• pl
 

Continia Expense Management

Proste rozliczanie dokumentów kosztowych

Dla wielu pracowników podróże służbowe są codziennością. Ich koniecznym etapem są rozliczenia dokumentów kosztowych. Jest to najczęściej proces czasochłonny, a w przypadku częstych wyjazdów, pracownik musi się liczyć z czasem zmarnowanym na zgłaszanie i rozliczanie dokumentów, zamiast na sprzedaż bądź spotkania z klientami. Problemem staje się duża ilość dokumentów, jak paragony czy rachunki oraz kwity za opłaty parkingowe, autostradowe i inne.

 

Odpowiedzią na potrzeby pracodawców oraz pracowników pracujących mobilnie jest digitalizacja dokumentów kosztowych, możliwa dzięki rozwiązaniom, opartym na Microsoft Dynamics 365 Business Central (Dynamics NAV). Takim systemem jest Continia Expense Management.

Continia

Continia Expense Management jest rewolucyjnym rozwiązaniem, dostępnym na urządzeniach mobilnych, pozwalającym na szybkie rozliczenie wydatków, ponoszonych przez pracowników podczas podróży służbowych. Automatyzuje on proces akceptacji, usprawnia pracę i podnosi efektywność.

Continia Expense Management to dodatek zintegrowany z systemem Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Continia Expense Management

Pobierz folder i dowiedz się więcej o rozwiązaniu.

Sprawny proces rejestracji i zatwierdzania wydatków

Continia Expense Management jest rozwiązaniem, które pozwala usprawnić proces rejestracji oraz zatwierdzania wydatków, powiązanych z podróżami służbowymi. Możliwe to jest za pomocą smartfona, przeglądarki internetowej lub systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dzięki temu proces digitalizacji staje się prostszy a pracownik może rozliczyć koszty za pośrednictwem aplikacji mobilnych, robiąc zdjęcie rachunku.

Continia Expense Management jest odpowiedzią na potrzeby współczesnych przedsiębiorców. Rozwiązaniem, które daje możliwość szczegółowego przeglądu kosztów wygenerowanych z kart kredytowych, bezpośrednio w programie ERP Dynamics 365 Business Central. Dział księgowy nie musi korzystać z innych, specjalistycznych rozwiązań.

Continia
Continia

Rejestracja dokumentów (faktury, paragony)

Dzięki aplikacji Continia Expense Management, dostępnej dla iPhone, Android i Windows, pracownik może wykonać zdjęcie dokumentu zakupu (jak faktura, paragon), wpisać dodatkowe, wymagane informacje we formularzu kosztowym, a następnie przesłać je bezpośrednio do systemu Microsoft Dynamics 365 Business Central. Krótki formularz, który należy wypełnić, zawierający m.in. takie informacje jak kody lokalizacji, kody projektów. Formularz może być dowolnie konfigurowany.

Elektroniczne dokumenty zakupu

Za pośrednictwem portalu Expense Web Portal, użytkownicy mogą rejestrować dokumenty zakupu, które otrzymali za pośrednictwem poczty e-mail. Wówczas wypełniają ten sam, krótki formularz kosztowy, jak w przypadku rejestracji poprzez aplikację.

Kalkulacja przebiegu

Rejestracja wykorzystania samochodu prywatnego w celach służbowych jest możliwa za pośrednictwem aplikacji Expense Management oraz portalu Expense Web Portal. Informacje te są automatycznie przesyłane do systemu ERP, a tym samym widoczne dla działu księgowości. Dzięki temu pracownik nie musi natychmiast wracać do biura z rachunkami i kompleksowym sprawozdaniem z podroży. Dane te są od razu widoczne w systemie.

Obsługa kart kredytowych

Continia Expense Management pozwala na import, bezpośrednio do systemu ERP, danych dotyczących wydatków, realizowanych kartami kredytowymi. Dodatkowo system automatycznie łączy deklarowane wydatki z zarejestrowanymi dokumentami zakupu.

Import danych z banków

Continia Expense Management daje możliwość importu danych z banków, niezależnie od metody dostępu. Istnieją dwie możliwości importu:

Automatyczny import:

Możliwe jest automatyczne importowanie transakcji realizowanych kartą kredytową, bezpośrednio z banku. Continia Expense Management obsługuje wiele banków, a ich liczba stale rośnie.

Import ręczny:

Za pośrednictwem bankowości internetowej można wyeksportować plik konta, a następnie go importować do Microsoft Dynamics NAV, z wykorzystaniem funkcji importu, dostępnej w Continia Expense Management.

Zagubiona dokumentacja? To już nie problem

Wykorzystując procedurę inteligentnego dopasowania, Continia Expense Management przypisuje odpowiedni dokument zakupu do wybranej transakcji kartą kredytową, bez dodatkowych działań ze strony pracownika księgowości.

 

Continia Expense Management przeszukuje system, aby prawidłowo przypisać dokument zakupu do właściwej transakcji realizowanej kartą kredytową. Dodatkowo system wysyła wiadomości do konkretnych pracowników, za pośrednictwem powiadomień z aplikacji mobilnej oraz e-mail, informując o tym, jakie dokumenty nie zostały dostarczone do działu księgowości.

Księgowość znów pod kontrolą

Expense Management jest jednym z rozwiązań dostępnym na rynku, które zapewnia pełną kontrolę od momentu zarejestrowania dokumentu zakupu bądź dokonania płatności kartą kredytową.

Prosta rejestracja dokumentów zakupów

Każdy użytkownik Continia Expense Management może zatwierdzać wydatki. Jest to możliwe za pośrednictwem klienta Business Central lub portalu Continia Approval Web Portal, który pozwala na przeglądanie dokumentacji. Warto zauważyć, że Portal wymaga zakupu tylko jednej licencji choć zezwala na przetwarzanie dokumentów z poziomu Continia Document Capture i Continia Expenses Management.

Bezpośredni dostęp do dokumentacji

Continia Expense Management zapewnia użytkownikom dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wystarczy przejść do dokumentacji, powiązanej z konkretnym zapisem lub przejrzeć dokumentację, powiązaną z konkretnych projektem bądź działem. Funkcja ta umożliwia zachowanie wysokiego poziomu kontroli rejestrowanych dokumentów.

Continia Expense Management

W momencie gdy pracownik zarejestruje dokument sprzedaży, jest on automatycznie widoczny w dziale księgowości. Nie ma potrzeby składania sprawozdań z podróży służbowej natychmiast po jej zakończeniu;

Aby korzystać z rozwiązań Approval Web Portal oraz Document Capture wymagana jest tylko jedna licencja Aprroval Web Portal. Oznacza to, że także użytkownicy bez dostępu do systemu Dynamics 365 Business Central mogą zatwierdzać dokumenty zakupu zarówno z poziomu Continia Document Capture jak i Continia Expense Management;

Wydatki pracowników realizowane w trakcie podróży służbowej są rejestrowane na bieżąco w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central – dzięki czemu można uzyskać pełny przegląd w sytuację firmy w czasie rzeczywistym, bezpośrednio w systemie księgowym.

System Microsoft Dynamics 365 Business Central dba o bezbłędność zapisów. Po prawej stronie ekranu widać obraz dokumentu zakupu wraz z opisem po lewej stronie.

Automatycznie śledzenie VAT – nawet przy najmniejszej kwocie dokumentu. Dla każdego stosowanego konta stosowane są przepisy podatkowe i VAT, dzięki czemu zarządzanie nie wymaga ręcznego przetwarzania.