|
Wybór kompleksowego rozwiązania informatycznego spełniającego indywidualne wymagania firmy i działającego zgodnie z przyzwyczajeniami pracowników, może być trudnym zadaniem. Dlatego należy je starannie zaplanować. Z doświadczeń wielu firm wynika, że proces planowania i określenia celów, jakie ma spełniać nowe rozwiązanie do wspomagana zarządzania przedsiębiorstwem powinien mieć kilka niezbędnych etapów.
Planowanie działań
Na rynku firm dystrybucyjnych można znaleźć wiele gotowych przykładów, jak ocenić aktualną sytuację firmy i określić cele, które zamierzamy osiągnąć. Każdy z takich przykładowych scenariuszy zawiera kilka kryteriów powodzenia przedsięwzięcia, które umożliwiają porównanie aktualnego stanu gospodarczego firmy z zakładanymi celami.
Przystępując do planowania przedsięwzięcia wyboru rozwiązania wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem trzeba uwzględnić bardzo wiele szczegółów. Poniżej przedstawiamy ogólne ramy planu, które pomogą w zapanowaniu nad całym procesem.
Główne etapy planowania, to:
- Określenie obszaru zainteresowania
- Ustalenie głównych osób
- Przeprowadzenie wstępnego rozpoznania
- Określenie budżetu
- Przygotowanie procesu wyboru systemu
- Określenie harmonogramów
Określenie obszaru zainteresowania
Pierwszą Państwa decyzją powinno być to, czy zająć się wybranym kluczowym aspektem działalności, na przykład dystrybucją, czy kilkoma obszarami. Pomimo, że można to zrobić na późniejszych etapach, podjęcie tej decyzji na samym początku znacznie upraszcza dalsze prace.
Z życia firmy
Marek rozmawia z innymi dyrektorami firmy Cronus, a także z kolegami dyrektorami z innych firm, których na ogół prosi o radę, gdy musi podjąć ważną decyzję. Firma Cronus decyduje, że na początek skupi się na obszarach dystrybucji i zarządzania siecią dostawców, ponieważ one bezpośrednio przeplatają się z pozostałymi obszarami działania firmy i bezpośrednio rzutują na relacje firmy z klientami i kontrahentami.
Ustalenie głównych osób
Należy ustalić, kto będzie pomagał w wyborze rozwiązania i poinformować te osoby o swoich zamierzeniach. W grupie tej powinni się znaleźć:
- Główni decydenci firmy/organizacji
- Specjaliści techniczni z firmy
- Inne doświadczone zaprzyjaźnione osoby z innych firm, do których można się zwrócić po poradę – szczególnie, jeżeli już wdrażały u siebie podobne rozwiązania.
Spośród tej grupy należy wybrać komitet sterujący. To on będzie odpowiadał za prowadzenie działań i zapewniał łączność z innymi członkami grupy, gdy będą takie potrzeby. W idealnych warunkach w skład komitetu sterującego powinny wejść zainteresowane osoby zarówno z technicznych, jak i merytorycznych działów firmy.
Z życia firmy
Kierownictwo firmy Cronus to dosyć nieliczna grupa ludzi i wszyscy pracują w siedzibie w Poznaniu. Powołanie komitetu sterującego projektem ograniczyło się do kilku telefonów i maili. W skład komitetu wchodzą Marek – wiceprezes ds. sprzedaży (który kieruje pracami), Witek – dyrektor finansowy, Szymon – dyrektor operacyjny, Marian – dyrektor informatyki i kilkoro ich bezpośrednich podwładnych. Dyrektor generalny firmy - Piotr – życzy sobie otrzymywać regularne sprawozdania z prac grupy i ma głos przy podejmowaniu ostatecznych decyzji.
Przeprowadzenie wstępnego rozpoznania
Komitet sterujący kieruje początkowym rozpoznaniem sytuacji i analizą działalności.
- Należy utworzyć spis wszystkich aktualnych spraw merytorycznych mających wpływ na obszar firmy będący przedmiotem zainteresowania. Następnie należy je uporządkować według priorytetów.
- Należy utworzyć spis aktualnie użytkowanego oprogramowania, sprzętu i znanych problemów z nimi związanych. Należy się zastanowić, czy i które wymagają rozwiązania przed przystąpieniem do dalszych działań.
- Należy ustalić „punkty nienaruszalne”, które muszą być uwzględniane podczas rozpoznania i analiz – na przykład czy firma jest zobowiązana używać konkretnego systemu operacyjnego, rodzaju oprogramowania, bądź musi współpracować z konkretnym producentem?
Z życia firmy
Komitet sterujący zaprasza do współpracy kliku specjalistów merytorycznych, którzy poprowadzą analizy. Marek i Szymon, czyli wiceprezes ds. sprzedaży i dyrektor operacyjny zobowiązują się sporządzić spis problemów w dystrybucji. Marian – dyrektor informatyki, przeprowadza szczegółową inwentaryzację sprzętu i oprogramowania. Już na początku zdaje sobie sprawę jak wiele różnych i przestarzałych systemów informatycznych pracuje w firmie. Jednakże firma nie jest trwale związana z żadną platformą informatyczną lub producentem, może swobodnie dążyć do osiągnięcia najlepszych możliwych wyników inwestycji. Firma chce mieć oprogramowanie spełniające jej niepowtarzalne potrzeby gospodarcze, a zarazem takie, którym ludziom będzie się wygodnie posługiwać i które ułatwi im pracę.
Określenie budżetu
Komitet sterujący określa budżet zarówno na proces wyboru rozwiązania, jak i na samo rozwiązanie. Na podstawie przeprowadzonej przez siebie analizy potrzeb i problemów, komitet sterujący musi określić ile problemy kosztują firmę w postaci utraconych przychodów, zaniżonej wydajności pracy, słabej rentowności inwestycji, i tak dalej. Gdy koszty te zostaną przedstawione zainteresowanym, będą mogli określić racjonalny koszt, jaki firma będzie gotowa ponieść by usprawnić swoje działanie.
Z życia firmy
Trudno jest przeliczyć na pieniądze wszystkie sprawy, ale w firmie Cronus jest kilka takich pozycji, przydatnych w planowaniu. Na przykład – co roku firma wydaje 150.000 złotych na dodatkowe wysyłki towarów w miejsce przesyłek zagubionych lub źle zaadresowanych. Braki towarów w magazynie przekładają się na niemożność zrealizowania zamówień klientów na kwotę około 200.000 złotych rocznie. Komitet sterujący szacuje, że uporządkowanie działania firmy i zwiększenie wydajności i sprawności pracy ludzi może firmie rocznie przynieść oszczędności rzędu 800.000 złotych. Po kilku debatach i dodatkowych weryfikacjach, komitet decyduje, że zasadną kwotą budżetową na wybranie, zainstalowanie i wdrożenie oprogramowania będzie 1.000.000 złotych.
Przygotowanie procesu wyboru systemu
Jeżeli Państwa firma do wyłaniania dostawców stosuje procedurę przetargów ograniczonych, komitet sterujący może określić interesujących go dostawców i opracować zapytanie ofertowe.
Jeżeli w firmie nie są stosowane procedury przetargowe, komitet sterujący powinien opracować proces, który najlepiej zaspokoi potrzeby gospodarcze firmy. Należy przygotować szczegółowy wykaz pozycji do sprawdzenia, by mieć pewność, że zakres oceny będzie wyczerpujący i taki sam w wypadku każdego potencjalnego dostawcy. Trzeba będzie omówić i określić szereg kryteriów, w tym:
- Wybór dostawcy: czego od niego oczekujemy? Czy na przykład wielkość dostawcy ma znaczenie? Niektóre firmy wolą współpracować z dostawcami sobie podobnymi z punktu widzenia wizji i wielkości. Warto też zdecydować, czy oczekują Państwo, że całość – dostawę, wdrożenie i utrzymanie oprogramowania zapewni Wam jedna firma? Należy to jasno ustalić, a potem dopilnować, żeby wszyscy członkowie komitetu sterującego i inni zainteresowani mieli pełną jasność kryteriów wyboru dostawcy.
- Możliwość przyszłej rozbudowy: aktualnie planujecie Państwo skupić się na wybranych obszarach firmy. Ale jeżeli rozważacie możliwość przyszłego rozbudowania oprogramowania pod kątem zaspokojenia dalszych potrzeb, potrzeby te należy określić już teraz. A kandydaci na dostawców powinni spełniać wymagania na rozbudowywalność systemu.
- Sprawy finansowe: firma może stosować określoną politykę lub mieć silne przyzwyczajenia co do zasad kupowania i płatności za licencje na oprogramowane. Z kolei producenci oprogramowania też oferują różne opcje licencjonowania, fakturowania oraz kredytowania oprogramowania i usług.
- Doświadczenie dostawcy: w jaki sposób stwierdzić, czy dostawca i jego rozwiązanie dobrze przystaje do specyficznych potrzeb Państwa firmy? Może warto porozmawiać z jego innymi klientami używającymi rozważane rozwiązania? A może przejrzeć witrynę producenta? Obejrzeć pokaz działania systemu na żywo? Wziąć udział w warsztatach organizowanych przez dostawcę? Może najlepszym rozwiązaniem jest zdecydować się na analizę przedwdrożeniową? A może zacząć od małego projektu pilotażowego, z niewielką liczbą użytkowników? A czy jeżeli wprawdzie rozwiązanie dostawcy zdaje się spełniać Państwa potrzeby techniczne i gospodarcze, ale producent nie ma jasno skrystalizowanych planów rozwoju systemu, to czy w dalszym ciągu Państwa będzie interesował? Przed kontaktowaniem się z potencjalnymi dostawcami te wszystkie kwestie należy sobie w maksymalnym możliwym zakresie określić.
To może być także właściwa chwila na zmianę składu komitetu sterującego. Może się okazać, że do dalszych prac będzie potrzeba mniej lub więcej osób, albo osób o innych kwalifikacjach, niż dotychczas zaangażowane w sprawę.
Z życia firmy
Komitet sterujący firmy Cronus uznaje, że woli współpracować z jednym dostawcą. Rozwiązanie nie ograniczy się do dystrybucji i finansów, z czasem trzeba będzie je rozszerzyć na obszar produkcji. Członkowie komitetu chcą też, aby dostawca zaoferował opcje finansowania, jeżeli początkowo firma z nich nie skorzysta. Zgadzają się też, co do tego, że dostawca nowego oprogramowania musi wykazać się dobrym zrozumieniem problemów firmy i mieć już klientów z tej samej branży i o podobnych potrzebach, a także być firmą ugruntowaną, rokującą istnienie na rynku jeszcze przez wiele lat.
Określenie harmonogramów
Podobnie, jak w wypadku każdego projektu, o ile nie określimy harmonogramu naszego procesu wyboru dostawcy, to może się on ciągnąć w nieskończoność. Dlatego należy określić jednoznaczne terminy punktów zwrotnych przedsięwzięcia. Punktami zwrotnymi mogą być:
- Decyzja, co do tego, na jakich obszarach firmy się skupiamy
- Opracowanie wymagań do systemu
- Opracowanie spisu potencjalnych dostawców
- Rozesłanie zapytań ofertowych i zorganizowanie spotkań/prezentacji
- Utworzenie “krótkiej listy” dostawców
- Przeprowadzenie szczegółowych rozmów z dostawcami
- Rozmowy z lub odwiedziny u klientów dostawców
- Wybór dostawcy
Z życia firmy
Cronus opracowuje terminarz działań, zaczynający się od pierwszego spotkania komitetu sterującego w pierwszym tygodniu. Z uwzględnieniem dni wolnych od pracy i urlopów, firma przewiduje, że działania ukończy w sześć miesięcy.
 Część 3 - Analiza możliwych scenariuszy
|
Jak wybrać ERP? 