24 lip 6 sygnałów świadczących o tym, że Twoja firma jest gotowa na wdrożenie systemu Business Intelligence
Wiedza na temat procesów zachodzących w organizacji jest podstawą dobrych decyzji biznesowych. Pozwala zrozumieć powody zachodzących zmian i ułatwia interpretację wyników podjętych działań. Brak dostępu do istotnych informacji może spowolnić lub zatrzymać rozwój przedsiębiorstwa. Tym bardziej warto poznać 6 sygnałów wskazujących na konieczność usprawnień w zakresie dostępu do danych oraz procesów podejmowania decyzji.
Business Intelligence, czyli lepiej uprościć niż komplikować
Na samym początku warto przyjrzeć się bliżej stosowanym w firmie metodom monitorowania i ewaluacji. Analizie poddaje się aktualną sytuację przedsiębiorstwa, jej wyniki finansowe oraz stopień realizacji celów strategicznych. Dane, którymi zarządzasz, pochodzą z różnych źródeł: systemów ERP, DMS i CRM oraz z oprogramowania różnych dostawców. Jeśli w Twojej firmie sprawozdania generuje się nie częściej niż raz w miesiącu, możesz mieć złudne poczucie kontroli nad realizacją przyjętych celów biznesowych.
Może pojawiać się wiele pytań, na które nie będziesz w stanie udzielić dokładnych odpowiedzi. Wątpliwości mogą dotyczyć między innymi aktualnego poziomu stanów magazynowych lub natychmiastowego wglądu w bieżące działania poszczególnych działów. Możliwe też, że brakuje Ci pełnego rozeznania w sytuacji finansowej firmy, a kluczowe decyzje biznesowe podejmujesz w oparciu o przewidywania, domysły i mało precyzyjne dane.
Jeśli tak jest w przypadku Twojej organizacji, pora zweryfikować stan wiedzy na temat jej funkcjonowania oraz rozważyć możliwości zoptymalizowania działalności.
Sygnały ostrzegawcze
Istnieją sygnały ostrzegawcze, które mogą wskazywać na to, że nadeszła pora na podjęcie nowych wyzwań oraz decyzji o wdrożeniu rozwiązania klasy Business Intelligence (BI).
Przedstawione powyżej scenariusze to zaledwie kilka możliwych przykładów. Warto poznać 6 najczęstszych i niepokojących sygnałów zwiastujących konieczność usprawnień.
1. Systematycznie sporządzasz skonsolidowane raporty w oparciu o różne źródła danych
Powszechną praktyką wśród firm jest wydzielanie działów, które zarządzają budżetem i realizowanymi procesami niezależnie od siebie. Różne osoby odpowiadają za funkcjonowanie poszczególnych obszarów. Kierownik ds. sprzedaży nadzoruje działania sprzedażowe. Kierownik działu części jest odpowiedzialny za zarządzanie asortymentem części zamiennych. Kierownik ds. wynajmu obsługuje wypożyczenia części i sprzętu. Kierownik serwisu zajmuje się realizacją działań serwisowych.
Aby kierownicy poszczególnych działów mieli wgląd w kompleksowe dane firmy, szczególnie te dotyczące budżetu, prognozowania, wyników sprzedaży, a także ogólnej kondycji organizacji, niezbędne jest pobranie danych z oddziałów i skonsolidowanie ich w formie jednego raportu.
Dla wielu firm oznacza to konieczność ręcznego pobierania danych z kilku źródeł oraz sporządzenie raportu w programie Microsoft Excel. Jest to działanie czasochłonne, żmudne i niepozbawione błędów. Zazwyczaj, zajmują się tym działy IT. Natomiast pracownicy, odpowiedzialni w rzeczywistości za podejmowanie decyzji, nie mają możliwości wglądu w wymagane dane, ani ich dostosowania.
Istnieje lepsze rozwiązanie
Narzędzia klasy Business Intelligence umożliwiają automatyczne zebranie informacji ze wszystkich źródeł dostępnych w obrębie organizacji oraz ich ujednolicenie i wyświetlenie w formie przejrzystych pulpitów, raportów i analiz. Obejmują funkcje dynamicznych analiz, dzięki którym pracownicy mogą wyświetlać dane na różnych poziomach szczegółowości, analizować trendy, a także identyfikować przyczyny zmian.
Użytkownicy mogą dzielić się wiedzą oraz kontrolować poziom uprawnień i dostępu do danych dla poszczególnych pracowników bezpośrednio w systemie. Wystarczy utworzyć raport lub pulpit menedżerski, a zostanie on automatycznie dostosowany do potrzeb konkretnego użytkownika lub działu. Dokument będzie zawierał tylko niezbędne dane.
2. Generowanie raportu może pochłonąć nawet kilka dni
Jeśli w twojej firmie sprawozdania są przygotowywane ręcznie, wymaga to przejścia kilku kroków: pobrania danych, ręcznego przetworzenia i dostosowania do potrzeb użytkownika, a także ich ostatecznej weryfikacji. Pracując nad raportem, użytkownik nie ma jednak pewności, czy dane uwzględnione w dokumencie są prawidłowe.
Realizacja tych działań może zająć kilka dni, a więc znacznie opóźnić poprawne wykonanie analizy tendencji rynkowych oraz najważniejszych wskaźników wydajności. Jeśli wystąpią niezgodności, może upłynąć sporo czasu zanim błędy zostaną wykryte i skorygowane. Zalecane jest stałe monitorowanie wskaźników efektywności (KPI). Jeśli nie jest to możliwe, śledzenie pomiarów powinno odbywać się co najmniej raz dziennie.
Istnieje lepsze rozwiązanie
Zaleca się, aby do pobierania i przetwarzania danych wykorzystać skuteczne i efektywne rozwiązanie do analityki biznesowej, które w ciągu kilku sekund i za pomocą jednego kliknięcia wygeneruje raport. Dzięki dodatkowym narzędziom, takim jak agent powiadomień, dane napływające z systemów ERP, DMS, CRM oraz oprogramowania innych dostawców są na bieżąco monitorowane. W razie wystąpienia zmian, użytkownik zostanie o nich niezwłocznie poinformowany.
3. Monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności odbywa się tylko raz w miesiącu
Z całą pewnością, śledzenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) raz na miesiąc jest niewystarczające. Aby raport opierał się na aktualnych i precyzyjnych danych, a także wiernie odzwierciedlał faktyczny stan funkcjonowania firmy, wskaźniki powinny być poddawane przeglądowi na bieżąco.
Idealnym rozwiązaniem byłoby ich śledzenie przez 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę. W przypadku, gdy nie jest to możliwie, kontrola KPI powinna odbywać się przynajmniej raz dziennie. Jeśli natomiast do wygenerowania raportu potrzeba aż kilku dni, sprawne i szybkie podejmowanie decyzji strategicznych nie jest możliwe.
Istnieje lepsze rozwiązanie
Aktualizowanie danych powinno odbywać się na bieżąco, przez cały dzień. Przedsiębiorstwa wykorzystujące w swojej działalności narzędzia Business Intelligence konfigurują je pod kątem szybkiego pobierania danych. W ten sposób, mogą trzymać rękę na pulsie, kontrolować kondycję firmy, identyfikować przyczyny porażek i sukcesów, a także śledzić mniejsze i większe zmiany.
Kiedy pojawia się problem, są w stanie łatwiej określić jego przyczynę oraz wdrożyć działania naprawcze. Czy w Twojej firmie brakuje narzędzi umożliwiających dokładną kontrolę stanów magazynowych? Czy istnieje duża rozbieżność pomiędzy liczbą wypracowanych godzin a liczbą rozliczanych godzin? Znalezienie odpowiedzi na te pytania pozwoli usprawnić funkcjonowanie firmy dzięki możliwości zidentyfikowania procesów, które działają i tych, które są mało skuteczne.
Z zaawansowanym i wydajnym rozwiązaniem Business Intelligence, generowanie raportów, pulpitów menedżerskich i analiz odbywa się automatycznie, podobnie jak wysyłanie powiadomień bezpośrednio do skrzynek odbiorczych użytkowników w sytuacji, gdy oczekiwane wartości KPI zostały osiągnięte. Dzięki temu, użytkownicy mogą się bezzwłocznie zaangażować w realizację przypisanych zadań.
4. Ograniczony i mało przejrzysty wgląd w realizowane operacje
Zdarza się, że kierownicy poszczególnych działów mają trudności z uzyskaniem dostępu do szczegółowych informacji, a potrzebują stałego i szybkiego dostępu do wyników finansowych, prognoz i wydatków, przygotowując się do spotkań z kadrą zarządzającą.
Niestety, niezbędne im dane trafiają do nich w formie raportu generowanego tylko raz na miesiąc. Prezes Zarządu chciałby uzyskać wgląd w statystyki oraz informacje na temat zamówień czy produktów cieszących się największą popularnością w poszczególnych oddziałach. I w tym przypadku, dane, których potrzebuje nie są dostępne.
To zaledwie kilka przykładów trudności, z jakimi osoby decyzyjne borykają się w codziennej pracy.
Istnieje lepsze rozwiązanie
Rozwiązania klasy Business Intelligence umożliwiają wizualizacje danych za pomocą przejrzystych i czytelnych tabel i wykresów, które zastępują skomplikowane obliczenia w arkuszach programu Excel. Wystarczy rzut oka na wygenerowany raport, by znaleźć potrzebne informacje.
Wybór właściwego narzędzia analityki biznesowej ułatwi prognozowanie i śledzenie trendów rynkowych, a także przetwarzanie i prezentowanie danych na dowolnym poziomie szczegółowości. Im więcej danych biznesowych zostanie poddanych analizie, tym większe prawdopodobieństwo podjęcia słusznej i przemyślanej decyzji.
Proces decyzyjny obejmuje kilka kroków: obserwację i zapoznanie się z możliwymi rozwiązaniami, moment podjęcia ostatecznej decyzji oraz zainicjowanie działań mających na celu realizację decyzji. Dzięki wdrożeniu narzędzi Business Intelligence wspierających podejmowanie decyzji, proces ten przebiega szybko i sprawnie.
Jedną z najważniejszych korzyści wynikających z wdrożenia rozwiązania BI w Twoim przedsiębiorstwie jest możliwość wyposażenia pracowników w zestaw specjalistycznych narzędzi do przeprowadzania zaawansowanych i kompleksowych analiz, dających natychmiastowy wgląd w dane niezbędne do ich wygenerowania. W środowisku pracy, w którym kluczowe dane są na wyciągnięcie ręki, łatwiej realizować wyznaczone cele.
5. Niezgodności danych
Liczba źródeł, z których pobiera się dane do analizy, podobnie jak ich złożoność, stale rośnie. Przygotowanie sprawozdań dla użytkowników, którzy korzystają z coraz to nowszych źródeł danych, zajmuje analitykom coraz więcej czasu. Przy dużym obciążeniu pracą, zespoły analityczne składające się zazwyczaj z kilku specjalistów, nie nadążają z terminową realizacją zadań. Użytkownicy coraz chętniej korzystają również z rozmaitych metod przetwarzania danych. W takiej sytuacji, zachowanie spójnej struktury danych staje się sporym wyzwaniem.
Łatwo to zauważyć w sytuacji, gdy pracownik generuje raporty za pomocą programu Microsoft Excel, a wprowadzone przez niego modyfikacje są widoczne tylko dla niego. Zmiany te udostępnia i przekazuje dalej innym użytkownikom – w formie papierowego wydruku, załącznika do wiadomości e-mail lub w bezpośredniej rozmowie, tracąc tym samym kontrolę nad spójnością i zgodnością danych.
Istnieje lepsze rozwiązanie
W ramach jednego zintegrowanego rozwiązania BI, otrzymujesz zestaw narzędzi do samodzielnego tworzenia analiz, pulpitów menedżerskich i raportów w przyjaznym użytkownikowi środowisku. Niezależnie od tego, kto i gdzie wprowadza zmiany, dane są aktualizowane na bieżąco w czasie rzeczywistym.
Użytkownicy mają możliwość udostępniania dokumentów w obrębie całej organizacji oraz poddania analizie tylko tych danych, które są im niezbędne. Dzięki wydajnym i zaawansowanym funkcjom, raporty i analizy prezentują zawsze aktualne i spójne dane.
6. Ograniczenia w zakresie dostępu do danych
Gromadzenie danych nie przełoży się na sukces Twojej firmy, jeśli osoby decyzyjne nie będą miały do nich łatwego dostępu. Istotne jest, aby pracownicy mieli możliwość monitorowania i analizy nie tylko danych wewnętrznych, ale także danych napływających z zewnętrznych źródeł i pozyskiwanych spoza przedsiębiorstwa. Już wkrótce, ilość danych zewnętrznych znacznie przewyższy ilość danych wewnętrznych. Organizacje, które nie potrafią efektywnie wykorzystać tych zasobów, pozostaną w tyle za konkurencją.
Z uwagi na kompleksowość źródeł danych, a także złożoność większości rozwiązań BI dostępnych na rynku, obowiązek przygotowywania raportów i analiz spoczywa najczęściej na pracownikach działów IT. Jest to jednak czasochłonne i bardzo złożone działanie. Pracownicy nie posiadający zaawansowanej wiedzy informatycznej, nie będą w stanie samodzielnie opanować zasad obsługi systemu.
Istnieje lepsze rozwiązanie
Zaawansowane i wydajne narzędzia Business Intelligence wspierają w codziennej pracy oraz podejmowaniu decyzji biznesowych wszystkich pracowników przedsiębiorstwa, niezależnie od poziomu posiadanej wiedzy technicznej. Tworzenie raportów i analiz jest niezwykle proste.
Za pomocą kilku kliknięć, użytkownik może sprawnie przejść do różnych poziomów szczegółowości danych przy jednoczesnym zachowaniu ich bezpieczeństwa i wiarygodności. Takie warunki pracy sprzyjają zastosowaniu biomodalnego podejścia do rozwiązań BI, które zakłada samodzielną eksplorację danych.
Czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie narzędzi BI?
Jeśli zauważysz choć jeden z przedstawionych sygnałów ostrzegawczych w Twojej firmie, zastanów się, czy to nie dobry moment na wprowadzenie zmian. Będziesz zaskoczony, jak wiele możliwości usprawnienia procesów biznesowych oferują nowoczesne narzędzia klasy BI.
Targit
Targit jest nowoczesnym systemem Business Intelligence, który jest w pełni zintegrowany z systemem ERP – Microsoft Dynamics NAV. Pozwala na samodzielne tworzenie analiz, raportów z różnego typu źródeł, a także intuicyjnych pulpitów menedżerskich.
Narzędzia BI dostarczają kluczowych informacji służących podejmowaniu efektywnych decyzji biznesowych. Targit wspiera także prace analityczne, kontrolingowe, prognozowanie wyników i zarządzanie ryzykiem. Wykorzystuje innowacyjne technologie in-memory oraz hurtownie danych.