20 maj 5 błędów, jakich należy unikać, wybierając system dla sklepów detalicznych

Aby wybrać odpowiedni system dla sklepów lub sieci handlowych trzeba uświadomić sobie najpierw, że jest to skomplikowany proces, którego efekty przekładają się na stopień sukcesu przedsiębiorstwa na przestrzeni kolejnych 6-10 lat. Rzutuje na to cena wdrożenia, utrzymywania, a także aktualizacji podstawowej wersji oprogramowania. Z perspektywy średniej wielkości firmy, poniesione koszty mogą oscylować w przedziale od 300 000 zł do 2 000 000 zł.

Pomimo odpowiedzialności finansowej, jaka wiąże się z doborem odpowiedniego rozwiązania, wiele firm nie przywiązuje wystarczającej wagi do tego etapu, rezygnując z udziału kompetentnych pracowników czy należytego czuwania nad wszystkimi procedurami. Finalnie wybór systemu nie zostaje oparty na empirycznych danych i pragmatycznych kryteriach, ale subiektywnych odczuciach.

Przedstawimy Wam 5 najczęstszych błędów popełnianych podczas wyboru oprogramowania w branży retail.

Błąd nr 1 – systemy dla sklepów i sieci handlowych nie różnią się od siebie

Zdarza się, że wybierając system do zarządzania opieramy się na przeświadczeniu, że rozwiązanie na pewno będzie obejmowało funkcjonalność dedykowaną dla danej działalności w handlu detalicznym. Klienci są utwierdzani w tym założeniu przeglądając prezentacje konkretnych oprogramowań, które – niezależnie od dostawcy – są do siebie podobne. Tymczasem, mimo pozornego podobieństwa, mogą się znacznie różnić – choćby ze względu na fakt, iż oprogramowanie możemy podzielić na 3 kategorie: rozwiązania wertykalne, horyzontalne oraz łączone, czyli hybrydowe.

Nieraz porażka wdrożenia uwarunkowana jest modułami dodatkowymi, które dostarczane są przez inne przedsiębiorstwa, a które z założenia służyć mają rozwiązaniu kłopotów z brakami funkcjonalnymi głównego oprogramowania.

Jak zatem przygotować się do wdrożenia?

Kluczowym warunkiem jest inicjacja wszelkich procesów wyłącznie wewnątrz przedsiębiorstwa. Musimy zdefiniować zamiary oraz nasze elementarne plany, określić zadania wraz ze sposobem kontroli ich wyników, a jednocześnie zauważyć potencjalne problemy, z którymi przyjdzie nam się zmierzyć.

Wymaga to dopracowania wizji rozwoju wraz z odpowiednią dokumentacją. Nasz udokumentowany plan powinien składać się z celów wraz z rozgraniczeniem na te krytyczne i te mniej istotne.

Informacje do zawarcia w dokumencie:

• Elementarne wymagania każdego działu sformułowane w liście priorytetów i życzeń
• Opis procesu migracji i współdzielenia informacji między działami
• Informacja na temat obecnego systemu ręcznego i automatycznego zbierania informacji
• Cele przedsiębiorstwa ( w tym m.in. poprawa jakości usług wraz z miernikami, wysyłka kompletu zamówień w ciągu 24 godzin itp.)
• Informacje na temat ilości obsłużonych transakcji – np. liczba klientów, zamówień, faktur i nabywców
• Dane oraz raporty finansowe wymagane do celów księgowych, sprawozdawczo-kontrolnych i bankowych
• Raporty oraz analizy użyteczne do zarządzania przedsiębiorstwem i codziennymi zadaniami
• Wymogi w zakresie integracji używanych systemów oraz aplikacji stanowisk
• Inne dane ważne z perspektywy podjęcia decyzji

Wszystkie oprogramowania można jednak ocenić z perspektywy tego, na jakim poziomie realizuje ono określone wcześniej cele i potrzeby. Szczególną wagę warto przyłożyć do zapytań online, wydruków raportów, czasu przetwarzania aktualizacji, a także raportowania i intuicyjności interfejsu użytkownika.

Błąd nr 2 – „Nie mam czasu na wybór systemu”

Udane wdrożenie oprogramowania dla sklepu wymaga zaangażowania nie tylko ze strony dostawcy rozwiązania, ale również klientów, którzy powinni zapewnić zaangażowanie kompetentnie dobranego zespołu. Będzie on bowiem istotnym elementem z punktu widzenia efektywnego przekazywania strategicznej i operacyjnej wiedzy, która umożliwi dostawcy dobór najbardziej pasujących dla nas funkcjonalności z odpowiednią wyceną. Przywiązanie należytej uwagi do kwestii komunikacji powinno poskutkować zadowoleniem obu stron oraz wartościową ofertą.

Sklepy detaliczne funkcjonują w oparciu o w pełni indywidualne modele biznesowe i wypracowane schematy procesów. Dzięki dokładnemu poznaniu ich charakterystyki, inwestycja wdrożeniowa ma duże szanse powodzenia. Dlatego właśnie warto poświęcić odpowiednią ilość czasu przed przystąpieniem do realizacji usług oraz wyznaczyć ze swojej strony specjalistów, którzy skoncentrują się na komunikacji z dostawcą. Jeśli w konkretnym okresie wydaje się to nie do końca możliwe, być może dobrym pomysłem okaże się odłożenie w czasie samej implementacji, by później cieszyć się satysfakcjonującym efektem.

Błąd nr 3 – im taniej, tym lepiej

System dla sklepów, związany z zarządzaniem i automatyzacją procesów, to składnik znacząco przekładający się na korzyści przedsiębiorstwa – jego wydajność, efektywność i zdolności. Wybierając oprogramowanie warto zatem spojrzeć z perspektywy długodystansowych korzyści finansowych i konkurencyjnych, by nie decydować się przedwcześnie na rozwiązanie najtańsze. Na koszt poniesionej inwestycji składa się bowiem wiedza, doświadczenie oraz profesjonalne podejście ekspertów wdrożeniowych.

Nie jest to zasada bez wyjątków, jednak przeważnie będzie się sprawdzać. Im niższe stawki, tym najprawdopodobniej niższe kompetencje dostawcy. Tacy członkowie zespołu, jak kierownik produkcji czy analityk wynagradzani są zwykle wysokimi stawkami adekwatnymi do posiadanej przez nich wiedzy. O ile zawsze istnieje pewne ryzyko, że nawet wyższa cena nie zagwarantuje nam odpowiedniej jakości usług, o tyle przeważnie sprawdza się warunek, że im niższa stawka, tym również niższy profesjonalizm.

Poza dużymi rabatami, możemy spotkać się ponadto z małą elastycznością umowy. Stawki utrzymywane na stabilnym poziomie w znaczącym stopniu chronią dostawcę przed niespodziewanymi zmianami okoliczności, rodząc potencjalne problemy. Im mniejszy koszt wdrożenia ponosimy, tym bardziej narażamy się na późniejsze konsekwencje.

Błąd nr 4 – zbyt duża ostrożność w fazach początkowych inwestycji

Wdrażanie nowego systemu do zarządzania może rodzić konflikty pomiędzy przedsiębiorstwem, a dostawcą. Często klienci wychodzą z założenia, że nieudostępnianie istotnych informacji na temat swojego biznesu to krok dyktowany rozwagą, który zmniejsza ryzyko potencjalnych zagrożeń. W rzeczywistości tego typu postępowanie może narazić firmę na straty i wyższe koszty przedsięwzięcia – szczególnie w perspektywie długoterminowej.

Sytuacja, w której detaliści okazują konfrontacyjny stosunek i nie są skorzy do ujawnienia niektórych danych – takich jak strategia, wyniki firmy czy dotychczasowe prognozy – zwiększa ryzyko niepowodzeń inwestycji. Nieujawnione informacje przekładają się przeważnie na podwyższenie ceny projektu, który nie jest w stanie bazować na komplecie potrzebnych czynników. Rodzi to oczywiście także niezdrową atmosferę z perspektywy czysto ludzkiej. Negatywne podejście ze strony klienta, brak zaufania, przesadna ostrożność mają znaczące przełożenie na efekt inwestycji.

Wśród przedsiębiorstw handlowych zauważalna jest tendencja do aktualizacji systemów co 6 do 8 lat. 6 lub 8 firm to natomiast średnia liczba wdrożeń, jakich podejmuje się standardowy dostawca w skali roku. Warto zatem uwzględnić znaczenie kwalifikacji specjalistów wdrożeniowych i postarać się dostarczać dostawcy pełnych informacji oraz dodatkowych inspiracji, które jak najlepiej wpasują się w potrzeby danej firmy, ulepszą jej procesy oraz zredukują ryzyko niechcianych kosztów.

Błąd nr 5 – system dla sklepów detalicznych jest wybierany przez dział IT

Przenoszenie odpowiedzialności za wybór systemu na dział IT jest bardzo często spotykanym błędem. Dlaczego powinniśmy unikać takiej praktyki? Ponieważ oprogramowanie należy ocenić nie tylko z perspektywy technologicznej.

Siłą rzeczy zespół informatyczny, oceniając rozwiązanie, skupia swoją uwagę na takich aspektach, jak działanie na serwerach lub stanowiskach, pomijając kwestie związane z samymi – kluczowymi przecież – procesami biznesowymi. W rezultacie specjaliści IT opracowują listę życzeń dotyczących samej technologii, zaś korzyści biznesowe zostają zepchnięte na dalszy plan.

Dział IT często nie otrzymuje ponadto informacji na temat celów założonych przez kierownictwo przedsiębiorstwa i naturalnie zaczyna bazować jedynie na znajomym dla siebie obszarze. Funkcjonowanie systemów ERP czy CRM opiera się zaś na podejściu biznesowym. Efekt mija się jednak z oczekiwaniami w momencie, w którym specjaliści IT dobierają rozwiązanie adekwatne przede wszystkim do „ich podwórka”.

Wiedza klienta w obszarze informatyki to ważny element w procesie wdrożenia, jednak zapewni on jedynie częściową perspektywę patrzenia na oprogramowanie. Dlatego tak istotne jest, aby już na początku utworzyć zespół specjalistów z poszczególnych obszarów, którzy zaangażują się we wdrożenie, postrzegając je przez pryzmat własnej wiedzy.

Implementacja systemu do zarządzania sklepem to działanie wymagające czasu i uwagi. Jego efekt przełoży się bowiem bezpośrednio na wyniki i płynność procesów w perspektywie nawet 10 lat. Wskazane błędy stanowić mogą istotny drogowskaz w drodze ku odpowiednim wyborom, dzięki którym poprawimy produktywność i elastyczność naszego przedsiębiorstwa.

LS Retail – system do zarządzania sklepem

LS Retail stanowi czołowego dostawcę systemu opracowanego na bazie znanego oprogramowania Dynamics 365 Business Central. Komplet narzędzi typu „all-in-one” umożliwia proste zarządzanie sklepem lub siecią detaliczną od centrali, przez stanowiska sprzedaży, po zaplecze.

Cechą LS Retail jest duża skalowalność, dzięki której rozwiązanie zdolne jest do obsługi złożonych procesów wielu branż – odzieżowej, meblarskiej czy elektronicznej, a także sklepów wolnocłowych. Funkcjonalności systemu pozwalają przedsiębiorcom z globalnego rynku sprawnie zdobywać nowych klientów, zwiększać ich zaufanie oraz potęgować zyski.