Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning - ERP) ogromnie się rozwinęły od czasów, gdy zostały wymyślone. Współcześnie dostępna jest szeroka gama rozwiązań przeznaczonych dla wielkich (Microsoft Dynamics AX), średnich (Microsoft Dynamics NAV), a nawet całkiem małych firm i organizacji (Gardens). Mając tak szerokie możliwości wyboru, przed jego dokonaniem należy bardzo dokładnie przeanalizować dostępne opcje. To się bardzo opłaci – właściwie dobrany system wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem szybciej się zwróci i pomoże w ograniczeniu innych kosztów prowadzenia działalności. Z kolei źle dobrane rozwiązanie może okazać się drogie, trudne w obsłudze, eksploatacji i utrzymaniu, przez co wyniki mogą być dalekie od oczekiwanych.

Nie róbmy wszystkiego samemu: zaangażujmy w poszukiwania zespół

Na tym etapie prawie na pewno już Państwo znają swoje cele i wiedzą, kogo w firmie bezpośrednio będzie dotyczyło nowe rozwiązanie i kto może pomóc w jego doborze. Wszyscy zainteresowani i uczestniczący w procesie wyboru systemu informatycznego dla przedsiębiorstwa powinni mieć wspólną wizję, jakie problemy w działalności chcą rozwiązać Warto jest powołać zespół zadaniowy, proponując zainteresowanym i decydentom udział w poszukiwaniach, a następnie rozdzielić między niech pracę zgodnie z obszarami ich zainteresowań, co pozwoli na jej wykonanie w rozsądnym terminie.

Pomocne źródła informacji - witryny, imprezy, książki i artykuły

Na rynku istnieje szereg źródeł i pomocnych informacji, które mogą się przydać w poszukiwaniach. Z naszej strony promujemy cykliczne spotkania, na których przybliżamy możliwości systemów Microsoft Dynamics ERP (AX/NAV).
Proszę pamiętać o tym, że przygotowanie książki zajmuje autorowi na ogół, co najmniej rok przez co pewne konkretne informacje mogą być już przestarzałe, niemniej pomysły przez nich przedstawiane mogą wciąż być doskonałe i aktualne. Z kolei witryny na ogół są aktualizowane na bieżąco, ale tu z kolei należy pamiętać o tym, że często odzwierciedlają opinię konkretnej osoby lub organizacji tak, że warto przejrzeć ich wiele i wyciągnąć samodzielnie wnioski. Za to, jeżeli trafią Państwo na wystawę, konferencję lub podobną imprezę organizowaną w niedalekiej okolicy, udanie się na nią może być sposobem uzyskania wielu punktów widzenia i osobistego porozmawiania ze specjalistami i kadrą firm korzystających z systemów wspomagających zarządzanie firmami.

Z życia firmy
W firmie Cronus większość rozeznania rynku biorą na siebie dyrektor operacyjny Szymon i dyrektor informatyki Marian. Z wybranymi bezpośrednimi podwładnymi udają się na kilka konferencji, gdzie rozmawiają z licznymi producentami oprogramowania, doradcami i klientami. Spotykają też wielu przedstawicieli innych firm, mających podobne kłopoty, jak Cronus. Jednakże stwierdzają, że bardzo niewielu oferujących rozwiązania sprawia wrażenie firm stabilnych, zajmujących się czymś więcej, niż niszami rynkowymi, czy rozumiejących problematykę działalności dystrybucyjnej i jej aspekty gospodarcze mające krytyczne znaczenie dla Cronus. W związku z tym, lista dostawców rozwiązań technicznych, mogących interesować firmę, ogranicza się do około dziesiątki, którą Marek, Witek i Marian są skłonni rozważyć.

Przygotowanie zapytania ofertowego

Jesteście Państwo już gotowi by przedstawić swoje cele/wymagania dostawcom i poprosić ich o prezentację i oferty rozwiązań. Jeżeli normalnie stosują Państwo w firmie procedury przetargowe, to zapewnie mają opracowaną metodologię przygotowania i ogłaszania zapytań ofertowych. Jeżeli natomiast nie mają Państwo wiedzy na ten temat to oczywiście służymy pomocą i szkoleniem, jak się do tego zabrać i na co zwracać szczególną uwagę.

Z życia firmy
Firma Cronus dotychczas nie stosowała rygorystycznych procedur przetargowych, niemniej teraz zdecydowała się opracować dokument zapytania ofertowego i zaproszenia do spotkania. Ponieważ decyzja o wyborze oprogramowania może mieć daleko idące konsekwencje dla przedsiębiorstwa i pociągać za sobą duże inwestycje, komitet sterujący zdecydował, że ten proces należy przeprowadzić z najwyższą starannością. Dokument opracowuje zespół finansowy kierowany przez dyrektor finansowego Witka. Jeden z zaopatrzeniowców tworzy dokument, w którym będą zapisywane i porównywane oferty dostawców. Na 11 wystosowanych zaproszeń do przetargu, trzech producentów nie odpowiada wcale, jeden przekracza termin spotkania i składania ofert, trzy oferty zostają od razu odrzucone, ponieważ cena jednej przekracza przyjętą kwotę maksymalną, druga nie wykazuje zrozumienia przez dostawcę wymagań wyszczególnionych przez Cronus, a trzecia jest po prostu nie na temat. Czyli na „krótką listę” trafiają czterej oferenci, których propozycje należy dokładnie przeanalizować.

Część 5 - Wybór prawdziwych specjalistów do wdrożenia