Redukcja zapasów. Poprawa planowania i organizacji w zakresie gospodarki materiałowej po wdrożeniu systemu ERP może powodować znaczną redukcję poziomu utrzymywanych zapasów, nawet o 20%. Redukcja zapasów (składnika, który stanowi istotny udział aktywów przedsiębiorstwa) nie jest przy tym zazwyczaj jednorazowa, ponieważ wdrożenie systemu ERP umożliwia trwałą kontrolę stanów zapasów i tym samym ograniczenie kosztów ich utrzymywania. Koszty te obejmują m.in. odsetki, koszty magazynowania, obsługi, zużycia, ubezpieczeń, podatków, szkód i strat. Mogą one stanowić nawet 25-30% ogólnego poziomu kosztów przedsiębiorstwa.

Wdrożenie systemu ERP pozwala na lepszą kontrolę nad przepływem materiałów i towarów, w konsekwencji czego oczekiwać można obniżenia ich stanów. Obserwacja popytu elastycznego, który jest wrażliwy na zmiany cen, może przyczynić się do eliminowania złych planów zakupowych. System umożliwia, by dostawy były planowane w zależności od aktualnie występujących potrzeb, natomiast zamówienia na niepotrzebne w danym momencie materiały i towary, były odwoływane lub przekładane. Zestawienia materiałowe (ang. Bill of Materials - BOM) pozwalają także uniknąć niepożądanych nadwyżek i/lub niedoborów materiałów i towarów. Mniej braków materiałowych i realne plany zakupowe umożliwiają szybszą i bardziej efektywną realizację planów sprzedaży. Wdrożenie filozofii JIT (z ang. „Just-in-Time” - „dokładnie na czas”) może dodatkowo obniżyć czas wytwarzania wyrobów i przepływu zapasów.

Redukcja kosztów materiałowych. Usprawnienie procesu zaopatrzeniowego pozwala na osiąganie lepszych warunków w negocjacjach cenowych z dostawcami. Może to prowadzić do redukcji kosztów zakupu średnio o 5%. Dzięki dobremu harmonogramowi zakupów pracownicy działów zakupów mogą skupić się na negocjacjach prowadzonych z dostawcą, a nie na reagowaniu na pojawiające się nagle braki w zapasach. Systemy ERP dostarczają kompleksowe informacje potrzebne do negocjacji warunków zakupu. ERP pozwala określić przewidywane zapotrzebowanie na materiały i towary, wymagania względem warunków i terminów przyszłych dostaw. W przedsiębiorstwie, w którym wdrożony jest ERP, nie jest konieczne utrzymywanie wysokich stanów zapasów, co może z kolei prowadzić do obniżenia kosztów działalności.

Redukcja nakładów pracy. Wdrożenie systemu ERP może także prowadzić do optymalizacji nakładów pracy, m.in. poprzez mniejsze niedobory zasobów, mniejszą liczbę przestojów, powtórzeń i nadgodzin. Przy odpowiednim wdrożeniu ERP oszczędności na nakładach pracy szacuje się na około 10% kosztów pośrednich i bezpośrednich. Minimalizacja niedoborów i lepsza organizacja pracy pozwalają z reguły na skrócenie czasu realizacji zamówień, uniknięcie zakłóceń, sprawną kontrolę wykonywanych zadań. Kierownicy produkcji, mając bardziej czytelny obraz sytuacji, mogą łatwiej i efektywniej kontrolować realizację założonych planów produkcji, a zaoszczędzony czas pozwala im skupić się na zarządzaniu i szkoleniu podwładnych. Ci drudzy z kolei mogą skupić się na rozwijaniu lepszych metod działania, zwiększaniu jakości i wydajności pracy.

Poprawa jakości obsługi klientów i wzrost sprzedaży. W wyniku wdrożenia systemu ERP organizacja procesu sprzedaży i produkcji może ulec znacznej poprawie. Przyczynić się to może do podwyższenia jakości obsługi klienta oraz wzrostu sprzedaży. Na poprawę relacji z klientami duży wpływ ma dotrzymywanie czasu i warunków dostaw. W efekcie może to prowadzić do wzrostu satysfakcji i lojalności klientów. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa, handlowcy mogą skupić się na sprzedaży, zamiast na rozpatrywaniu reklamacji i wyjaśnianiu błędów w poprzednich dostawach. W przypadku wyrobów produkowanych na zamówienie, odpowiednie kalkulacje pozwalające na wycenę zamówień mogą być sporządzane przez handlowców lub czasem nawet samych klientów. Wyższa jakość obsługi klienta może również prowadzić do zmniejszenia liczby utraconych kontraktów oraz zwiększenia potencjalnej wielkości sprzedaży.

System ERP, dzięki możliwościom śledzenia i analizowania informacji z rynku, może umożliwić przedsiębiorstwom szybsze i efektywniejsze reagowanie na zmiany w popycie, a także przewidywanie problemów w dostawach. Dzięki temu z odpowiednim wyprzedzeniem mogą być podejmowane działania korygujące takie jak określenie wysyłek priorytetowych, zawiadomienie klientów o zmianie terminu dostaw czy zmiana planu produkcji w odpowiedzi na zmianę zgłoszonego popytu.

Zwiększenie poziomu kontroli księgowej po wdrożeniu ERP. Lepsze procedury kontroli płatności mogą znacząco skrócić czas spływu należności, tym samym pozwalając przedsiębiorstwu utrzymać płynność finansową na wyższym poziomie. Może się tak dziać dzięki automatyzacji procesu tworzenia faktur, monitów, możliwości przygotowywania zestawień okresowych i śledzenia zaległych płatności. Możliwość sprawdzania zadłużenia klienta już na etapie składania przez niego zamówienia oraz bardziej sprawna obsługa zamówień prowadzić może do dalszego ograniczenia problemów ze spływem należności.

Systemy ERP mogą także umożliwić przedsiębiorstwom lepsze śledzenie warunków finansowych dostaw, co umożliwia bardziej szczegółowe planowanie przepływów pieniężnych oraz płacenie tylko za te faktury, które stają się wymagalne. Dzięki temu może obniżyć się poziom utrzymywanego stanu środków pieniężnych.

Korzyści ERP widoczne w bilansie

Wiele korzyści wynikających z wdrożenia systemu ERP znajduje swoje bezpośrednie odzwierciedlenie w bilansie przedsiębiorstwa. Dla zobrazowania posłużymy się przykładem. W tabeli 1.1. pokazano roczne zestawienie bilansowe producenta o rocznych obrotach wynoszących 10 milionów złotych. Różnice pomiędzy stanem sprzed wdrożenia systemu i po jego zakończeniu widoczne są przede wszystkim w wysokości zapasów i należności.

Załóżmy, że przykładowa firma utrzymuje zapasy o wartości 3 milionów zł i posiada zaległe należności w wysokości 2 milionów zł. Badania wskazują, że wdrożenie systemu ERP może prowadzić do redukcji zapasów o około 20%, a wierzytelności o około 18%.



Redukcja zapasów. W przykładowym przedsiębiorstwie redukcja zapasów o 20% daje oszczędność wynoszącą 600 tys. zł. Oszczędności mogą być jeszcze większe dzięki ulepszeniu praktyk zakupowych.

Należności. Z bieżącego zestawienia zaległych należności analizowanego producenta wynika, że termin spłaty należności wynosi 73 dni. Obniżenie go o 18% (do 60 dni) sprawi, że przedsiębiorstwo będzie posiadać dodatkowe środki pieniężne (w tym przykładzie 356 200 zł) do wykorzystania na inne cele.   

Korzyści wdrożenia ERP widoczne w rachunku zysków i strat

W tabeli 1.2. przedstawiono rachunek zysków i strat przykładowego producenta. Jak wynika z badań, zwyczajowo koszty sprzedaży wahają się w granicach od 65% do 75% kosztów wytworzenia produktu (tutaj przyjęto, że jest to 75%). W naszym przykładzie wdrożenie systemu ERP niemalże podwaja bieżące zyski brutto (przed opodatkowaniem).

Redukcja zapasów. Redukcja o 20% bieżącego stanu zapasów (wynoszących tutaj 3 mln zł) może jeszcze bardziej obniżyć koszty. Zredukowanie kosztów utrzymania o 25% daje 150 tys. złotych oszczędności rocznie.

Redukcja kosztów materiałów. 5% redukcji kosztów materiałów jest wynikiem ulepszenia praktyk zakupowych i skutkuje oszczędnością 225 tys. zł. rocznie.

Obniżenie kosztów pracy. Obniżenie kosztów zatrudnienia o 10% w wyniku zmniejszenia się liczby nadgodzin i poprawy wydajności pracy skutkuje zaoszczędzeniem 100 tys. złotych rocznie.

Wzrost sprzedaży. Usprawnienie obsługi klienta prowadzi do wzrostu sprzedaży o 10 %.



W przykładzie roczna suma korzyści wynosi 475 tysięcy złotych. To prawie tyle, ile wyniósł zysk przed opodatkowaniem.


Wpływ wdrożenia ERP na główne wskaźniki finansowe

Korzyści wynikające z wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie mogą zostać zobrazowane także poprzez analizę trzech podstawowych wskaźników – rotacji zapasów, okresu spłaty należności oraz rentowności aktywów.

Rotacja zapasów (stosunek kosztów sprzedaży do wielkości zapasów). Niższy wskaźnik rotacji zapasów może oznaczać nadwyżki stanów magazynowych, może również świadczyć o ich niewłaściwym przekroju asortymentowym. Wysoki wskaźnik informuje natomiast o wyższej płynności i lepszym zarządzaniu materiałami i merchandisingiem. W analizowanym przykładzie wskaźnik rotacji zapasów wynosi 2,5. Jeżeli zapasy zostaną zredukowane o 20%, wysokość wskaźnika może osiągnąć 3,1.

Okres spłaty należności w dniach (365*1/(wielkość sprzedaży/wysokość należności)). Wskaźnik ten wyraża średni czas zaległych należności w dniach. Większa liczba zaległych dni płatności powoduje większe prawdopodobieństwo przekroczenia terminu spłaty należności przez klientów. Skrócenie tego okresu skutkuje większą dostępnością gotówki. Przy obniżeniu wysokości należności o 18 % okres ich spłaty zredukuje się z 73 do 60 dni, co oznacza 356 200 zł oszczędności.

Wskaźnik rentowności aktywów (ROA) (stosunek zysku netto do aktywów ogółem). Wskaźnik ten mierzy zdolność posiadanych aktywów do generowania zysku. W powyższym przykładzie, wskaźnik rentowności aktywów, dzięki efektywnemu wdrożeniu systemu ERP, może wzrosnąć z 5,9 nawet do 12,9.

Analizę wskaźnikową można wykorzystać dla porównania analizowanego producenta do innych przedsiębiorstw z branży. Można w tym celu skorzystać z tych samych trzech wskaźników, tj. rotacji zapasów, okresu spłaty należności, wskaźnika rentowności aktywów. Aby dokonać analizy, trzeba zidentyfikować medianę (zwaną też wartością środkową lub drugim kwartylem) i górny kwartyl (inaczej trzeci kwartyl) typowe dla przedsiębiorstwa z danej branży. Wartości te odpowiadają średniej wydajności, pokazując jednocześnie w jakich sferach można podjąć odpowiednie kroki, aby przedsiębiorstwo stało się bardziej konkurencyjne. Porównując przeciętne wskaźniki z obecnie uzyskiwanymi przez przedsiębiorstwo można obliczyć, na ile wyższa musiałaby być jego efektywność działania, aby była konkurencyjna. Tego typu analizę można wykonać np. na stronie „BenchmarkReport.com”.

W naszym przykładzie wyniki analiz rocznych sprawozdań finansowych podobnych przedsiębiorstw w tej samej branży wskazują, że mediana i wyższy kwartyl dla wskaźnika rotacji zapasów powinny wynieść cztery i sześć. Daje to zapasy równe 1,875 miliona złotych (7,5 miliona złotych podzielona na 4). Gdyby przykładowe przedsiębiorstwo mogło pochwalić się tym wskaźnikiem, utrzymywane przez nią zapasy byłyby o 1,125 miliona złotych mniejsze. Przy kosztach utrzymania zapasów na poziomie 25% ogółu kosztów, rezultatem powinny być corocznie oszczędności w kwocie 281 250 zł.

W przypadku terminu spłaty należności, badania danych rocznych wskazują 60 dni spłaty należności dla mediany i 50 dni spłaty należności w przypadku wyższego kwartylu. W przykładzie przyjęliśmy wyjściowy okres spłaty należności wynoszący 73 dni. Skrócenie go do 60 dni pozwoli zredukować poziom należności do 356 tys. zł (zakładając dzienną sprzedaż wynoszącą 27 400 zł i 14-dniowy okres płatności). Oznacza to oczywiście wyższy stan gotówki, którą można przeznaczyć na inne cele.

W naszym przykładowym przedsiębiorstwie, wskaźnik rentowności aktywów (ROA) wyniósł 5,9. Badanie danych rocznych wskazuje, że dla 50%-75% przedsiębiorstw wskaźnik rentowności aktywów mieści się w przedziale 10 a 15. Podwyższenie tego wskaźnika do przeciętnego poziomu może zwiększyć zyski czy obroty firmy.


Wpływ wdrożenia ERP na cenę akcji

Ponieważ wdrożenie systemu ERP może prowadzić do poprawy wyników finansowych przedsiębiorstwa, może także wpływać na cenę jego akcji. Mimo, że cena akcji jest wynikiem różnych czynników, można określić statystycznie typowy efekt wdrożenia ERP na jej wzrost. W tabeli 1.3 przedstawiono wpływ wdrożenia systemu ERP na wzrost ceny akcji. Załóżmy, że nasze przykładowe przedsiębiorstwo posiada 100 tys. akcji o wartości 30 zł. Przy mnożniku wynoszącym 6 cena jej akcji może wzrosnąć z 30 zł do 58 zł.




*Artykuł przygotowany dla Technology Evaluation Centers, Inc. (TEC) autorstwa Dr. Scott’a Hamilton’a, uznanego eksperta z dziedziny systemów informatycznych dla produkcji i dystrybucji, konsultanta, którego doświadczenie obejmuje doradztwo prawie tysiącu przedsiębiorstwom na całym świecie. Opublikowano za zgodą wydawnictwa McGraw-Hill i Technology Evaluation Centers, Inc. (TEC).