08 sie Co to jest system ERP? Wróćmy do podstaw!

Zgodnie z raportem Panorama Consulting z 2021 roku, niemal 97% firm, które wdrożyły system ERP, jako główną korzyść wskazuje poprawę wydajności operacyjnej. Skąd pochodzi oprogramowanie tej klasy, jakie funkcjonalności powinno zapewnić użytkownikom i czy w dobie transformacji cyfrowej jest to rozwiązanie niezbędne dla każdej organizacji? Co to jest system ERP? Odpowiadamy w artykule oraz w czasie serii spotkań z ekspertami, poświęconej technologii – Rozmowy o IT.

Skąd wzięły się systemy ERP?

Oprogramowania klasy ERP posiadają swoją długą, ponad 30-letnią historię. Powstały one na bazie ewolucji systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem. Ich przodkiem zrodzonym w czasie II wojny światowej było oprogramowanie MPR, służące planowaniu zapotrzebowania materiałowego. Wraz z postępem technologicznym zostały one przystosowane do kompleksowego zarządzania organizacją. Obecnie oprogramowanie odpowiada za generowanie oraz przetwarzanie danych z różnych poziomów firmy, dla których źródłem są użytkownicy pracujący z rozwiązaniem.

Główną cechą systemów ERP jest to, że integrują one wszystkie obszary działalności, czyli:

• finanse – rachunkowość finansową, zarządzanie finansami, rachunkowość zarządczą oraz controlling;
• zasoby ludzkie – obszar kadrowo-płacowy, zarządzanie czasem pracy pracowników, miękki HR (szkolenia, ścieżki kariery, portale pracownicze itp.);
• działalność operacyjną – m.in. sprzedaż i dystrybucję, zaopatrzenie, produkcję, projekty, serwis czy kontrole jakości.

Należy zaznaczyć przy tym, że obszary finansów, księgowości oraz controllingu stanowią niejako podstawę systemu, która ma zapewnić firmie bazę do podejmowania kluczowych decyzji biznesowych w oparciu o faktyczne wyniki.

Znaczenie dla przedsiębiorstwa

Systemy ERP rozwijają się w toku postępu technologicznego. Żyjemy dzisiaj w czasach cyfrowej transformacji, która na pierwszym planie stawia nowe technologie takie jak chmura obliczeniowa, internet rzeczy czy sztuczna inteligencja. W tym kontekście systemy ERP powinny stanowić fundament cyfryzacji biznesu, czyli być scentralizowanym źródłem danych i jednocześnie elementem, gdzie dane te są zbierane z różnych poziomów organizacji. Oprogramowanie powinno stanowić tym samym źródło decyzji i budowania nowych strategii. Dzięki dostępowi do wysokiej jakości danych, aktualizowanych na bieżąco, użytkownicy są w stanie opracowywać precyzyjne analizy i predykcje.

Nie bez znaczenia jest również to, że oprogramowania klasy ERP powinny stanowić element spójnego ekosystemu. Umożliwia to integrację dużej ilości rozwiązań informatycznych dostępnych w przedsiębiorstwie w celu automatyzacji procesów oraz usprawnienia przepływu informacji między różnymi jednostkami – użytkownikami, działami czy oddziałami. Przykładem takiego ekosystemu jest środowisko Microsoft, bogate w całą gamę dobrze znanych na świecie produktów, które współdziałają z oprogramowaniem ERP Dynamics 365 Business Central. Strategia One Microsoft realizowana przez technologicznego giganta ma na celu integrację jak największej ilości rozwiązań biznesowych – w tym pakietu Microsoft Office 365 czy Power Platform (platformy rozwiązań niskokodowych) współdziałających z oprogramowaniem ERP.

Czy wszystkie systemy ERP są takie same?

Rynek systemów ERP jest duży i wciąż rośnie. Odpowiadając na pytanie „Co to jest system ERP?” nie można nie wspomnieć o jego różnych rodzajach. Poszczególne rozwiązania można w pewien sposób skategoryzować, koncentrując się na różnych kryteriach podziału. Do jednych z elementarnych kryteriów należą: miejsce instalacji, wielkość firmy i jej struktura organizacyjna, branża.

Miejsce instalacji

Istnieje tu bardzo czytelny podział na systemy lokalne (tzw. tradycyjne) oraz systemy chmurowe. Oprogramowania lokalne instalowane są w ramach serwerowni dostępnej w przedsiębiorstwie, natomiast chmurowe wykorzystują infrastrukturę chmurową. Oznacza to, że firma nie jest zmuszona do budowania oraz utrzymywania własnych serwerów, ani też angażowania własnych specjalistów IT. Systemy instalowane w chmurze obliczeniowej mogą być dostępne w dwóch modelach – modelu IaaS (infrastruktura jako usługa) bądź SaaS (oprogramowanie jako usługa).

Wielkość i struktura organizacji

Ten podział uwzględnia systemy lokalne oraz grupowe. Systemy lokalne to takie, które mogą być używane w konkretnym kraju bądź odpowiadają przepisom prawnym tylko danego państwa. Grupowe, zwane inaczej międzynarodowymi, mogą być z kolei wdrażane w korporacjach międzynarodowych, odpowiadając na specyficzne potrzeby w zakresie zarządzania danymi właśnie w takich organizacjach.

Branża

Oprogramowania klasy ERP mogą być dedykowane konkretnej branży bądź być rozwiązaniami uniwersalnymi – a więc takimi, które można wdrażać w dowolnych spółkach, o dowolnej specyfice i segmencie rynku. Rozwiązania dedykowane sprawdzają się z kolei dla specyficznych branż, takich jak branża chemiczna, farmaceutyczna, motoryzacyjna, meblarska czy automative. Na rynku istnieją również systemy umiejscowione pomiędzy tym podziałem, które mimo uniwersalności charakteryzują się otwartością oraz skalowalnością, dzięki czemu oprogramowanie można dostosować do procesów danej branży za pomocą dodanych modułów.

Co to jest system ERP – krótko o korzyściach!

Z punktu widzenia użytkownika, system ERP powinien zapewnić przede wszystkim ergonomię pracy oraz dostęp do informacji. Nowoczesne rozwiązania zapewniają ten dostęp z dowolnego miejsca, z dowolnej platformy (Android, Windows czy iOS) oraz z dowolnego urządzenia – laptopa, stacji roboczej, smartphona czy tabletu.

Ergonomia pracy oparta jest na użyteczności systemów, których interfejsy projektowane są w taki sposób, by użytkownik po zalogowaniu mógł w szybki sposób zorientować się w aktualnej sytuacji i niezwłocznie przystąpić do realizacji codziennych zadań. Interfejsy są oparte na tzw. rolach użytkowników. Pracownicy dysponują spersonalizowanymi rolami po to, żeby właśnie po zalogowaniu mieć dostęp tylko do tych obszarów, danych, funkcjonalności, które są im niezbędne do pracy.

Z perspektywy całej organizacji oprogramowania tej klasy mają zapewnić:

• wsparcie w rozwoju,
• lepsze standardy obsługi klienta,
• szybszą realizację sprzedaży i zamówień,
• zwiększenie wydajności pracowników,
• bardziej wydajne korzystanie z dostępnych zasobów,
• dostęp do zaawansowanej analityki,
• większą kontrolę nad płynnością finansową.

Kiedy zdecydować się na wdrożenie oprogramowania?

Wytłumaczyliśmy już po krótce, co to jest system ERP. A kiedy najlepiej się na niego zdecydować? Na początku należy podkreślić, że systemy te nie są koniecznością dla każdej firmy. Istnieją również tzw. systemy wyspowe niezintegrowane, które dobrze sprawdzają się w małych organizacjach. Decyzja firm o wyborze oprogramowania klasy ERP jest z kolei najczęściej podyktowana rozwojem. Wraz z rozrastaniem się firmy zwiększają się również potrzeby, choćby w zakresie automatyzacji oraz porządkowania procesów.

Można wyszczególnić kilka przesłanek, które mogą wskazywać, że nastał dobry czas na wdrożenie. Pierwszym aspektem jest właśnie potrzeba rozwoju, ze względu na co rozwiązanie powinno być otwarte na modyfikacje oraz zmieniać się wraz z organizacją, bowiem inwestycja w system jest inwestycją na wiele lat.

Kolejną kwestią jest wzrost wydajności w kontekście pracy – zarówno użytkowników, jak i realizacji procesów całej organizacji. Jeżeli przedsiębiorstwo odczuwa potrzebę automatyzacji, wprowadzenia porządku oraz podniesienia efektywności, warto zdecydować się na wdrożenie.

Inną przesłanką mogą być niewystarczające możliwości obecnie używanego systemu. Być może oprogramowanie, z którego korzysta firma nie posiada jakiejś funkcjonalności, która jest dostępna w innym rozwiązaniu, dlatego warto zastanowić się nad zmianą.

Czwartym aspektem jest postęp techniczny, czyli fakt, że starsze bądź mniejsze systemy nie oferują takiego poziomu integracji danych. Z założenia nie mają one spełniać takiej roli, więc jeżeli firma odczuwa potrzebę zmian i chce korzystać z nowych technologii, to systemy ERP są dla nich właściwą drogą.

Jeżeli chcesz dokładnie poznać podstawy systemu ERP, sprawdź I odcinek serii Rozmowy o IT!