Analiza możliwych scenariuszy - Poradnik wyboru systemu ERP

Najbliższe wydarzenia

Jak wybrać system ERP?

Zapisz

Klienci

Strona główna

Jak wybrać ERP?

Część 3 - Analiza możliwych scenariuszy

Analiza możliwych scenariuszy - Poradnik wyboru systemu ERP

Należy zadbać o pozyskanie wsparcia głównych decydentów i opiniotwórców w organizacji. Niektóre z osób odgrywających te istotne role mogą nie mieć świadomości, że aktualny system informatyczny przedsiębiorstwa niedomaga w pewnych obszarach, bądź nie będą pewni, jakie korzyści w ich własnej pracy da im nowy system.

Każdy z przedstawionych scenariuszy możliwych w obszarze dystrybucji przedstawia wykaz istotnych kryteriów, których można użyć do oceny sprawności i wydajności aktualnej działalności firmy. Warto też przy okazji ich rozważania zastanowić się nad innymi możliwymi scenariuszami i kryteriami, bardziej adekwatnymi do sytuacji firmy.

Kryteria ogólne: określenie podstaw
Zarządzanie zapasami/towarami: przekształcenie ośrodka kosztów w generator przychodów
Zarządzanie magazynem: by towary były dostępne
Sprzedaż i obsługa klientów: przekształcenie celów gospodarczych w owocne kontakty
Realizacja zamówień: zaspokajanie potrzeb klientów sprawnie i z zyskiem dla siebie

Kryteria ogólne: określenie podstaw

Aktualnie użytkowane narzędzia programowe do zarządzania firmą dają jej pewne korzyści. Czy są Państwo z tych korzyści zadowoleni? Jak dobrze wspomagają one realizację Państwa założeń biznesowych? Co chcieliby Państwo osiągnąć wprowadzając nowe rozwiązanie zarządzające dystrybucją? To są bardzo podstawowe kryteria, ale bardzo ważne dla firmy. (Proszę zapisać wartości aktualne – jeżeli są znane - i określić, do jakich by Państwo chcieli dojść.)

Z życia firmy
Komitet sterujący Cronus zgadza się co do tego, że określenie docelowe tych kryteriów pomoże w uporządkowanym wdrożeniu nowego systemu i zapewni wymierne korzyści ekonomiczne. Każdy z członków zespołu przynajmniej raz przeżył wprowadzanie drogich i zakłócających pracę firmy zmian w oprogramowaniu, które ostatecznie zaowocowały tylko minimalną poprawą wyników finansowych, wydajności czy zdolności innowacyjnych firmy. Nikt nie ma wątpliwości, że jeżeli komitet sterujący nie znajdzie przekonującego rozwiązania zapewniającego uzyskanie wymiernych korzyści, firma pozostanie przy obecnie użytkowanych systemach i sformułuje kolejny, ale prawdopodobnie droższy, plan ich modernizacji.

Zarządzanie zapasami/towarami: przekształcenie ośrodka kosztów w generator przychodów

Tak długo, jak towary przemieszczają się zgodnie z zapotrzebowaniami klientów, tak długo przynoszą zyski. Zalegające zapasy to niepotrzebnie zamrożone pieniądze. Aby utrzymać produktywność inwestycji w towar potrzebny jest sprawny i elastyczny system zarządzania pozwalający na utrzymywanie optymalnych poziomów zapasów. Rozwiązanie informatyczne do zarządzania dystrybucją może zapewnić dochodowy ruch towarów z magazynów do klientów. (Proszę zapisać wartości aktualne – jeżeli są znane - i określić, do jakich by Państwo chcieli dojść.)

Z życia firmy
Komitet sterujący Cronus przeprowadził telekonferencję z kierownikami ds. zaopatrzenia, transportu i magazynów by ustalić powyższe kryteria zarządzania zapasami. Uczestnicy z chęcią przedstawili problemy z błędami w stanach magazynowych, brakami towarów, towarami zalegającymi i brakiem możliwości sprawdzenia historii pozycji magazynowych i ich kosztów. Jeden z klientów firmy już zagroził, że poszuka sobie innego kontrahenta, jeżeli Cronus nie będzie mu w stanie zapewniać terminowych właściwych ilościowo dostaw, by z kolei on mógł terminowo produkować i wysyłać swoje wyroby. Marek i jego handlowcy są szczególnie zainteresowani możliwością składania klientom realistycznych obietnic. Dyrektor handlowy Sławek podkreśla też wysokie koszty transportu, a także towarów zalegających i wolno zbywalnych.

Zarządzanie magazynem: by towary były dostępne

Aby wspierać rozwój firmy i jej klientów, obiekty i procesy magazynowe muszą być maksymalnie sprawne i uporządkowane. Należy dążyć do utrzymania optymalnego zatrudnienia i wykorzystania wszelkiej dostępnej powierzchni do płynnej realizacji zamówień. Ponieważ magazynierzy na ogół nie są specjalistami od komputerów i oprogramowania, system magazynowy musi być intuicyjny i prosty w obsłudze, a do tego bardzo praktyczny. (Proszę zapisać wartości aktualne – jeżeli są znane - i określić, do jakich by Państwo chcieli dojść.)

poradnik_wyboru_erp_3

Z życia firmy
Kierownicy magazynów firmy Cronus zlokalizowanych w Poznaniu i w Krakowie często mają trudności z wymianą informacji i dokumentów magazynowych i przyznają, że obsługa magazynów odbywa się nieefektywnie i jest zbyt droga. Na przykład – zakład firmy zlokalizowany w Poznaniu wytwarza przyrząd pomiarowy zawierający szereg części składowanych w magazynie w Krakowie i za każdym razem trzeba zatelefonować, żeby upewnić się, czy części są dostępne i uruchomić wysyłkę. Obydwa magazyny pracują w ruchu ciągłym. Nocna zmiana kompletuje zamówienia, rozwozi towary na magazyn i pakuje to, czego nie spakowano do końca dnia. Zarówno dyrektor operacyjny, dyrektor finansowy jak i przeciążeni kierownicy magazynów chcieliby mieć uporządkowane działanie magazynów tak, aby można było wyeliminować zmianę nocną, zwiększając sprawność pracy magazynierów.

Sprzedaż i obsługa klientów: przekształcenie celów gospodarczych w owocne kontakty

Podstawą generowania przychodów, dzięki którym firma się utrzymuje na rynku jest sprzedaż i obsługa. To te działy w oczach klientów reprezentują całą firmę. I każda firma chce, żeby jej handlowcy i dział obsługi klientów zapewniali najwyższy poziom obsługi i zwiększali obroty handlowe firmy. Ale czy dostali niezbędne im do tego narzędzia? Czy klienci są zadowoleni, przez co wracają do firmy i polecają ją następnym klientom? Rozwiązanie do zarządzania działalnością dystrybucyjną pozwoli na maksymalizację sprawności pracy działów handlowych i obsługi klienta. (Proszę zapisać wartości aktualne – jeżeli są znane - i określić, do jakich by Państwo chcieli dojść.)

Z życia firmy
Praca działu sprzedaży to podstawowe jednostkowe kryterium decydujące o wynikach i konkurencyjności firmy Cronus. Wiceprezes ds. sprzedaży Marek może pochwalić się tym, że przychody ze sprzedaży nieprzerwanie wzrastają od 14 kwartałów. Jednakże również wzrosła ilość zwrotów, głównie ze względu na zmienną jakość wyrobów, braki dostępności flagowych towarów firmy – i klienci zaczynają odchodzić. A choć dział handlowy na ogół osiąga cele kwartalne, Marek wie, że mógłby je podwyższyć, gdyby handlowcy mieli lepszy dostęp do informacji o zapasach, transportach i stanie realizacji zamówień, dzięki czemu mogliby lepiej obsługiwać klientów, którzy by się odwzajemnili większą lojalnością. Jednakże przy obecnej niesprawnej organizacji, Cronus często jest tylko „zapchaj dziurą” dla klientów, którzy swoje regularne zamówienia składają u konkurencji. Liczba klientów powracających i z polecenia jest znacznie niższa, niż oczekiwania Marka. Handlowcy są niezadowoleni, co skutkuje rotacją pracowników. Ewidentnie nowy system informatyczny mógłby zwiększyć sprawność pracy działu handlowego i zatrzymać więcej klientów.

Realizacja zamówień: zaspokajanie potrzeb klientów sprawnie i z zyskiem dla siebie

Sprawna, ekonomiczna i niezawodna realizacja zamówień to wywiązywanie się z obietnic złożonych przez dział handlowy i obsługi klientów w imieniu firmy. Solidne rozwiązanie do zarządzania dystrybucją utrzymuje wysoką wydajność i powtarzalność organizacji pracy, a co za tym idzie, pozwala na elastyczność, gdy jest ona potrzebna klientom i firmie. (Proszę zapisać wartości aktualne – jeżeli są znane - i określić, do jakich by Państwo chcieli dojść.)

Z życia firmy
Wprawdzie reklamacje klientów są nieliczne, ale pracownicy Cronus zdają sobie sprawę z tego, że ich firma nie cieszy się renomą łatwego kontrahenta. Pracownicy działu obsługi klienta nie są w stanie od ręki odpowiedzieć na proste zapytania klientów o stan realizacji ich zamówień czy terminy dostaw bez wyszukiwania informacji i późniejszego oddzwaniania do klienta. Podobnie jest w wypadku zmiany specyfikacji wyrobu czy warunków płatności. W obecnym systemie bywa tak, że gotowe zamówienie staje się widoczne dopiero po kilku dniach. W tym czasie uzyskanie informacji o stanie realizacji zlecenia graniczy z cudem. Ponadto, pomyłki przy wprowadzaniu zamówień owocują pomylonymi wysyłkami, przekroczonymi terminami i dostawami uzupełniającymi, co nie jest powodem do zadowolenia klientów. Największych 15 klientów dających Cronus prawie 70% obrotów domaga się możliwości samodzielnego sprawdzania stanu realizacji zamówień i płatności.

Część 4 - Wyszukiwanie informacji w wielu źródłach