanie wymagają ręcznej zmiany, a następnie eksportu.
Rejestracja faktury zakupu
Jest to proces wykonywany „ręcznie” przez rozwiązanie ERP. Podczas księgowania zarejestrowanej faktury, nowością jest informacja z systemu o błędach w nim występujących.
Microsoft Dynamics NAV posiada narzędzia do przepływu informacji pomiędzy użytkownikami biorącymi udział w określonym procesie. W ten sposób przepływ pracy może zostać uruchomiony dla wszystkich wcześniej określonych użytkowników. Również w przypadku pojawienia się komunikatu o możliwości wystąpienia błędu, oprogramowanie nada status dokumentu „oczekuje na akceptację”, jednocześnie wysyłając żądanie do osób biorących udział w danym procesie, nim trafi do kolejnych użytkowników.
Osoba posiadająca uprawnienia do akceptacji ma możliwość zatwierdzenia, odrzucenia, delegowania czy dodania komentarza i nadania wymiarów księgowych dla dowolnie wybranego przez siebie dokumentu.
KOFAX VS. DOCUMENT CAPTURE
Porównując najważniejsze cechy obu rozwiązań, Kofax Invoice Capture Service, usługi OCR, bazującej na standardowej funkcjonalności Microsoft Dynamics NAV. ICS obsługuje faktury zakupu oraz faktury korygujące w zakresie danych nagłówkowych. Dla każdego dostawcy możliwe jest przypisanie jedynie jednego szablonu. Natomiast, jeśli chodzi o dokument rozpoznawany, istnieje opcja ręcznego dzielenia plików pdf np. przy zbiorczym skanie zawierającym kilkadziesiąt dokumentów, proces akceptacji jest dostępny dla dowolnego klienta Dynamics NAV, czyli poprzez przeglądarkę www, tablet czy smartfon. Invoice Capture Service posiada również funkcję nawigacji dowolnego dokumentu źródłowego do dowolnego zapisu w systemie powiązanym z tym określonym dokumentem źródłowym.
Natomiast Document Capture od Continia – moduł dodany z funkcją Optical Character Recognition, rozwijający Microsoft Dynamics NAV, również w pozostałych obszarach.
Document Capture jest dostępny zarówno dla starszych wersji Dynamics NAV – od NAV 3.7, jak i najnowszego oprogramowania. Korzystając z Document Capture, usługa OCR może być uruchomiona lokalnie, nie tylko online, jak w przypadku KOFAX Invoice Capture Service.
W przypadku usługi lokalnej wraz z zakupem modułu otrzymujemy oprogramowanie OCR ABBY FineReaderDC pozwalające na obsługę dowolnego typu dokumentu. Technologia ta ma możliwość obsługiwania wielu szablonów dla jednego dostawcy, rozpoznając zarówno dane nagłówkowe jak i wiersze.
Istnieje możliwość zautomatyzowania procesu dzielenia dokumentów, wykorzystując np. kod kreskowy znajdujący się na dokumentach. Dodatkowo moduł posiada funkcję akceptacji bezpośrednio w systemie Dynamics NAV oraz za pomocą portalu Continia Web Approval przy użyciu dowolnego urządzenia – smartfona, komputera czy tabletu. Dodatkowo, Document Capture w odróżnieniu do pozostałych rozwiązań posiada nie tylko funkcję nawigacji do dokumentu źródłowego, ale również możliwość wyszukiwania pełnotekstowego.
